Conheça os riscos da gestão de viagens corporativas sem a automação

SAP Concur Team | 11-11-2022
Por mais que muita gente saiba da importância da automação no mercado de trabalho atual, ainda existem empresas que não se rendem à eficácia da tecnologia e continuam com suas atividades manuais com maior chance de falhas.
 
Em vez de se preocuparem com as consequências negativas, principalmente no orçamento, algumas instituições apenas pensam no valor do investimento em automação, esquecendo de que uma gestão de viagens corporativas bem gerenciada garante redução de custos e, assim, há retorno sobre o investimento.
 
O setor de viagens corporativas manteve seu ritmo de recuperação e fechou o terceiro trimestre de 2022 com um faturamento de R $3,3 bilhões, 11,6% superior ao mesmo período de 2019, antes da pandemia da covid-19. Conforme estudo realizado mensalmente pela Associação Brasileira de Agência de Viagens Corporativas (Abracorp), nove dos 11 setores pesquisados no mercado superaram seus desempenhos quando comparados com 2019.
 
As viagens corporativas ocorrem em empresas de todos os segmentos e todos os portes. Não importa se o seu negócio é pequeno, médio ou grande, em deslocamentos de colaboradores com intuito de fechar parcerias existe a necessidade uma política de viagens corporativas para auxiliar na compreensão do que pode e do que não pode na viagem.
 
É evidente que a expansão da organização se dá por meio de novas ideias nessas viagens corporativas. Por isso, é tão importante realizá-las de maneira eficiente para que não haja erros na hora de prestar as contas. A dor de cabeça na área financeira não envolve somente os colaboradores do setor, mas sim todos os gestores que precisam organizar a contabilidade e encontram gastos exacerbados, ou notas fiscais falhadas.
 
Esses são só alguns exemplos dos diversos tipos de erros quando a gestão de viagens corporativas é realizada sem a ajuda de um software de automação como o SAP Concur Travel & Expense. No blog de hoje, falaremos mais sobre os desafios da não utilização da automatização.
 

O que é a automação na gestão de viagens corporativas?

A automação nas viagens corporativas se refere às atividades manuais e repetitivas que podem ser feitas por meio de uma tecnologia de inteligência artificial que replica as ações sem chance de erros ou falhas humanas. Na hora de prestar as contas, o colaborador deve apresentar os comprovantes fiscais para que a equipe contábil realize o reembolso de despesas corporativas.
 
As ferramentas inovadores ajudam no controle dos processos e os tornam mais rápidos e fáceis, aumentando o desempenho da organização que preza pela saúde financeira das viagens corporativas, já que a falta de gestão contribui para que o funcionamento da empresa fique comprometido.
 

Quais os benefícios da gestão de viagens corporativas?

As vantagens da gestão de viagens corporativas acarretam consequências para todos os setores empresariais. O primeiro benefício que podemos comentar é a redução de custos. Sim, um bom gerenciamento de deslocamentos ajuda a instituição a diminuir os gastos e a evitar possíveis fraudes no processo. Com isso, as chances de ocorrer falhas no reembolso de despesas também caem e o negócio se vê livre de prejuízos financeiros.
 
Principalmente em lugares onde o fluxo de informações corporativas é muito grande, uma gestão manual dos processos acarreta gastos desnecessários, pagamentos duplicados, entre outros problemas.
 
O segundo benefício que listamos é, com certeza, o aumento da eficiência produtiva. Com a automação de tarefas, os colaboradores podem economizar tempo das atividades repetitivas e investir em estratégias para a empresa. Um fator importante para ser lembrado é que o software tecnológico garante a qualidade exatamente igual, só que com maior agilidade operacional.
 
Como citamos no início do tópico, a redução de erros é uma vantagem que chama a atenção dos líderes. Na gestão de viagens corporativas, é comum existir a entrada e saída de uma gama de dados e, sem uma ferramenta que auxilie na captação dessas informações, as falhas podem ser muito significativas. Um exemplo claro é uma pilha de notas fiscais para reembolso em cima da mesa do responsável pela contabilidade da instituição: isso com certeza dá margem para perda de documentos essenciais.
 

Conheça os riscos da gestão de viagens corporativas sem a automação

Enfim, chegamos ao ponto principal deste artigo: os riscos da gestão de viagens corporativas sem a automação. Depois de saber todos os pontos positivos da implementação de uma gestão de viagens corporativas automatizadas, elencamos fatores que influenciam na queda do potencial de desempenho do seu negócio quando você insiste em não ter um software tecnológico.
 
É crucial compreender que os prejuízos envolvem todos os setores da empresa e invadem o sentimento de satisfação, também, dos colaboradores, que sentem que não trabalham em um ambiente seguro e podem até evitar deslocamentos com medo do que aconteça no reembolso de despesas.
 
Veja a seguir:

1- Prestação de contas

Numa gestão de viagens corporativas manual, o nível de detalhamento de informações pode passar despercebido por um colaborador, bem como a inserção de dados errados, prejudicando a atividade de reembolso de despesas. Qualquer erro de digitação é crucial para que haja estragos no financeiro da empresa.

2- Organização

Empresa desorganizada é sinônimo de ruína financeira, obviamente. Sem a automação, os processos operacionais podem se perder e os colaboradores esquecerem de alguma etapa importante que leva ao comprometimento de todas as funções. Por isso, um software contribui para a estruturação dos passos primordiais da boa gestão de viagens corporativas.

3- Gastos

Já imaginou o quanto de perda de dinheiro aconteceria caso houvesse lançamentos errados de notas fiscais? A gestão de viagens corporativas está aí justamente para que isso não ocorra. O prejuízo financeiro acarreta perda de produtividade e, assim, não há como entender os números dos relatórios para determinar quais os planejamentos para a evolução empresarial futura.

4- Relatórios

Falando em relatórios, eles são essenciais para a compreensão do cenário da organização. Em primeiro lugar, os dados disponibilizados auxiliam os gestores a verificar a performance dos profissionais, identificar gargalos e, então, implementar medidas, estratégicas e ferramentas para tornar a rotina mais produtiva.
 
Devido à grande quantidade de informações às quais as equipes são submetidas diariamente, já não é mais possível que apenas um profissional fique alocado para controlar o fluxo de dados. A maior consequência negativa da falta de automação no que se refere aos relatórios é não poder tomar decisões e fazer escolhas com base em dados reais. Informações imprecisas tendem a prejudicar a equipe, os lucros tendem a ser menores, já que não é possível fazer investimentos mais assertivos.
 
O SAP Concur é um software de gestão de viagens corporativas, que auxilia as empresas na hora da tomada de decisões financeiras com análise de informações e dados precisos. Ele realiza a gestão de despesas iniciadas pelos colaboradores e, com ele, é possível promover automação de processos, mobilidade com acesso por qualquer dispositivo e inteligência de dados.
 
Também é possível gerar análises detalhadas dos custos para identificar quais são os processos que estão sendo realizados de acordo com a política da empresa.
 

Conheça o SAP Concur Travel & Expense!

O SAP Concur Travel & Expense é um sistema de controle financeiro para empresas e viagens corporativas que pode ajudar o seu negócio a otimizar todo o controle end to end dos deslocamentos empresariais e a ter uma gestão inteligente.
 
Contando com recursos inovadores, o SAP Concur Travel & Expense não somente simplifica o processo de reservas e elaboração de roteiros das viagens de negócios, mas também permite calcular custo de viagem, receber os comprovantes de gastos e elaborar relatórios tudo por uma mesma plataforma.
 
Dentre os principais benefícios do SAP Concur Travel estão:
 
  • Registro completo das viagens, roteiros e gastos;
  • Painel consolidado com dados atualizados da viagem;
  • Conformidade total com as políticas de viagens e despesas da sua organização;
  • Possibilidade de pesquisar e reservar hotéis, passagens e outros serviços por meio da plataforma;
  • Integrações inteligentes e simplificadas com diversos sistemas;
  • Comodidade, flexibilidade e conectividade para utilizar a plataforma de qualquer lugar ou dispositivo;
  • Acompanhamento dos colaboradores em tempo real;
  • Permite a escolha de viagens sustentáveis;
  • Simplifica a digitalização dos recibos e comprovantes de despesas;
  • Permite a integração como SAP Concur Expense para gerenciamento completo dos gastos corporativos e auditorias dos pedidos de reembolsos;
  • Simplifica a aprovação e monitoramento das despesas.
 
Se você está em busca de informações sobre como aumentar a produtividade da equipe, o time de especialistas da SAP Concur está à disposição da sua empresa para esclarecer dúvidas e ajudar no que for necessário. Você quer saber mais como o SAP Concur Travel & Expense pode ajudar a sua empresa? Acesse agora mesmo e converse com o nosso time!