Gestão de despesas corporativas: como controlar e reduzir despesas dos colaboradores

Um dos maiores problemas das empresas de médio e grande porte é com a gestão de despesas corporativas. Gerentes e diretores administrativos de todo Brasil buscam maneiras de diminuir os valores despendidos para assim avançar em um caminho de maior saúde financeira.

As despesas corporativas podem vir das mais diferentes formas. Um dos exemplos mais comuns aparece quando um membro da equipe precisar fazer uma reunião externa com algum cliente ou parceiro. Há também os casos nos quais os funcionários precisam ir até uma diferente localidade, as conhecidas viagens comerciais. Esse deslocamento pode ser realizado para outro município, cidade, estado ou país. 

Entre os gastos mais comuns das empresas se destacam:

• Passagens de avião;

• Alimentação;

• Caronas em veículos de aplicativos 

• Gasolina.

• Pedágios;

• Estacionamentos.

Conheça os modelos de controle de custos

Tendo em vista os mais diferentes desembolsos que podem ocorrer em eventos ou viagens corporativas, as companhias precisam saber a melhor forma de controlar tais custos financeiros. Existem dois caminhos mais comuns na hora de lidar com essa questão:

Cartão corporativo pré-pago ou de crédito

No caso da primeira, a empresa define um valor máximo a ser gasto em um determinado período, como um mês, e, a partir daí, o colaborador contabiliza seus gastos. 

Na segunda, não há esse limite. De qualquer modo, em ambos os modelos o funcionário necessita prestar contas sobre o quanto – e com o que – gastou com os valores cedidos. 

Reembolso de notas

Nessa opção, as compras e pagamentos são feitas com o dinheiro do empregado. Ao final do mês, mediante a apresentação do relatório e comprovação das notas, ele recebe a devolutiva em sua conta 

Os problemas na hora do gerenciamento

O momento da gestão de despesas corporativas pode ser suscetível a uma série de dificuldades. Seja qual o modelo de controle de custos citados acima, é fato que o sistema já está desatualizado. Um dos motivos para isso é a lentidão de todo o processo, visivelmente burocrático. Isso toma o tempo que outras atividades mais importantes precisariam para serem desenvolvidas, sobretudo na área financeira. Por depender de prestação manual e não automática, podem ser encontrados diversos erros no preenchimento dos relatórios, o que dificulta o procedimento por parte da equipe administrativa.

Além disso, com a falta de controle mais rígido de cada uma das etapas, existe a possibilidade que erros e fraudes possam avariar o caixa da empresa.

Conte com uma ferramenta que ajuda a melhorar a gestão de despesas corporativas

A melhor forma de reduzir as despesas de funcionários é dispor de um serviço dedicado para a gestão de despesas corporativas. O SAP Concur é a melhor solução neste caso. Esse sistema tem duas ferramentas perfeitas para ajudar a sua empresa com os problemas que podem surgir nesses momentos. Com o Concur Expense é possível fazer o gerenciamento dos custos de forma automatizada e simples. Essa ferramenta permite fazer reembolsos de forma mais simples, garantir o cumprimento das políticas internas para reembolsos e categorizar as faturas por meio das imagens dos recibos.

O Concur Travel, por sua vez, simplifica toda a experiência envolvendo viagens corporativas. Os funcionários podem enviar solicitações de viagem com os detalhes necessários facilmente e os gerentes podem revisar os gastos e aprovar as solicitações diretamente do celular. 

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