Governança financeira: como funciona o recurso de auditoria da SAP Concur

SAP Concur Team | 01-09-2021

Omo está o gerenciamento das despesas iniciadas por colaboradores na sua empresa? A governança financeira tem a missão não só de garantir o compliance financeiro frente às legislações e órgãos reguladores, como também de cuidar dos gastos corporativos.

Assim, por meio de boas práticas de governança financeira, é possível garantir que as despesas não fujam do controle dos gestores e líderes e cumpram com as políticas internas. Afinal, para que tudo fique dentro dos conformes, os gastos dos colaboradores, seja com viagens, alimentação, mobilidade, home office e outros, precisam seguir os protocolos previstos na política de despesas, como por exemplo:

Elegibilidade das despesas, ou seja, quais categorias são permitidas;
Limite de gastos por mês, por colaborador e/ou por tipo de despesa;
Diretrizes para o envio de comprovantes de despesas;
Prazos para pedidos de reembolsos a fim de não ter solicitações tardias, caindo em outro fechamento de mês;
Cronograma do trâmite de solicitação e aprovação de reembolso;
Realização dos relatórios de despesas por período.

Com tudo estabelecido, fica mais fácil verificar problemas de governança financeira, como solicitações fora do período correto, possíveis excedentes nos gastos e notas fiscais fora dos parâmetros previstos.

Qual a importância do serviço de auditoria para a governança financeira?

Como falamos até aqui, para promover a melhor governança financeira, é fundamental monitorar os riscos de desvios e outros problemas financeiros, assim como identificar as fraudes financeiras. Segundo um levantamento da ACFE, os reembolsos irregulares representam 17% do total de fraudes corporativas. A mesma pesquisa aponta que as perdas médias com essas irregularidades chegaram a US$ 40 mil por empresa nos Estados Unidos.

Ou seja, identificar todas as fraudes passa a ser um objetivo das empresas para minimizar as perdas financeiras com esse tipo de problema. É nesse caminho que surgem as auditorias. Esses serviços são capazes de:

Avaliar se as despesas não burlam nenhuma regra da política da empresa;
Verificar se os recibos e comprovantes enviados no pedido de reembolso são verdadeiros;
Garantir o recolhimento de todos os documentos necessários para comprovação;
Confirmar se as despesas foram autorizadas pelo gestor do setor;
Garantir que os fornecedores usados nos gastos dos colaboradores estão dentro dos pré-aprovados.

Todas essas ações e análises permitem melhorar o controle de gastos e a governança financeira.

Saiba mais: 6 principais erros na gestão de compliance e como superá-los

Principais benefícios dos serviços de auditoria

Fica claro que as auditorias periódicas nas prestações de contas das empresas são uma ferramenta importante para o compliance financeiro, seja nas despesas corporativas ou nas viagens de negócios. Isso porque, com as perícias em comprovantes e documentos, é possível detectar problemas e fraudes. Dessa forma, gera-se diversos benefícios para os negócios, como:

Maior facilidade na verificação de irregularidades;
Identificação de riscos nos procedimentos internos;
Rapidez e eficiência na correção de problemas nos processos de reembolsos;
Diminuição nas fraudes praticadas por funcionários;
Promoção de uma gestão baseada na confiança, respeito e transparência;
Mitigação de riscos frente aos órgãos fiscais.

Como a SAP Concur pode melhorar a governança financeira na sua empresa

Para ajudar sua empresa a manter a governança financeira com serviços de auditoria de qualidade e confiança, a SAP Concur conta com um recurso poderoso dentro do SAP Concur Expense, a nossa plataforma de gestão de despesas corporativas.

Com o nosso serviço de auditoria da solução Concur Expense, é possível ter acesso à uma equipe global de auditores pronta para verificar os recibos e comprovantes, garantindo a conformidade de cada um deles. Assim, o seu negócio consegue identificar as fraudes rapidamente e aliviar as cargas de trabalho do seu time interno, já que nossos profissionais fazem essa tarefa para você.

Como o serviço de auditoria da SAP Concur pode ajudar sua empresa

Na prática, com a atuação de nossos especialistas, sua empresa consegue atingir uma série de objetivos relacionados à conformidade de gastos e à governança financeira, como:

Certificar cada despesa realizada em relação à política de gastos;
Identificar problemas de conformidade antes de executar o pagamento do reembolso;
Consultar auditores especialistas sobre as boas práticas recomendadas para melhorar o compliance;
Oferecer comprovação de recibo e conformidade com as políticas em diferentes idiomas presentes no Concur Expense;
Ganhar mais tempo para sua equipe interna.

Veja também: Entendendo o G do ESG: o que é a governança corporativa na prática?

Quais as funções do serviço de auditoria da SAP Concur?

Para compreender mais a fundo sobre como o serviço de auditoria da SAP Concur consegue ajudar o seu negócio, apresentamos aqui algumas funcionalidades importantes:

Validação de despesas relacionadas a recibos: fazemos uma auditoria nos recibos, associando os comprovantes aos dados das despesas, como data, valor, fornecedor, tipo de despesas e até a clareza do recibo. Assim, é possível verificar se houve alguma irregularidade ou adulteração.

Garantia da conformidade fiscal e regulatória: analisamos a documentação fornecida para validar se os valores de impostos presentes nos itens das despesas correspondem aos recibos. Com isso, sua empresa fica com a conformidade financeira e fiscal junto aos órgãos reguladores.

Informações sobre as análises de auditoria: nossos especialistas revisam os detalhes de exceção dos recibos, identificando tendências e já planejando os próximos passos e etapas das consultorias periódicas.

Resolução de exceções: nossa equipe de auditores globais é capaz de solucionar as exceções diretamente com os funcionários e fornecer suporte diário para seu gestor financeiro.

Flexibilidade para atender às suas necessidades: podemos adaptar nossa forma de atuação para apoiar regras específicas da sua empresa para cada diferente grupo de funcionários, envolvendo o cumprimento de diretrizes e políticas exclusivas.

Além da auditoria, o SAP Concur Expense também possui outros recursos para apoiar a governança financeira, como a identificação automática de fraudes e a inteligência consultiva para identificar a economia gerada pelo controle de despesas

Ficou interessado em saber mais? Conheça o recurso de serviço de auditoria da SAP Concur ou, se quiser, entre em contato com nossos consultores especializados e tire suas dúvidas sobre essa função.