Conheça o guia da automatização de processos financeiros

SAP Concur Team | 11-08-2022
  A automatização de processos financeiros entra nas estratégias de evolução tecnológica. O departamento de finanças não pode cometer erros ou perder o controle dos gastos. Os softwares ajudam na execução das tarefas rotineiras, aumentam a produtividade da equipe e gerenciam da melhor forma os recursos empresariais.  
Produzimos um guia da automatização de processos financeiros para que você entenda a importância dessa prática para adotá-la de forma eficiente.
 
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Conheça o guia da automatização de processos financeiros

O primeiro tópico do guia da automatização de processos financeiros é sobre o objetivo dessa ação. O principal propósito é reduzir os processos manuais e a incidência de falhas. Dessa forma, os colaboradores que antes perdiam tempo com operações agora podem se dedicar em funções totalmente estratégicas.
 
Mas, as vantagens da automatização dos processos financeiros não para por aí. Adquirir essa inovação para a sua empresa garante: diminuição de custos, análise de dados em tempo real, aumento da produtividade, aprimoramento do controle financeiro.
 
Dicas são essenciais para na hora de modernizar os processos. Por isso, destacamos algumas indicações:

Mapeie processos

Essa dica é necessária para compreender os processos e melhorar a gestão como um todo. Ao conhecer todas as ações da empresa, se torna possível registrar o que funciona e o que não funciona atualmente para que haja um aprimoramento. Os problemas mais comuns de serem encontrados no mapeamento de processos são o retrabalho e os gargalos. O diagnóstico é o primeiro passo para a otimização, que pode ser feita por meio de um fluxograma.

Avalie o desempenho do setor

O departamento financeiro também precisa passar por uma avaliação de desempenho. Ela pode ser feita por meio de indicadores pré-estabelecidos como: custos, resultados financeiros, produtividade, controle de perdas e retrabalho.
 
Os custos estão relacionados ao investimento no negócio. O conhecimento desse assunto ajuda a reduzir os gastos e a otimizar os recursos. Ao avaliar esse aspecto, é possível identificar o impacto das despesas de cada colaborador. Exemplo: Custo por funcionário = despesas com departamento / número de colaboradores.
 
O resultado financeiro tem relação com o retorno sobre a área de finanças, como a apuração das receitas geradas pelas cobranças. Um modo de calcular essa ação seria: Receita recuperada por funcionário = valores recuperados / número de colaboradores. Outra fórmula que pode ser utilizada também é o da: Percentual de recuperação = valor recuperado / valor total inadimplente x 100.
 
A produtividade é um indicador fácil de se medir e ressalta as tarefas que mais geram valor para a empresa. Algumas formas de verificação são:
 
Produtividade = tarefas totais realizadas / número de profissionais
 
Produtividade por horas trabalhadas = horas trabalhadas / quantidade entregue Produtividade por resultado financeiro = resultado financeiro / número de profissionais
 
O controle de perdas é importante para saber se esses prejuízos são causados por gargalos nos processos. O cálculo adotado pode ser: Perdas = total vendido / total creditado x 100.
 
Quando uma tarefa é refeita, é preciso saber quanto tempo foi gasto nesse retrabalho. Podemos calcular com: Índice de retrabalho = total de atividades refeitas / atividades totais x 100

Identifique como a automatização de processos financeiros auxilia a sua empresa

Ao saber dos desafios que a sua empresa passa, a automatização de processos financeiros entra como solução dos problemas. A agilidade nas tarefas operacionais favorece o controle de informações, que centraliza todos os dados necessários em uma só plataforma.

Redefina processos

Depois de analisar os processos, chega a hora de desenhá-los novamente. O importante, nessa etapa, é saber o que eliminar para garantir a otimização e a redução de custos.

Integre sistemas

A execução de atividades se torna mais rápida quando os sistemas estão integrados. A automatização de processos financeiros inclui todas as áreas da empresa e melhora a comunicação interna. Assim, todos os colaboradores podem acessar informações que antes viviam espalhadas por diversos lugares.

Estabeleça metas

Metas viáveis ajudam no planejamento dos negócios. Para elevar a produtividade, os gestores devem criar um bom relatório do presente e, com base nesses dados, acompanhar os resultados e métricas estabelecidas no planejamento.

Verifique resultados

Por fim, a verificação de resultados é a mensuração dos aspectos importantes da automatização de processos financeiros. Com os mecanismos de acompanhamento em dia, a empresa pode realizar mudanças a qualquer momento quando identificar que os processos não estão correndo como deveriam.
 

Conheça o SAP Concur Travel & Expense!

O SAP Concur Travel & Expense é um sistema de controle financeiro para empresas e viagens corporativas que pode ajudar o seu negócio a otimizar todo o controle end to end dos deslocamentos empresariais.
 
Contando com recursos inovadores, o SAP Concur Travel & Expense não somente simplifica o processo de reservas e elaboração de roteiros das viagens de negócios, mas também permite calcular custo de viagem, receber os comprovantes de gastos e elaborar relatórios tudo por uma mesma plataforma.
 
Dentre os principais benefícios do SAP Concur Travel estão:
 
  • Registro completo das viagens, roteiros e gastos;
  • Painel consolidado com dados atualizados da viagem;
  • Conformidade total com as políticas de viagens e despesas da sua organização;
  • Possibilidade de pesquisar e reservar hotéis, passagens e outros serviços por meio da plataforma;
  • Integrações inteligentes e simplificadas com diversos sistemas;
  • Comodidade, flexibilidade e conectividade para utilizar a plataforma de qualquer lugar ou dispositivo;
  • Acompanhamento dos colaboradores em tempo real;
  • Permite a escolha de viagens sustentáveis;
  • Simplifica a digitalização dos recibos e comprovantes de despesas;
  • Permite a integração como SAP Concur Expense para gerenciamento completo dos gastos corporativos e auditorias dos pedidos de reembolsos;
  • Simplifica a aprovação e monitoramento das despesas.
 
Você quer saber mais como o SAP Concur Travel & Expense pode ajudar a sua empresa? Acesse agora mesmo e converse com o nosso time!