Como funciona o fundo de caixa e como criar um na empresa?

Faz parte do cotidiano das empresas, principalmente nas do setor de varejo, ter alguns gastos não previstos no planejamento financeiro. Exemplo disso, é a necessidade de troca de uma lâmpada ou o pagamento de pequenas despesas. Para esses momentos, é preciso ter um valor em espécie, que não comprometa outro departamento. É aí que entra o fundo de caixa da empresa.

Para um melhor entendimento sobre o assunto, neste artigo explicaremos o conceito de fundo de caixa, como ele funciona, qual sua importância, quem o gerencia e como criar um. Também vamos mostrar como reduzir seus riscos e, por último e mais importante, como você pode contar com a tecnologia para otimizar a eficiência desse processo. Confira!

O que é fundo de caixa?

Também conhecido como fundo fixo ou caixinha da empresa, o fundo de caixa, parte integrante do capital de giro, é uma reserva financeira destinada ao pagamento de pequenas despesas operacionais diárias. Trata-se de uma prática administrativa muito importante para a agilidade dos processos financeiros de qualquer tipo de negócio.

Ele é composto por um valor em espécie, colocado à disposição dos funcionários, como recursos líquidos, utilizados para suprir e reembolsar esses pagamentos. Isso simplifica os procedimentos e diminui a necessidade de processos mais complexos.

Nesse sentido, é um recurso particularmente útil para cobrir gastos recorrentes e menores, como:

• despesas com alimentação;
• materiais de escritório de emergência;
• serviços de cópia e impressão;
• compra de lâmpadas;
• materiais de limpeza;
• manutenção de impressora;
• serviços de motoboy;
• taxas;
• transporte, entre outros.

Como funciona um fundo de caixa?

O funcionamento do fundo de caixa é muito simples. Basta estabelecer um valor a ser utilizado para cobrir determinadas despesas do dia a dia e gerenciar as movimentações.

No entanto, esse recurso pode variar conforme as necessidades de cada empresa, podendo ser reposto com maior ou menor frequência. Assim, à medida que os pagamentos são efetuados, a pessoa responsável pelo caixinha precisa emitir um relatório de gastos para a reposição dos valores utilizados.

Também é necessário estabelecer diretrizes para o uso do fundo de caixa. Exemplo disso, é determinar que o dinheiro disponibilizado no caixinha deva ser destinado exclusivamente para o pagamento de pequenas despesas.

Vale lembrar, que no último dia de cada mês, deve ser feita a reposição do fundo de caixa, ocasião em que todos os comprovantes de despesas deverão ser substituídos por dinheiro em espécie.

O funcionamento do fundo de caixa fica sujeito a auditoria, que pode ser interna, externa ou de ambas as formas. Essa checagem pode ser realizada mensal, trimestralmente, e por ocasião da realização do balanço patrimonial.

Qual é a importância do fundo de caixa?

O fundo de caixa é um importante mecanismo para empresas, especialmente para as do setor de varejo, que necessitam gerenciar o pagamento de despesas menores e rotineiras. Dentre as diversas vantagens que ele proporciona, podemos evidenciar a agilidade nos pagamentos.

O caixinha também possibilita um controle mais eficiente das despesas, já que todas as transações são registradas, facilitando a prestação de contas e colaborando com a transparência na gestão financeira.

Além disso, é um processo que viabiliza um melhor controle orçamentário, já que os tipos e valores das despesas são pré-determinados e limitados à quantia estabelecida. Isso ajuda a evitar gastos excessivos.

Quem é o responsável pela gestão do fundo de caixa?

O responsável pela gestão do fundo de caixa não precisa ser nenhum especialista em finanças. Essa função pode ser exercida por qualquer colaborador indicado pelo diretor financeiro.

Como criar um fundo de caixa?

Como apontamos anteriormente, embora o funcionamento do fundo seja simples, a sua criação exige planejamento, organização e disciplina. Para garantir que tudo funcione de maneira previsível e transparente, criamos um passo a passo para ajudar nesse sentido. Confira!

Defina o responsável

Primeiro, nomeie um colaborador para ser o responsável pelo fundo de caixa, garantindo que essa pessoa siga as diretrizes estabelecidas.

Estabeleça metas

Defina o valor a ser utilizado como fundo de caixa, e a periodicidade para a reposição dos valores gastos.

Determine regras e limites

As regras devem ser claras para a utilização do fundo fixo de caixa, determinando quais despesas podem ser cobertas, seus valores e quais aprovações são necessárias. Todos esses aspectos devem ser documentados e comunicados a todos os envolvidos.

Desenvolva políticas e processos

Estabeleça políticas claras sobre quem pode ter acesso ao fundo de emergência, como as retiradas ou reembolsos devem ser autorizados, e quais tipos registros precisam ser mantidos.

Conte com um local seguro

Escolha um local seguro para manter os recursos do fundo de caixa. Para isso, selecione uma sala separada, com um guichê e cofre ou mesa com chave.

Registre todas as informações

Mantenha um registro detalhado de todas as transações do fundo de caixa, incluindo entradas, saídas, saldos, justificativas e aprovações. Esse registro deve ser preciso e atualizado, permitindo que a empresa tenha um histórico completo da movimentação do fundo.

Monitore regularmente

Realize a conferência periodicamente, para garantir a integridade do fundo de caixa. Isso pode ser feito de maneira aleatória, no final de cada mês, e por ocasião da realização do balanço patrimonial.

Como reduzir os riscos na gestão do fundo de caixa? 

Para reduzir ou até mesmo evitar riscos no fundo de caixa é essencial fazer as conferências periódicas, conforme citamos anteriormente. Dessa forma, é possível detectar eventuais fraudes e reverter situações, como desfalques.

Além disso, é importante revisar as políticas e procedimentos periodicamente para garantir a adequação e eficácia do fundo de caixa.

Como a tecnologia pode ajudar na gestão do fundo de caixa?

Atualmente, já existem muitas soluções tecnológicas que automatizam o controle das finanças da empresa. Exemplo disso, é o SAP Concur, uma referência na área por facilitar o registro das transações, a geração de relatórios e a gestão de despesas corporativas, tal como o controle e compliance na gestão de gastos com viagens. 

Com uma solução como as oferecidas pela SAP Concur, a sua gestão aproveita de diferenciais competitivos fundamentais, tais como:

• redução de erros, já que a automação elimina a necessidade de realizar cálculos e registros manuais, reduzindo o risco de erros humanos.
• ganho de tempo, tendo em vista que uma série de tarefas repetitivas são automatizadas, liberando a equipe financeira para se dedicar a atividades mais estratégicas.
• melhora na tomada de decisões, sobretudo por conta da geração automática de relatórios, que fornece informações precisas e em tempo real, permitindo tomada de decisões mais rápidas e assertivas.
• aumento da transparência, já que a automação garante que todos os envolvidos na gestão do fundo tenham acesso às informações relevantes, aumentando a confiabilidade na gestão dos recursos;
• acesso a partir de qualquer local, já que trabalha com sistema de gestão na nuvem.

Como você pôde ver, contar com um fundo de caixa na empresa é importante para ter agilidade no pagamento de pequenas despesas do dia a dia. Sendo assim, caso você esteja implementando ou otimizando a gestão do caixinha, lembre-se de seguir o passo a passo que apresentamos neste conteúdo e adotar um bom sistema, como o que a SAP Concur oferece.

Agora que você sabe sobre o impacto de um bom fundo de caixa nos resultados da sua gestão, aproveite para descobrir como a automação financeira pode alavancar a sua empresa, com nosso material exclusivo sobre o tema: "Cinco maneiras pelas quais a automação financeira pode ajudar sua empresa em crescimento".