Gestão de despesas e viagens corporativas: o que é e por que ter em sua empresa?

SAP Concur Team | 28-06-2022
Com a volta das viagens de negócios e para grandes eventos, as empresas precisaram atualizar suas políticas de gestão de despesas e viagens corporativas para manter o controle financeiro da instituição. Em um relatório Valuate Reports, foi indicado que o tamanho do mercado global de viagens corporativas deve chegar a US$ 2 trilhões até 2028.
 
As práticas de uma boa gestão de despesas e viagens corporativas vão além do próprio deslocamento em si. Se referem ao bem-estar do colaborador e também ao pós-viagem. Os gestores procuram por otimização de processos e redução de gastos, já que uma coordenação manual exige muito mais tempo organizando planilhas e recibos, com maior chance de erros.
 
No blog de hoje, explicaremos o que é essa atividade e por que implementar em sua empresa.
 

O que é gestão de despesas e viagens corporativas?

Gestão de despesas e viagens corporativas é uma maneira de administrar todo o processo de deslocamento do colaborador para torná-lo mais eficiente. O importante dessa prática é colocar os direitos e os deveres da organização e do funcionário com clareza para que haja a devida prestação de contas e reembolso.
 
Entre os gastos mais comuns das empresas estão:
 
  • Passagens de avião
  • Alimentação
  • Caronas em veículos de aplicativos
  • Gasolina
  • Pedágios
  • Estacionamentos.

Benefícios da gestão de despesas e viagens corporativas

Os benefícios mais comuns da gestão de despesas e viagens corporativas estão relacionados à área financeira da empresa, como: redução de custos, otimização e agilidade nos processos e maior segurança nas informações.
 
Uma outra vantagem do gerenciamento de despesas é a capacidade de eliminar burocracias, pois o sistema se adequa não apenas às políticas de viagens da companhia, mas também às normas fiscais nacionais.
 
Abaixo, leia mais profundamente sobre os benefícios:

Redução de custos

Quando um processo de gerenciamento é efetivo, a empresa ganha em visão sistêmica e, com isso, consegue ter um melhor controle sobre os gastos nas viagens corporativas. Por isso, uma gestão de despesas auxilia na realização de deslocamentos dentro de um orçamento estipulado.

Otimização e agilidade nos processos

Nenhuma empresa tem tempo para gastar fazendo relatórios manuais, organizando recibos em planilhas e lidando com erros que poderiam ser facilmente evitados. A tecnologia auxilia no processo de otimização dos processos, garantindo que eles sejam feitos de maneira rápida e com menos falhas.

Segurança nas informações

Quando a instituição coloca como prioridade a segurança dos dados, o colaborador consegue ter uma viagem mais tranquila e com garantia de total suporte.
 

Por que ter uma gestão de despesas e viagens corporativas na sua empresa?

Ter políticas claras de gestão de despesas e viagens corporativas ajudam no planejamento futuro da empresa, bem como na potencialização das práticas, no alinhamento de orçamentos e na redução de custos.
 
O passo inicial para uma boa gestão de despesas é produzir o orçamento para o próximo período, sempre tendo como referência o histórico da organização e com projeções de receitas e despesas ao longo dos meses seguintes. Essa prática ajuda na previsibilidade de gastos e na identificação de possíveis despesas.
 
Depois, é preciso administrar todos os recursos que serão utilizados pelo colaborador em uma viagem de negócios. As regras de reembolso devem estar bem estabelecidas, como o envio de comprovantes e o limite de cada despesa. Isso evita que transtornos aconteçam e prejudiquem a empresa e o funcionário.
 
Uma das estratégias para reduzir custos é buscar parcerias. Descontos progressivos auxiliam a empresa a fortalecer novas uniões em busca de um mesmo objetivo. Outra tática é utilizar softwares tecnológicos para automatizar o trabalho da gestão de despesas. Dessa forma, todas as informações estarão disponíveis em um único lugar, facilitando o controle administrativo.
 
Por fim, é imprescindível realizar treinamentos para capacitar os colaboradores e engajá-los com o propósito da empresa. A partir do momento em que compreendem todos os processos, fica mais fácil de realizar a gestão de despesas e viagens corporativas, pois os riscos de falhas por não conhecimento diminuem.
 

Como melhorar a gestão de despesas e viagens corporativas?

Mesmo sendo um desafio, a implementação da gestão de despesas e viagens corporativas gera resultados positivos. Separamos algumas dicas para ajudar a empresa na hora de realizar o processo:

1- Faça um planejamento orçamentário

Planejar todos os recursos é um modo de prevenir prejuízos financeiros. Portanto, a organização do que e de quanto pode ser gasto em uma viagem auxilia na otimização da implementação.

2- Mantenha os relatórios atualizados

Todas as informações sobre a viagem devem estar atualizadas no relatório, principalmente para que o reembolso seja feito corretamente. Outro benefício dessa dica é a empresa poder desenvolver uma visão estratégica em tempo real.

3 - Elabore um padrão de relatório de despesas

Para que cada colaborador não tenha que montar o seu próprio relatório de despesas, é recomendado que haja um padrão de documento a ser preenchido. Isso evita erros, fraudes e mantém os processos transparentes.

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Contando com recursos inovadores, o SAP Concur Travel & Expense não somente simplifica o processo de reservas e elaboração de roteiros das viagens de negócios, mas também permite calcular custo de viagem, receber os comprovantes de gastos e elaborar relatórios tudo por uma mesma plataforma.
 
Dentre os principais benefícios do SAP Concur Travel estão:
 
  • Registro completo das viagens, roteiros e gastos;
  • Painel consolidado com dados atualizados da viagem;
  • Conformidade total com as políticas de viagens e despesas da sua organização;
  • Possibilidade de pesquisar e reservar hotéis, passagens e outros serviços por meio da plataforma;
  • Integrações inteligentes e simplificadas com diversos sistemas;
  • Comodidade, flexibilidade e conectividade para utilizar a plataforma de qualquer lugar ou dispositivo;
  • Acompanhamento dos colaboradores em tempo real;
  • Permite a escolha de viagens sustentáveis;
  • Simplifica a digitalização dos recibos e comprovantes de despesas;
  • Permite a integração como SAP Concur Expense para gerenciamento completo dos gastos corporativos e auditorias dos pedidos de reembolsos;
  • Simplifica a aprovação e monitoramento das despesas.
 
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