Viagem a trabalho: como calcular gasto de combustível?

O processo de calcular o gasto de combustível é um dos mais comuns em viagens corporativas. Isso porque para realizar o reembolso após o deslocamento, a empresa precisa se antecipar e conhecer todos os custos para haver um planejamento adequado por parte da área financeira.

O cálculo em si não é complexo, mas qualquer erro afeta de maneira negativa a gestão de despesas. Nessa conta, entram a quilometragem, a distância percorrida e o preço do combustível também.

Quer saber como fazer o cálculo do gasto de combustível na viagem? Então, continue a leitura e confira este post que preparamos sobre o assunto!

Combustível é despesa de viagem?

O combustível é considerado uma despesa de viagem no contexto de viagens corporativas. Nesse sentido, quando um funcionário viaja a trabalho utilizando um veículo próprio ou alugado, a gasolina ou etanol utilizado durante essa viagem é geralmente uma despesa reembolsável.

Para garantir que o processo seja feito de maneira adequada, é importante contar com uma política de viagem corporativa clara e com regras bem estabelecidas para ter economia de combustível. Assim, os funcionários sabem como devem relatar e reembolsar despesas relacionadas a viagens, incluindo o combustível.

Qual a importância de calcular o gasto com combustível?

Fazer o cálculo é essencial para estabelecer estratégias de redução do consumo de combustível, além de ajudar a realizar previsão de gastos e melhorar o controle financeiro do negócio.

Isso porque, ao entender quanto está sendo gasto em combustível, é possível fazer um planejamento financeiro mais eficaz, incluindo o estabelecimento de orçamentos adequados e a tomada de decisões estratégicas sobre investimentos em frota ou políticas de viagem.

Dessa forma, pode-se encontrar caminhos para aumentar a eficiência de combustível e possibilitar que a empresa alcance maior lucratividade a partir das viagens corporativas realizadas.

Viagem a trabalho: como calcular gasto de combustível?

Outras variáveis como pedágios, alimentação e hotel fazem parte da contabilidade. Porém, especificaremos como calcular o gasto de combustível e, ao final, você pode somar o resultado com os adicionais acima. Quer saber mais? Então, confira, a seguir. 

Quilômetro por litro de combustível

O primeiro passo para calcular o gasto de combustível é descobrir o consumo médio que cada veículo da empresa faz na estrada. O quilômetro por litro de combustível é contabilizado da seguinte forma:

Consumo médio = distância percorrida/ quantidade de litros usada

Distância percorrida

Outra informação necessária é a distância percorrida em cada uma das viagens corporativas. Primeiramente, para saber se o deslocamento é válido e vantajoso para a empresa, segundo para saber quantos litros de combustível são necessários. Por isso, vale ter atenção a esse fator para fazer o cálculo de maneira adequada.

Preço do combustível

Para calcular o gasto de combustível, obviamente precisamos saber o preço do álcool ou da gasolina. Entretanto, a dica aqui é no sentido de observar que o preço pode mudar dependendo da cidade e até mesmo durante o percurso. Por isso, pode-se utilizar um valor médio para cada período.

Cálculo em si

A partir desses dados, é possível entender os gastos e definir estratégias para economizar combustível. Além disso, essas informações permitem chegar ao valor total despendido em cada viagem. O custo da viagem pode ser feito com a seguinte fórmula:

Combustível necessário para a viagem = distância até o destino / consumo médio do carro

Exemplo de cálculo

Primeiro determinamos o consumo médio do veículo, dividindo a distância percorrida pela quantidade de litros utilizada. Por exemplo, se um veículo percorre 400 km e usa 40 litros de combustível, o consumo médio seria de 10 km por litro.

Supondo que a distância da viagem seja de 300 quilômetros, com o consumo médio de 10 quilômetros por litro e essa distância, podemos calcular que serão necessários 30 litros de combustível para essa viagem. Com o preço médio do combustível, é viável calcular o custo total da viagem.

Quando fazer o pagamento do gasto de combustível?

O pagamento do gasto de combustível é geralmente feito após a viagem ser concluída e as despesas serem devidamente registradas e aprovadas. Dependendo das políticas da empresa, os colaboradores podem ser reembolsados pelo valor gasto em combustível, ao apresentarem os recibos ou comprovantes das despesas.

Em alguns casos, os colaboradores podem utilizar cartões corporativos para pagar diretamente pelo combustível durante a viagem, simplificando o processo de prestação de contas. É importante orientá-los a seguir os procedimentos estabelecidos para relatar e reembolsar as despesas de viagem, incluindo as relacionadas a esse tipo de gasto.

Como controlar as despesas com viagens corporativas?

Uma das melhores dicas para economizar combustível e melhorar esse controle é contar com a tecnologia. Ela permite fazer uma gestão mais adequada, evitando esquecimento, automatizando processos e garantindo informações mais aprofundadas.

Por exemplo, ao contar com um software de controle de despesas em viagens, é possível obter relatórios que vão auxiliar a encontrar pontos de melhorias e economizar combustível e outras despesas.

Como o SAP Concur Travel & Expense pode ajudar?

Como você viu, utilizar a tecnologia é uma ótima forma de controlar as despesas com viagens corporativas. Siga com a leitura e descubra como o SAP Concur Travel pode ajudar nesse sentido.

Entenda o que é e como funciona

O SAP Concur Travel & Expense é um sistema de controle financeiro para empresas e viagens corporativas que pode ajudar o seu negócio a otimizar todo o controle end to end dos deslocamentos empresariais e a ter uma gestão inteligente. 

Contando com recursos inovadores, o SAP Concur Travel & Expense não somente simplifica o processo de reservas e elaboração de roteiros das viagens de negócios, mas também permite calcular custo de viagem, receber os comprovantes de gastos e elaborar relatórios, tudo por meio de uma plataforma.

Conheça os benefícios

Ao escolher utilizar o SAP Concur na gestão de despesas com viagens corporativas, a empresa consegue aproveitar diversos benefícios, como: 

• registro completo das viagens, roteiros e gastos;
• painel consolidado com dados atualizados da viagem;
• conformidade total com as políticas de viagens e despesas da sua organização;
• possibilidade de pesquisar e reservar hotéis, passagens e outros serviços por meio da plataforma;
• integrações inteligentes e simplificadas com diversos sistemas;
• comodidade, flexibilidade e conectividade para utilizar a plataforma de qualquer lugar ou dispositivo;
• acompanhamento dos colaboradores em tempo real;
• permite a escolha de viagens sustentáveis;
• simplificação da digitalização dos recibos e comprovantes de despesas;
• integração como SAP Concur Expense para gerenciamento completo dos gastos corporativos e auditorias dos pedidos de reembolsos;
• simplificação da aprovação e monitoramento das despesas.

Agora que você já sabe como calcular o gasto de combustível em viagens corporativas e conhece os benefícios de contar com o SAP Concur Expense, vale incluí-lo na rotina desse departamento. Assim, torna-se factível criar um grande diferencial competitivo e aumentar a lucratividade do negócio.

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