Gestão de despesas corporativas: 4 práticas essenciais

A gestão de despesas corporativas sempre foi fundamental para o sucesso de um negócio. Porém, esse processo se tornou ainda mais importante frente aos desafios do mercado atual. Não é à toa que um deles é a administração financeira, conforme aponta uma pesquisa conjunta da Endeavor, da Neoway e do Datafolha.

Por isso, o controle de gastos ganha importância devido ao seu impacto na competitividade, na lucratividade e, a longo prazo, na continuidade das operações das empresas. Diante desse cenário, conhecer o que essa atividade envolve é o primeiro passo para executá-la com qualidade.

Pensando nisso, este conteúdo vai apresentar informações e práticas que não podem faltar para otimizar esse procedimento. Boa leitura!

Principais despesas corporativas

Ao contrário dos custos, que devem estar relacionados à atividade-fim do empreendimento, as despesas envolvem gastos essenciais ao funcionamento de uma empresa, mas cujo objetivo é arcar com o apoio. Elas podem ser fixas, variáveis, de capital, operacionais e não operacionais. As principais incluem:

• manutenção — limpeza e consertos;
• aluguéis — abrangendo espaços ou equipamentos;
• serviços de suprimentos — água, internet, telefone, luz etc.
• materiais administrativos — de folhas a tinta de impressora;
• salários dos profissionais de suporte — como RH, financeiro e outras áreas;
• transportes e viagens — sempre com finalidade de trabalho;
• honorários e pagamentos a terceirizados — como contabilidade;
• marketing — desde a agência até a veiculação de campanhas;
• taxas administrativas — em bancos, por exemplo.

Leis sobre as despesas corporativas

A gestão de despesas corporativas também envolve algumas legislações. Desde a que normatiza as Sociedades por Ações, ao definir como devem ser as demonstrações e a discriminação dos gastos, até os regulamentos ou princípios contábeis. Afinal, alguns pagamentos são dedutíveis na apuração de lucros e os demais não.

Já a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) traz uma base legal importante sobre a remuneração, uma vez que existem valores que são custos e outros que não são. Assim, ela dá ao empregador a responsabilidade sobre as despesas do seu negócio, como:

• reembolsos ou ajudas de custo para viagens e home office;
• auxílios quanto à alimentação e ao transporte;
• gorjetas e comissões;
• bonificações e prêmios.

Ainda, em seu artigo 457, busca separar o que é remuneratório do que não é, ajudando no entendimento de como lançar tais informações. Por um lado, há a contraprestação pelo serviço. Por outro, estão os elementos que não são classificados dessa maneira e, logo, não têm descontos previdenciários.

Importância de uma gestão de despesas corporativas eficiente

As vantagens de realizar uma gestão de despesas corporativas eficiente estão em dois grupos. O primeiro envolve evitar riscos. Ou seja, promover ações preventivas que protejam a empresa de fraudes ou de erros que possam se transformar em disputas judiciais e multas.

Um exemplo é o lançamento incorreto de um valor na contabilidade, reduzindo o imposto devido. Isso pode ser considerado um crime financeiro e gerar diversos problemas com as autoridades tanto para o empreendimento quanto para seus gestores.

O segundo ponto que evidencia a importância de qualificar tais processos é a melhoria da administração financeira. Nesse caso, é possível diminuir gastos e minimizar o endividamento.

4 práticas essenciais para a gestão de despesas corporativas

Por ser algo tão importante, a gestão de despesas corporativas demanda a aplicação das melhores práticas. Conheça quatro!

1. Planejamento financeiro

O primeiro passo para ter sucesso na gestão de despesas corporativas é realizar um bom planejamento financeiro. Para tanto, é necessário produzir periodicamente o orçamento do próximo exercício.

Tal processo deve se basear no histórico da organização e em projeções, o que significa que estipular cenários e levantar dados são tarefas imprescindíveis. Além disso, esse panorama precisa ser atualizado e acompanhado com frequência para fazer correções de rota caso necessário.

Dessa maneira, a empresa garante a previsibilidade quanto ao que será desembolsado ou recebido e consegue identificar valores que possam ser diminuídos ou até cortados dos gastos para ter um fôlego maior diante das incertezas mercadológicas.

2. Política de reembolsos

Controlar os gastos iniciados pelos colaboradores também é fundamental para a gestão de despesas corporativas. Na prática, é importante estabelecer previamente as regras, estruturando uma política de reembolsos e os procedimentos envolvidos.

Nesse caso, é válido dialogar com os funcionários e desenvolver normas sobre:

• o que se enquadra ou não nessa possibilidade;
• quais são os prazos para solicitar;
• como realizar os pedidos e o envio de comprovantes;
• quais são os limites para cada grupo de custeio a ser pago.

Ao definir esses pontos com clareza, a empresa evita fraudes, excessos, dúvidas e possíveis transtornos relacionados aos processos. Essa base é favorável quando se trata de despesas com viagens, por exemplo, pois elas podem aumentar ou diminuir de acordo com as escolhas de quem faz as reservas.

3. Limites de gastos

Se estabelecer limites de gastos é fundamental para uma boa gestão de despesas corporativas, esse processo deve ser feito com cuidado e transparência para evitar mal-entendidos.

Assim, as limitações devem ser estabelecidas na política de reembolsos e comunicadas a todos os colaboradores previamente. Dessa maneira, a organização se torna capaz de planejar estratégias ainda mais eficientes a partir do seu orçamento empresarial.

4. Capacitação dos envolvidos

Realizar treinamentos e capacitações sobre gestão de despesas corporativas também é importante para que os profissionais compreendam os processos envolvidos, planejando e executando as ações corretamente.

Mais que isso, as iniciativas servem para engajar os colaboradores no propósito de controlar melhor os gastos e permitem que deem sua parcela de contribuição para otimizar essas atribuições.

Software para a gestão de despesas corporativas

Para gerir as despesas corporativas com sucesso, é preciso garantir a eficiência. Nesse contexto, a tecnologia de gestão ajuda a:

• otimizar as atividades necessárias;
• agilizar sua realização;
• integrar os processos e os setores;
• conciliar e conferir dados;
• reduzir erros;
• monitorar em tempo real;
• obter relatórios completos;
• elevar a segurança.

O SAP Concur é uma solução para essa atividade. Trata-se de um software de gestão de despesas e viagens corporativas que permite o acompanhamento de qualquer lugar e a todo o momento. A plataforma tem um layout intuitivo que facilita seu uso e simplifica as etapas, o que diminui as dificuldades e maximiza a produtividade.

Sem dúvida, a gestão de despesas corporativas é um desafio do ambiente empresarial moderno. Afinal, são diversos os riscos envolvidos. Portanto, vale investir em boas práticas e utilizar a tecnologia a seu favor.

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