Entenda a prática dos reembolsos flexíveis já

Durante a gestão de viagens corporativas, nem todas as empresas estão em conformidade com reembolsos flexíveis em caso de situações inesperadas. Por isso, é importante entender como esse tipo de situação acontece e quais são as melhores práticas para realizar o repasse dos valores de maneira adequada.

Atualmente, os processos organizacionais desse tipo de ação são estruturados para não haver fraudes que prejudiquem o setor financeiro. O correto é desenvolver uma consolidação das regras do que pode ser reembolsado, do que não pode, qual o limite dos valores e como a prestação de contas deve aparecer. Com normas claras, esse serviço se torna mais tranquilo, garante a governança corporativa e compliance e a atuação na mitigação de fraudes.

Quer entender melhor sobre os reembolsos flexíveis e como eles devem ser feitos? Neste artigo, vamos explicar o conceito da política de reembolso, como funciona e quando ela pode ser flexível. Ao final, abordaremos os diferentes aspectos desse tipo de reembolso, seus benefícios e vantagens. Boa leitura!

O que é uma política de reembolso?

Nas viagens corporativas, realizar a transação de reembolso é uma prática bem comum e se refere ao modo de ressarcir o dinheiro gasto por um colaborador em um deslocamento de negócios. 

Além de ser assegurado por lei, todo o custo gerado pelo viajante deve ser obrigatoriamente reembolsado após a sua chegada, por meio de comprovação de notas fiscais e seguindo as normas do documento mais importantes para esse momento: a política de viagens corporativas.

Como a política de reembolso funciona?

A política de reembolso funciona como um conjunto de diretrizes e regras estabelecidas por uma empresa para definir como serão efetuados os pagamentos aos colaboradores que tiveram gastos durante suas viagens corporativas. 

Quando os funcionários precisam viajar a trabalho, eles podem incorrer em várias despesas, como passagens aéreas, hospedagem, transporte local, refeições, entre outras. 

A política de reembolso visa garantir que essas despesas sejam adequadamente reembolsadas ao funcionário, seguindo critérios e limites previamente estabelecidos pela corporação. Por meio dela, é possível estabelecer:

• despesas elegíveis para o reembolso;
• limites de gastos por categorias;
• procedimentos necessários para a solicitação;
• prazos para o envio de comprovantes;
• procedimento para a aprovação da despesa;
• formas de pagamento que a empresa utiliza.

Quando ela pode ser flexível?

A política de reembolso pode ser flexível em determinadas circunstâncias, dependendo das práticas e necessidades específicas da empresa. A flexibilidade pode ser aplicada para atender a situações excepcionais ou para acomodar necessidades individuais dos colaboradores.

Existem várias situações em que a política de reembolso pode ser flexibilizada. Entre eles, em casos de gastos excepcionais, tais como emergências ou situações inesperadas. Nesses casos, a empresa pode permitir reembolsos além dos limites habituais mediante uma justificativa válida.

Durante as viagens internacionais também é necessário adotar uma política flexível, tendo em vista que os custos podem variar significativamente em comparação com viagens domésticas. Questões econômicas e cambiais, por exemplo, podem afetar diretamente os custos, bem como os limites de reembolso.

Outro caso em que há mais flexibilidade se refere a diferentes níveis e cargos na empresa. Isso significa que é possível estabelecer limites de reembolso mais altos para alguns cargos, dada a natureza de suas responsabilidades e viagens frequentes.

O que são reembolsos flexíveis?

Ter uma boa gestão das viagens corporativas é primordial para alcançar sucesso nesse tipo de atividade. Para isso, contar com os reembolsos flexíveis é uma ótima opção. Eles são um tipo de ressarcimento que podem ser usados em situações que fogem do comum da empresa.

Por exemplo, em uma determinada viagem, que envolveu muito dinheiro, se algum imprevisto acontece, as políticas de viagens corporativas precisam ser cumpridas, obviamente, mas pensando em que ponto podem ser flexibilizadas para que o resultado seja positivo.

A política de reembolso flexível é arriscada?

É compreensível que as empresas, ao pensarem em reembolsos flexíveis, fiquem aflitas em relação a como isso afetará a gestão, principalmente, financeira. Isso porque ao se pensar em flexibilidade, muitas pessoas comparam com desorganização ou, até muitas vezes, com abertura de exceções que lesaram o processo de reembolso corporativo. 

Mas, a verdade é que, aplicar essa prática, é bem mais fácil do que parece e traz benefícios que impactam positivamente a companhia, como:

• melhoria do relacionamento com o colaborador;
• diminuição de fraudes;
• redução de gastos;
• diminuição de processos trabalhistas;
• agilidade na prestação de contas;
• contenção dos erros manuais.

Portanto, vale aprofundar um pouco os seus conhecimentos sobre como criar uma política de reembolso eficaz. Isso vai ajudar a ter mais clareza e também a encontrar o melhor caminho para o seu negócio.

Como criar práticas de reembolso eficazes?

Saber como criar uma política de reembolso é muito importante para melhorar a gestão de viagens corporativas. Existem algumas dicas essenciais para essa tarefa. A seguir, destacamos várias delas. Confira!

Envolva o alto escalão

A disposição para começar a praticar os reembolsos flexíveis deve partir dos gestores que pensam que o melhor para a empresa é sempre a transparência dos processos e a rapidez em mitigar riscos.

Portanto, chame os líderes da sua empresa para mostrar os prós e contras desse tipo de política. Com um bom debate, é possível encontrar a melhor saída para o bom andamento do seu negócio.

Invista em conscientização

Contar com uma boa comunicação também é um ponto importante para ter sucesso com a política de reembolso flexível. Uma dica é reunir a equipe e debater sobre quais eventualidades podem acontecer e em quais delas os reembolsos flexíveis podem entrar como a opção ideal.

Estudar as melhores medidas evita que problemas maiores aconteçam durante os imprevistos e garante maior rapidez na resolução dos acontecimentos. Avaliar caso a caso é uma forma de compreender as despesas de viagens corporativas que estão fora dos limites acordados na política e o porquê delas terem acontecido.

Entenda as necessidades dos colaboradores

O reembolso flexível entra como uma solução para as ocorrências incomuns e evitam que o colaborador seja prejudicado, pois algo não saiu como o planejado e ele precisou extrapolar os custos previamente planejados.

O importante é focar em práticas e normas para que isso não abra brechas para gastos exacerbados sem uma devida explicação e, principalmente, autorização prévia dos gestores de viagens corporativas.

Modernize a sua empresa

Ter uma boa gestão de reembolso vai envolver uma visão aberta a novas práticas para se tornar cada vez mais moderna. A mudança da cultura organizacional entra como prioridade para que estas questões contemporâneas façam parte da rotina institucional.

Além disso, o investimento em novas ferramentas que ajudem a ter um bom controle e práticas bem organizadas nos reembolsos vai trazer mais eficiência. Existem diversas tecnologias que podem ser adotadas, como softwares de gestão, aplicativos para comunicação e outros.

Quais são as vantagens dos reembolsos flexíveis?

Ao optar pelo reembolso flexível nas estratégias da sua empresa, é possível alcançar uma série de vantagens. As principais são destacados, a seguir. Vale a pena continuar a leitura e conferir!

Aumenta a satisfação dos colaboradores

Encontrar maneiras para melhorar o engajamento dos funcionários é fundamental para manter uma boa performance nas viagens corporativas da empresa. Por meio do reembolso flexível, isso é possível.

Essa possibilidade decorre do fato que os funcionários podem escolher as opções que melhor atendam às suas preferências e necessidades individuais durante as viagens. Isso pode incluir optar por voos mais convenientes, hotéis mais confortáveis ou até mesmo estender a estadia para fins de lazer após os compromissos de trabalho.

Eleva a produtividade

Para ter um bom custo-benefício nas viagens corporativas, é válido investir em formas para melhorar a experiência e segurança dos colaboradores. Esse cuidado vai assegurar que eles foquem apenas nas tarefas que precisam para entregar os resultados esperados na empresa.

Nesse sentido, ao permitir que os funcionários personalizem suas viagens, eles podem melhorar seu conforto e bem-estar durante os deslocamentos. Funcionários mais confortáveis e satisfeitos geralmente são mais produtivos durante suas viagens de negócios.

Reduz custos

Para ter eficiência na empresa, é crucial encontrar oportunidades para reduzir as despesas e manter o negócio competitivo. Apesar de não parecer, a opção pelos benefícios podem ajudar nesse quesito.

Com a permissão dada aos funcionários para fazerem buscas conforme as suas preferências, pode ajudar a encontrar melhores tarifas e opções de hospedagem. Consequentemente, a empresa pode se beneficiar de preços mais competitivos.

Além disso, a capacidade de os funcionários ajustarem suas viagens para evitar períodos de pico pode reduzir os custos totais das viagens, favorecendo a economia e gerando melhor controle de despesas.

Otimiza a política de compliance

Outro fator que acaba se relacionando com os reembolsos flexíveis é a otimização da política de compliance empresarial. 

Os gestores que trabalham para deixar a empresa em conformidade e aumentar o relacionamento com os colaboradores, conseguem otimizar esse aspecto. Quando investem na prática ajustável, garantem que o viajante se sinta confortável e protegido até em casos circunstanciais, não somente por um documento, mas também pela conexão com a instituição.

Atrai mais talentos

Proporcionar condições de trabalho adequadas e oferecer benefícios aos colaboradores é uma ótima maneira de atrair e reter profissionais talentosos, que conseguem fazer a diferença no dia a dia do negócio.

Nesse aspecto, incorporar o reembolso flexível vai ajudar a dar mais autonomia aos funcionários na tomada de decisões relacionadas às suas viagens corporativas. Essa liberdade tende a ser muito valorizada, proporcionando uma imagem melhor para a sua empresa.

Reduz a burocracia

Todos os processos burocráticos tendem a atrapalhar a eficiência da sua empresa. Por isso, reduzi-los é essencial para conseguir ter bons resultados no controle e também nas viagens corporativas.

Com um sistema de reembolsos flexíveis bem implementado, todos os processos podem ser simplificados. Em vez de ter que seguir regras rígidas sobre despesas pré-aprovadas, os funcionários contam com a sua confiança para fazer escolhas responsáveis e razoáveis, o que pode economizar tempo e esforço na administração das viagens corporativas.

Facilita a aplicação dos reembolsos flexíveis

Outro ponto forte dos reembolsos flexíveis é que ele se adapta tanto às empresas que possuem um guia de políticas simples quanto aquelas que possuem um documento mais detalhado. 

Nos dois, é possível pensar em quais atitudes serão tomadas para determinar quando os reembolsos flexíveis podem acontecer. Quando esse tipo de pensamento não faz parte da instituição, as políticas extremamente rígidas acabam por atrapalhar todo o processo organizacional e de compensação.

Ajuda a lidar com imprevistos

Como incidentes podem acontecer a qualquer momento, é preciso estar preparado para lidar com eles e assegurar que o colaborador consiga realizar as suas tarefas viajando. Esse cuidado vai certificar que a gestão de viagens corporativas esteja alinhada e consiga atingir os objetivos propostos.

Para suprir as necessidades nesses casos eventuais, é preciso cuidar de diversos aspectos, como a questão financeira, de segurança e também operacional. Uma das soluções para que tudo funcione corretamente é implementar um software de reembolso corporativo com o reembolso flexível.

Usar uma tecnologia para auditar gastos pode ajudá-lo a identificar gargalos antes que eles se tornem problemas de alto custo e garantir uma boa gestão dos reembolsos.

No tópico a seguir, compreenda melhor como essa solução tecnológica é utilizada nas empresas e como ela funciona. Vale entender ainda como a sua empresa lida com a violação de despesas corporativas para adotar melhorias.

Como funciona o SAP Concur Travel & Expense?

Estabelecer e seguir corretamente uma política de reembolso de despesas corporativas é um grande desafio. Entretanto, com a implementação de um software de gestão como o SAP Concur Travel essa missão é mais simples.

O SAP Concur Travel & Expense é um sistema de controle financeiro para empresas e viagens corporativas que pode ajudar o seu negócio a otimizar todo o controle end to end dos deslocamentos empresariais, além de proporcionar uma gestão inteligente. 

Esse sistema de gerenciamento permite toda a organização de uma viagem corporativa, desde a emissão de passagens aéreas até o acompanhamento do itinerário. Além disso, por meio da plataforma, é possível receber todas as notas para reembolsos, fazer validações e controles em tempo real.

Quais são os benefícios de contar com esse sistema?

Contando com recursos inovadores, o SAP Concur Travel & Expense não somente simplifica o processo de reservas e elaboração de roteiros das viagens de negócios, mas também permite calcular custo de viagem, receber os comprovantes de gastos e elaborar relatórios, tudo em uma mesma plataforma.

Há ainda muitas vantagens que podem ser aproveitadas ao implementá-lo em seu negócio, dentre elas estão:

• registro completo das viagens, roteiros e gastos;
• painel consolidado com dados atualizados da viagem;
• conformidade total com as políticas de viagens e despesas da sua organização;
• possibilidade de pesquisar e reservar hotéis, passagens e outros serviços por meio da plataforma;
• integrações inteligentes e simplificadas com diversos sistemas;
• comodidade, flexibilidade e conectividade para utilizar a plataforma de qualquer lugar ou dispositivo;
• acompanhamento dos colaboradores em tempo real;
• escolha de viagens sustentáveis;
• simplificação da digitalização dos recibos e comprovantes de despesas;
• integração como SAP Concur & Expense para gerenciamento completo dos gastos corporativos e auditorias dos pedidos de reembolsos;
• agilidade na aprovação e monitoramento das despesas.

Ao entender como implementar os reembolsos flexíveis na prática, fica mais fácil melhorar a gestão da sua empresa. Nesse sentido, se você está em busca de informações sobre como aumentar a produtividade da equipe, o time de especialistas da SAP Concur está à disposição da sua empresa para esclarecer dúvidas e ajudar no que for necessário.

Você quer saber mais como o SAP Concur Travel & Expense pode ajudar a sua empresa? Acesse agora mesmo e converse com o nosso time!