Gestão de despesas corporativas: os principais problemas e como superá-los

Realizar uma gestão de despesas corporativas eficiente é uma das ações mais emergentes das organizações, independente do porte. Na prática, uma equilibrada saúde financeira possibilita melhores resultados internos, competitividade comercial e auxilia a empresa em momentos de crises econômicas. Entretanto, muitas vezes, implementar essas práticas não é tão simples quanto parece, pois podem surgir diversos problemas pelo caminho. Visando te ajudar a superá-los, elencamos abaixo os principais gargalos e as melhores táticas para um controle de custos efetivo. Confira.

Entenda para que serve a gestão de despesas corporativas

Como citado, a gestão de despesas corporativas possui um papel fundamental nas entidades. Mas você sabe o que é? De modo geral, pode ser definida como uma estratégia administrativa que tem por objetivo organizar todos os gastos relacionados à companhia em questão, sejam eles internos ou externos. Além dos benefícios já citados, o gerenciamento de custos é importante para centralização de dados, parametrização de informações e padronização do time. Com isso, a instituição possui uma visão clara de todos os investimentos e consegue minimizar as despesas operacionais, seja por meio da redução de processos ou automatizações.

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Veja os principais problemas na gestão de despesas e como superá-los

A gestão de despesas corporativas envolve algumas dificuldades bastante comuns em grande parte das companhias. Entretanto, não superá-los é prejudicial para os negócios. Veja abaixo os principais.

Falta de planejamento e monitoramento de gastos

O planejamento é o cerne de qualquer ação organizacional, desde o plano de negócios até estratégias comerciais. Cada passo da empresa deve ser muito bem pautado, considerando todos os aspectos dessas decisões. Com os gastos não é diferente. É de suma importância que as instituições estabeleçam limites de custos e saibam exatamente como seus bens estão sendo investidos. 

Além disso, os gestores devem acompanhar de perto todas as despesas, de modo a intervir sempre que necessário para evitar prejuízos.

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Descumprimentos de prazos

Os descumprimentos dos prazos nas entregas é um problema grave dentro das organizações, independente se diz respeito ao relatório, aprovação ou finalização de um projeto. Atrasar demandas pode não apenas prejudicar as tarefas internas, mas também a imagem da companhia para os parceiros de negócios, como fornecedores e clientes. Por isso, a dica é: estabeleça metas e acompanhe o desempenho da equipe. Monitorar os resultados permite mediação rápida antes do surgimento de maiores adversidades.

Relatórios de despesas fora do padrão

Os relatórios de despesas geram uma série de contrariedades para as corporações, isso porque nem sempre são produzidos pelos funcionários de acordo com o padrão estabelecido pela empresa no planejamento inicial. Dentre as complicações mais recorrentes, pode-se citar: informações divergentes, ausência de comprovantes dos gastos, carência de dados importantes e outros. Para lidar com essa situação, é fundamental que a instituição implemente políticas de engajamento e treinamento dos colaboradores. Ações internas permitem que os trabalhadores se sintam parte do projeto e entendam como suas atividades fazem diferença no processo como um todo.

Gestão de despesas corporativas feita manualmente

Finalmente, os procedimentos manuais para a gestão de despesas corporativas resultam em constantes contratempos nas empresas. Na prática, as ferramentas utilizadas, como planilhas, abrem espaço para erros humanos, falhas operacionais e, consequentemente, comprometem os recursos da empresa. Uma solução bastante efetiva é contar com a tecnologia, como é o caso do SAP Concur Expense.

A plataforma para gestão de despesas corporativas da SAP Concur permite o total controle dos gastos de maneira prática e por qualquer dispositivo conectado à internet. Além disso, o sistema viabiliza toda a integração financeira da empresa e facilita as aprovações dos gestores. Como também, por meio do software, é possível acompanhar em tempo real os indicadores de custos, o que propicia tomadas de decisões mais efetivas.

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