Três etapas para criar uma melhor prática no processo de despesas

Viagens de negócios trazem emoções diversas. De certo modo, pode ser um enorme gerador de receita, bem como um sinal de boa vontade com os clientes. Por outro lado, o desafio de todo o processo de viagem e despesas, desde o preenchimento de relatórios de despesas até a auditoria e o reembolso, pode parecer trazer mais problemas do que valer a pena. A chave para obter o melhor dos dois mundos é garantir que seu processo de despesas siga as práticas recomendadas do setor, resultando em economia de tempo e dinheiro, sem mencionar uma melhor experiência geral para seus funcionários.

Isso leva à seguinte pergunta: Como você cria um processo de despesa de melhores práticas?

Aqui estão três etapas para alavancar seus esforços em um processo que beneficie sua empresa e seus colaboradores.

Passo 1: Comece com uma revisão e auditoria

Antes de começar a fazer alterações, você deve primeiro saber onde está. Comece fazendo uma revisão completa do processo atual de despesas e viagens. Você não apenas desejará ler a política em si, mas examinar toda a documentação correspondente, como os relatórios de despesas reais ou o procedimento de reembolso em si. Anote todas as áreas de melhoria, desde a redação do processo até a tecnologia que está sendo usada.

Vá além de apenas revisar e entreviste os funcionários sobre as complexidades que estão enfrentando ao preencher, auditar ou processar um relatório de despesas. Descubra exatamente onde eles enfrentam mais problemas, o que eles acham que está causando esses contratempos e todas as sugestões de melhoria. Você ficará surpreso com alguns dos comentários recebidos e saberá onde há confusão ou problemas.

Passo 2: Descreva suas expectativas

Os funcionários esperam ser reembolsados por todas as suas despesas. Parece bem simples, não é? Mas, se eles não souberem quais informações ou documentação são necessárias para serem reembolsados, as coisas começarão a ficar confusas. Mantenha suas expectativas simples e diretas, indicando claramente toda a documentação necessária para o reembolso. Reserve um tempo para analisar as expectativas e políticas com gerentes e o departamento de finanças, para que todos os envolvidos no processo tenham um entendimento claro.

Lembre-se de que suas expectativas podem ir além da documentação. Se houver fornecedores preferenciais, considere-os. Se houver certas despesas que não contam como despesas "comerciais", considere isso também. Coloque um prazo para reivindicar despesas. Você não deseja que uma despesa de um ano atrás apareça de repente e destrua suas metas e previsões financeiras.

Passo 3: Resolva qualquer problemática

Agora é a hora de começar a trabalhar. Qualquer área de ambiguidade no processo de despesa pode ser o convite à confusão, falta de comunicação e até fraude. Reserve um tempo para revisar os recibos e verificar se os relatórios de despesas são correspondentes; caso contrário, tome medidas. Considere implementar uma política de cartão corporativo para obter um controle mais rígido sobre o gerenciamento de despesas.

Como o seu processo de despesa se sai na estrada? Você está facilitando que os funcionários enviem despesas enquanto viajam? Considere a possibilidade de implementar um software compatível com dispositivos móveis para garantir que os funcionários possam capturar facilmente suas despesas enquanto estão fora do escritório.

Hora de começar!

Criar um processo de despesas eficaz e fácil de entender começa com a instrução. Não é apenas importante ter um entendimento firme das melhores práticas, mas saber implementá-las faz toda a diferença.