Estratégias de redução de custos nas empresas: veja o passo a passo de como implementar

SAP Concur Team | 11-08-2021
  Uma busca incessante dos gestores é por maior economia dentro das operações e processos de negócios, ainda mais em um cenário adverso e de crise, como na pandemia do coronavírus enfrentada pelo Brasil e o mundo desde março de 2020. Então, neste contexto, é importante estabelecer estratégias de redução de custos nas empresas.
Só com essas ações, será possível verificar as oportunidades de economia internamente, além de identificar os potenciais de melhoria dentro dos negócios.
 
No entanto, apesar das estratégias de redução de custos nas empresas serem uma prioridade, 65% dos executivos entrevistados não possuem práticas consolidadas de gestão de gastos, segundo pesquisa da Deloitte. Por isso, neste artigo, elaboramos um guia para desenvolver um programa estratégico de custos. Veja mais a seguir.
 

Quais indícios de que você precisa de estratégias de redução de custos nas empresas?

Obviamente, os custos altos, acima do limite e da política de gastos ou que extrapolam o orçamento são os principais indicativos de que existem problemas internos nos negócios. A partir daí, é preciso fazer uma revisão completa de todos os processos e operações para encontrar onde estão esses excessos e evitá-los.
 
Mas não é só esse aspecto que deve ser levado em consideração para traçar estratégias de economia. Há diversas outras situações que mostram que as empresas precisam desenvolver tais práticas. Conheça algumas:
  • Gastos desnecessários e sem controle;
  • Contratos de serviços de fornecedores acima da média do mercado;
  • Despesas corporativas iniciadas por colaboradores, como gastos de escritório, alimentação, hospedagem, home office, entre outros, muito altas;
  • Contratações de tecnologias que não geram retorno do investimento;
  • Desperdício de materiais.
Com este contexto analisado, os gestores podem descobrir os gargalos e setores que mais impactam os custos e, como consequência, desenhar ações de economia.

Principais estratégias de redução de custos nas empresas

Agora, chegou a hora de apresentar as mais diversas práticas que o seu negócio pode tomar para alcançar a redução de custos, principalmente no que diz respeito às despesas corporativas e à gestão financeira. Vamos a elas:
  • Realizar pesquisa de preços e comparativos;
  • Renegociar contratos e definir parcerias com fornecedores em busca do melhor custo-benefício;
  • Minimizar o uso de papel nos processos internos e de reembolsos;
  • Planejar bem o estoque para evitar altos custos de armazenagem;
  • Ter políticas claras e bem estruturadas de reembolso de despesas;
  • Estabelecer teto de gastos mensais;
  • Conscientizar e engajar toda a equipe em relação às medidas implantadas;
  • Modernizar os equipamentos, dispositivos e infraestrutura de TI;
  • Apostar em softwares e inovações para melhorar a gestão de despesas.
Ao colocar todas essas ações em prática, certamente, será possível conquistar a redução de custos. Mas, além disso, outras vantagens podem ser obtidas. É o que falaremos no próximo tópico.
 

Quais os benefícios das estratégias de redução de custos nas empresas?

Os impactos da redução de custos vão muito além da economia gerada e de um fluxo de caixa mais saudável. As empresas podem usufruir também de:
 
  • Aumento da lucratividade: nem sempre é preciso aumentar as vendas para melhorar a lucratividade do negócio. Com a redução de custos, a empresa consegue apresentar melhores resultados, com a mesma quantidade de operações e profissionais.
  • Maior competitividade: ao produzir a mesma quantidade de produtos ou serviços, gastando menos, a sua empresa passa a ser mais competitiva no disputado mercado atual, se destacando em relação aos concorrentes.
  • Crescimento do negócio: uma estrutura corporativa que roda corretamente, sem custos exagerados e desnecessários, gerando mais lucros, garante a expansão da empresa.
  • Disponibilidade de recursos: promover a economia no negócio gera verbas que podem ser usadas em melhorias internas ou outros investimentos, como treinamento da equipe, renovação de equipamentos tecnológicos, aquisição de ferramentas etc.

6 passos para implementar as estratégias de redução de custos nas empresas

Com tudo que foi exposto até aqui, uma dúvida que os gestores devem ter é como desenvolver um plano eficiente com estratégias de redução de custos. Para ajudar, separamos um passo a passo rápido:

1. Criar um comitê de gestão de custos

Para analisar o cenário atual da empresa, os processos mais dispendiosos, as despesas corporativas que possam extrapolar e todos os custos, é fundamental ter responsáveis por essa avaliação.
 
A criação de um pequeno grupo de profissionais permite analisar em detalhes os relatórios de despesas, de gestão financeira e contabilidade. Assim, é possível liderar a elaboração da gestão estratégica de redução de custos.

2. Revisar os investimentos

Mesmo em momentos de crise e em necessidade de economia, é indispensável a realização de investimentos nas empresas de olho no curto, médio e longo prazo, como por exemplo, no caso de verbas direcionadas para a digitalização de operações e a transformação digital.
Entretanto, apesar da importância desse investimento, é fundamental verificar quais inovações e ferramentas estão sendo contratadas e sua utilização, garantindo que tragam o retorno mais rápido possível.
 

3. Revisar a precificação praticada

O preço dos serviços ou produtos oferecidos é algo que tem tudo a ver com as estratégias de redução de custos nas empresas. Isso porque vale a pena criar novas faixas de preço com condições que sejam atrativas aos clientes. Assim, você sacrifica um pouco a margem de lucro, mas consegue manter as vendas ativas.
 
Ou ainda, após uma análise de mercado e concorrência, pode-se chegar à conclusão de que os seus valores estão abaixo. Em outras palavras, você pode ajustar a sua precificação para cima, gerando maior rentabilidade nas vendas.
Então, no final, o aumento de vendas em ambos os cenários pode colaborar com os objetivos de economia.

4. Determinar os tipos de gastos reembolsáveis dentro do modelo de trabalho

Com os novos modelos de trabalho se solidificando, como o home office e o híbrido, é possível determinar regras bem claras de quais os custos que são reembolsáveis e aplicados a cada tipo de modalidade.
 
Os colaboradores precisam saber até qual valor da conta de energia, internet e telefone será pago no home office, assim como as despesas custeadas no trabalho in loco, seja com material de escritório, alimentação, estacionamento, entre outros.
 
Não esqueça também a inclusão das despesas das visitas e reuniões com clientes e das viagens de negócios. Todos esses gastos precisam estar previstas e ter seu valor máximo estipulado por colaborador, por mês e até por atividade.
 

5. Eliminar gargalos e aumentar a eficiência de processos

Um dos passos mais básicos nas estratégias de redução de custos nas empresas é a supressão de gargalos e problemas operacionais. Com isso, é possível obter muito mais produtividade, eficiência, rapidez e qualidade da equipe na execução das atividades e nas entregas. O que gera maior economia.

6. Contar com tecnologias, automação e nuvem

O último passo no desenho das estratégias de redução de custos é a identificação de todas as tecnologias que podem ajudar a promover economias em grande escala, como soluções de gestão de despesas, automação e nuvem.
O armazenamento em nuvem de documentos, recibos e comprovantes diminui a necessidade de um espaço físico, além da impressão e do risco de perder os papéis. Então, já é um recurso indispensável, sem contar o fácil e rápido acesso a qualquer hora.
 
Já a automação garante o fim das atividades manuais, repetitivas e burocráticas, aumentando a produtividade da equipe e possibilitando o foco em questões mais estratégicas.
 
A ferramenta de gestão de despesas, por sua vez, permite a integração de dados, facilita a comunicação entre os setores, sincroniza diferentes tecnologias, promove relatórios detalhados e, assim, conta com maior visibilidade financeira.

Conheça a SAP Concur

De olho em todo esse contexto, a SAP Concur é a parceira ideal para o seu negócio, já que oferece uma ferramenta altamente tecnológica para a gestão de custos da sua empresa: o SAP Concur Travel & Expense. Com a solução, você tem maior controle das despesas iniciadas pelos colaboradores, com automação de processos, geração de relatórios e integração de dados. O que assegura maior economia e retorno do investimento.