Como montar uma equipe de compliance para evitar falhas no reembolso corporativo

SAP Concur Team | 01-09-2022
As fraudes nas despesas corporativas são problemas que persistem nas empresas, independente do porte, e que prejudicam a escalabilidade dos negócios. Entende-se que há uma necessidade de fiscalização e políticas mais rígidas para combatê-las, por isso a equipe de compliance.
 
Com a liderança do COO (Chief Compliance Officer), a equipe de compliance consegue manter os processos jurídicos e demais demandas dos departamentos em ordem, a fim de garantir que as políticas externas e internas sejam cumpridas. A compliance justamente atua para que a empresa tenha sua marca zelada e para ter certeza que suas potenciais parcerias visam o crescimento do seu negócio.
 
Continue neste artigo para entender a necessidade de compliance nas empresas e como montar sua equipe a partir de agora.
 

O que é compliance?

Antes de explicar seu significado, vamos falar a razão de sua necessidade. Antes, o clima corporativo era mais rígido, engessado e vertical, e dava muitas brechas para fraudes dentro das empresas. O mais infeliz dessa prática é que ela fere diretamente o relacionamento interno, o que interfere na credibilidade dos colaboradores e da empresa por fora.
 
Já se tem conhecimento que as fraudes de despesas corporativas é uma realidade. Empresas perdem milhares de dólares pelo extravio de dinheiro feito por internos, o que prejudica muito o negócio.
 
Chegamos na definição de compliance. Compliance vem de cumprir, ou seja, dar a empresa controle sobre seus gastos, sobre todo processo e operações de forma que a qualidade e gestão sejam prioridade. De outra forma, a cultura organizacional não é alimentada e transmitida da forma correta aos colaboradores.
 
Para garantir um melhor relacionamento das partes interessadas, a compliance funciona para agregar valor à empresa e garantir que as regras estejam sendo respeitadas por toda equipe corporativa.

O que é a equipe de compliance dentro da empresa?

A equipe de compliance atua para monitorar o desempenho e execução das regras da sua empresa. Ela garante que as políticas de reembolsos estejam sendo respeitadas e os processos estejam no andamento previsto.
 
As falhas no reembolso de despesas corporativas é um problema iminente que precisa ser resolvido. Com isso, as empresas precisam reconhecer e saber como lidar para que os responsáveis sejam penalizados e não prejudiquem a reputação da organização.
 
Para que isso aconteça, é necessário ter bem claro as medidas e políticas de reembolso da empresa, pois há vários tipos de erros que os negócios são suscetíveis. Entre eles, encontram-se duplo reembolso, alteração e extravio de recibos, gastos desnecessários para uso pessoal em viagens corporativas, entre outros.
 
O desafio se torna maior ainda quando o processo de verificação não utiliza meios tecnológicos que otimizam o andamento, ainda mais quando o quadro de funcionários é maior. Como fiscalizar os recibos de mais de 100 funcionários? A planilha do Excel torna a ideia insustentável.
 
No entanto, cada instituição possui sua realidade, e buscamos por meio deste artigo trazer mais esclarecimentos para tornar seu negócio mais escalável e seguro com um time de compliance eficiente.
 

Como montar uma equipe de compliance?

A equipe de compliance precisa ser liderada pelo COO, e seguindo a hierarquia, o gerente de compliance, que pode ter o auxílio de mais profissionais, entre eles, analistas e assistentes.
 
Para montar sua equipe de compliance, é necessário ponderar sobre:

Visão integral do seu negócio

Antes de formar a equipe, você precisa saber as reais necessidades da empresa e qual o orçamento previsto para contratar uma parceira ou um especialista que ajude na solução deste problema. Lembrando que, ao se tratar de compliance, é um investimento a longo prazo que garantirá menos dores de cabeça no futuro.

Elaboração de um plano de ação

Agora que você já tem ciência da necessidade do seu negócio, também pode criar um plano de ação para a solução. É interessante incluir nesse plano a capacitação dos profissionais para que eles tenham conhecimento das diretrizes do projeto da empresa.

Criação de um código de ética e política de reembolso

A compliance se fundamenta em fazer cumprir, logo tem que criar o que deve ser respeitado. Os colaboradores precisam ter ciência da cultura organizacional e das políticas internas para que não haja incidentes.

Monitorar os resultados

Ao escolher sua equipe de compliance e os responsáveis por monitorar os resultados, identifique quais os indicadores de desempenho na qual terá que se basear para que esteja sempre amparado. A SAP Concur Travel & Expense realiza a otimização dos processos e viagens do seu pessoal, garantindo que os indicadores estejam sempre atualizados.
 

Conheça o SAP Concur Travel & Expense!

O SAP Concur Travel & Expense é um sistema de controle financeiro para empresas e viagens corporativas que pode ajudar o seu negócio a otimizar todo o controle end to end dos deslocamentos empresariais e a ter uma gestão inteligente.
 
Contando com recursos inovadores, o SAP Concur Travel & Expense não somente simplifica o processo de reservas e elaboração de roteiros das viagens de negócios, mas também permite calcular custo de viagem, receber os comprovantes de gastos e elaborar relatórios tudo por uma mesma plataforma.
 
Dentre os principais benefícios do SAP Concur Travel estão:
 
  • Registro completo das viagens, roteiros e gastos;
  • Painel consolidado com dados atualizados da viagem;
  • Conformidade total com as políticas de viagens e despesas da sua organização;
  • Possibilidade de pesquisar e reservar hotéis, passagens e outros serviços por meio da plataforma;
  • Integrações inteligentes e simplificadas com diversos sistemas;
  • Comodidade, flexibilidade e conectividade para utilizar a plataforma de qualquer lugar ou dispositivo;
  • Acompanhamento dos colaboradores em tempo real;
  • Permite a escolha de viagens sustentáveis;
  • Simplifica a digitalização dos recibos e comprovantes de despesas;
  • Permite a integração como SAP Concur Expense para gerenciamento completo dos gastos corporativos e auditorias dos pedidos de reembolsos;
  • Simplifica a aprovação e monitoramento das despesas.
 
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