Guia completo para montar uma política de viagem corporativa

SAP Concur Team | 15-07-2022
Os deslocamentos de trabalho somam uma gama de despesas enormes para a empresa. Para que tudo esteja sob controle na área financeira, é preciso criar uma política de viagem corporativa, na qual terá regras, normas, direitos e deveres do colaborador que realizará a viagem.
 
Os processos de reembolso são de extrema importância e, por isso, devem ser otimizados para reduzir os custos da instituição. O primeiro passo é, realmente, saber implementar a prática da política de viagem corporativa por meio de um guia completo, claro e conciso.
 
Saiba, no blog de hoje, como efetivar a implementação na sua gestão de viagens corporativas.
 

Política de viagem corporativa: o que é?

Política de viagem corporativa é um documento com informações e especificações das locomoções. Nela, consta todos os gastos que são passíveis de reembolso, como transporte, hospedagem e alimentação. Tudo isso para que o colaborador saiba exatamente com quais despesas a empresa vai arcar.
 
Esse documento também serve como prestação de contas, pois permite a emissão de relatórios que ajudam no controle de custos.
 

Como começar uma política de viagem corporativa?

Empresas que ainda não possuem uma política de viagem corporativa concreta e desejam construir uma do zero devem focar no alinhamento do guia com o perfil da organização. Isso garante o bem-estar e a segurança do colaborador, que se sente à vontade para realizar as viagens de trabalho, já que tem algumas despesas resguardadas pelo reembolso empresarial.
 

Por que ter uma política de viagem corporativa?

A política de viagem corporativa entra como uma padronização de todos os processos de reembolso de despesas da empresa. Independente do objetivo do deslocamento, tanto a organização quanto o colaborador precisam saber dos gastos para que o fluxo da viagem, como a escolha de hotéis, passagens e alimentação sejam feitas de forma assertiva.
 
Essa prática ajuda a evitar transtornos na hora do ressarcimento ou do adiantamento, em casos especiais. Conheça outros motivos para implementar a política de viagem corporativa:

Transparência na comunicação

As regras de uma política de viagens corporativas ajudam a evitar informações equivocadas que podem trazer prejuízos para a empresa. Essa transparência na comunicação deve partir tanto do lado dos gestores, como do lado dos colaboradores e, juntos, criarem um guia claro para os viajantes.

Redução de gastos necessários

Os gastos desnecessários são reduzidos quando há uma política de viagem corporativa, pois ela age como uma planejamento para o setor financeiro empresarial, que pode se preparar para o reembolso futuro ou para o adiantamento necessário no momento.

Maior eficiência

Criar uma padronização dos processos de viagens corporativas garante maior eficiência no procedimento, no orçamento previsto e na maneira que os relatórios são feitos e analisados.
 

Guia completo para montar uma política de viagem corporativa

Abaixo, te ajudamos a elaborar um manual completo de política de viagem corporativa para a sua empresa. Acompanhe!

1- Defina as necessidades da empresa

O primeiro passo é definir as necessidades da empresa, considerando a realidade da mesma e de seus departamentos. Coloque prazos e limite orçamentos para que possa haver um planejamento adequado à situação do momento.

2- Envolva os gestores e colaboradores

Todos da empresa devem fazer parte da criação de uma política de viagem corporativa, pois a participação deles garante que os colaboradores terão benefícios, assim como os gestores.
 
Alguns exemplos de perfis que precisam organizar essa implementação: CEO, CFO, RH, Travel Manager e os viajantes.

3- Seja objetivo

O maior problema dos manuais de viagens corporativas hoje é o mau uso das informações. Seja objetivo para que não haja confusão.

4- Defina as regras com clareza

As normas precisam estar claras para que não haja equívocos que prejudiquem a viagem planejada. O documento pode ser especificado com esses dados:
 
  • Orçamento da viagem
  • Custo máximo para cada processo como hospedagem, alimentação e transporte
  • Apresentação de notas fiscais ou relatórios
  • Deveres e direitos do viajante
  • O que é e o que não é reembolsado

 

5- Seja detalhista

Uma lista simples com os valores bem definidos é importante para que a viagem corporativa saia como o esperado. Colocar o máximo de gastos diários ajuda o colaborador a não sair do orçamento especificado pela empresa.

6- Estabeleça regras de segurança

O colaborador, na viagem, deve se sentir seguro e resguardado pela empresa. Por isso, defina procedimentos que garantam esse bem-estar, como telefones de contato, localização e dados dos eventos.

7- Dê opções e limite tetos

A maioria das empresas acha correto escolher o hotel e o transporte para o viajante. Porém, é mais fácil dar opções com valores fechados, pois, assim, o colaborador pode escolher o que mais lhe agrada, seguindo o orçamento do reembolso.

8- Garanta que todos saibam da política de viagem corporativa

Depois de criada, faça uma reunião com os colaboradores, apresente as ideias e ouça o feedback. Afinal, os viajantes precisam dizer o que é melhor para eles na política de viagem corporativa.
 

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  • Conformidade total com as políticas de viagens e despesas da sua organização;
  • Possibilidade de pesquisar e reservar hotéis, passagens e outros serviços por meio da plataforma;
  • Integrações inteligentes e simplificadas com diversos sistemas;
  • Comodidade, flexibilidade e conectividade para utilizar a plataforma de qualquer lugar ou dispositivo;
  • Acompanhamento dos colaboradores em tempo real;
  • Permite a escolha de viagens sustentáveis;
  • Simplifica a digitalização dos recibos e comprovantes de despesas;
  • Permite a integração como SAP Concur Expense para gerenciamento completo dos gastos corporativos e auditorias dos pedidos de reembolsos;
  • Simplifica a aprovação e monitoramento das despesas.
 
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