Entenda como a variação cambial impacta as viagens corporativas

Variação cambial se refere às flutuações nas taxas de câmbio entre duas moedas. Essas variações podem ser causadas por diversos fatores, como mudanças na política econômica, instabilidade geopolítica e alterações nas condições de oferta e demanda. Existem dois tipos principais de variação: a valorização e a desvalorização da moeda.

A valorização ocorre quando uma moeda fica mais forte em relação a outra, já a desvalorização acontece quando ela fica mais fraca em relação a outra. Ambos os tipos de variação cambial podem ter um impacto significativo nas empresas que operam em mercados internacionais ou que dependem de importações, exportações e viagens corporativas.

Para um melhor entendimento sobre o assunto, neste artigo, vamos abordar a importância de as empresas ficarem atentas à variação cambial e de que forma esse evento impacta as viagens corporativas. Também vamos mostrar como calcular as variações, fatores que interferem, como contabilizá-las e fazer reembolsos. Aproveite!

Qual é a importância das empresas estarem atentas à variação cambial?

Conforme comentamos, a variação cambial pode ter um grande impacto nas empresas que se relacionam com mercados internacionais, como importações, exportações e atuam com viagens internacionais. Portanto, é muito importante que as organizações estejam atentas às flutuações cambiais para gerenciar seus riscos financeiros e minimizar impactos negativos em seus negócios.

Acompanhe, nos próximos tópicos, algumas das principais razões pelas quais as empresas precisam estar atentas às variações cambiais!

Preços de importação e exportação

As flutuações podem afetar significativamente os preços de importação e exportação, o que pode impactar a competitividade de uma empresa no mercado internacional, além das vendas de produtos e serviços, já que dependendo da força da moeda local, se tornam mais ou menos atraentes para os compradores. 

Fluxo de caixa

Se uma empresa tem uma grande receita em moeda estrangeira, a sua desvalorização pode reduzir suas receitas em reação à moeda local. Da mesma forma, se uma empresa tem muitas dívidas em moeda estrangeira, a desvalorização pode aumentar o valor de sua dívida em relação à moeda local.

Planejamento financeiro

A variação cambial pode tornar o planejamento financeiro mais difícil para as empresas, uma vez que elas podem não conseguir prever com exatidão suas receitas e custos em moeda local. Isso pode tornar mais difícil para as empresas orçar projetos, fazer investimentos e tomar decisões estratégicas de longo prazo.

De que forma a variação cambial impacta as viagens corporativas?

Além do impacto nos preços de importação e exportação, fluxo de caixa e planejamento financeiro da empresa, a variação cambial pode impactar diretamente as viagens corporativas, especialmente em empresas que realizam viagens internacionais com frequência. Entenda!

Custos de viagem

Se a moeda do país visitado se valoriza em relação à moeda local da empresa, os custos de hospedagem, alimentação e transporte podem aumentar, tornando a viagem mais cara. Além disso, se a empresa precisa comprar moeda estrangeira para pagar por serviços no exterior, a desvalorização da moeda local pode aumentar o custo da viagem.

Orçamento de viagem

Se a moeda estrangeira se valoriza em relação à moeda local, os custos de viagem podem exceder o orçamento planejado, afetando negativamente as finanças da empresa. Da mesma forma, se a moeda estrangeira se desvaloriza, a empresa acaba gastando mais do que o necessário, o que também pode impactar as suas finanças.

Reembolsos de despesas

Se os funcionários da empresa tiverem que pagar por despesas de viagem com suas próprias moedas locais e solicitarem reembolso dos custos posteriormente, a variação cambial pode afetar o valor que eles recebem de volta. Assim como, se a moeda estrangeira se valorizar em relação à moeda local do funcionário, ele pode receber menos do que pagou, o que pode afetar sua motivação e satisfação.

Como calcular a variação cambial?

Para calcular a variação cambial em relação às viagens corporativas internacionais, é necessário considerar o momento da compra das moedas estrangeiras e o momento em que as mesmas são utilizadas durante a viagem. A variação cambial pode impactar tanto a compra das moedas quanto o uso delas no exterior.

Um exemplo simples seria o caso de uma viagem a trabalho para os Estados Unidos. Se a empresa precisar comprar dólares americanos para pagar despesas na viagem, o cálculo da variação cambial pode ser feito da seguinte forma:

• momento da compra — suponha que a empresa comprou US$ 10.000 quando a taxa de câmbio era de R$ 4,50 por dólar. Portanto, o valor gasto em reais seria R$ 45.000;
• momento da utilização — durante a viagem, a empresa gastou US$ 10.000. Se, nesse momento, a taxa de câmbio era de R$ 4,60 por dólar, então o valor gasto em reais foi R$ 46.000;
• cálculo da variação cambial — para calcular a variação cambial, basta comparar o valor gasto em reais na compra dos dólares com o valor gasto em reais na utilização dos dólares;
• no exemplo acima, a variação cambial foi 2,2222%, ou seja, a empresa gastou mais reais na utilização dos dólares do que gastou na compra dos mesmos.

É importante lembrar que a variação cambial pode ser positiva ou negativa, dependendo da direção da variação. No exemplo acima, a variação cambial foi negativa, indicando que a moeda local (real) se desvalorizou em relação à moeda estrangeira (dólar).

Quais são os fatores que tendem a influenciar a variação cambial?

A variação cambial pode ser influenciada por diversos fatores, como a política monetária, a balança comercial, a taxa de juros, a estabilidade política do país, a inflação e o ambiente global de negócios.

Mudanças em qualquer um desses fatores podem afetar a oferta e a demanda de moedas estrangeiras e, consequentemente, impactar a taxa de câmbio. Além disso, eventos inesperados, como desastres naturais, crises políticas e econômicas, também podem ter um impacto significativo na variação cambial.

Como lidar melhor com as variações cambiais?

Para minimizar o impacto da variação cambial nas viagens corporativas, as empresas podem adotar medidas como o uso de cartões de crédito internacionais para evitar taxas de câmbio desfavoráveis, realizar um planejamento de viagem cuidadoso e atualizar regularmente as políticas de viagem da empresa para incluir estratégias de gerenciamento de riscos cambiais.

Como contabilizar a variação cambial para reembolso de despesas?

Para contabilizar corretamente a variação cambial nos reembolsos de despesas de viagens corporativas, é necessário seguir algumas medidas importantes. Em primeiro lugar, é importante estabelecer uma política clara de reembolso, definindo quais despesas serão cobertas e como será feita a conversão das moedas estrangeiras para a moeda local.

É recomendável utilizar uma taxa de câmbio oficial, de preferência, a média entre a taxa de compra e a taxa de venda, para garantir a precisão do cálculo. É importante também registrar todas as despesas em uma única moeda e manter um controle rigoroso das variações cambiais ao longo do tempo. 

Como visto, a variação cambial pode impactar diretamente as viagens corporativas na sua empresa. Vale reforçar que garantir a precisão do cálculo relacionado às flutuações econômicas, é o caminho ideal para evitar problemas sobre a diferença de câmbio entre o momento da compra e o do reembolso.

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