Dicas de gestão financeira: 6 tecnologias para o crescimento inteligente

SAP Concur Team | 26-10-2021
O setor financeiro é uma das principais áreas que deve ser levada em consideração pelas empresas para melhorar seus resultados, já que é responsável por todas as estratégias relacionadas a custos e planejamento orçamentário. Por isso, neste conteúdo especial, vamos abordar dicas de gestão financeira e tecnologias para impulsionar os negócios.
Vale lembrar que, cada vez mais, as empresas buscam aumentar a competitividade para sair na frente da concorrência e se sobressair no seu segmento de atuação. Então, a pergunta que muitas vezes fica no ar: é como conseguir se destacar no mercado?
 
Neste cenário, para um gestor financeiro moderno e antenado, entram diversas questões, principalmente, associadas ao controle de gastos, às finanças corporativas e às necessidades de modernizar e digitalizar as operações, impulsionando a transformação digital e uma gestão voltada para a inovação.
 

Dicas de gestão financeira: importância do uso das tecnologias nas empresas

Essa mudança de pensamento voltada para a vanguarda tecnológica, de olho em digitalização e automatização financeira, é fundamental para otimizar a gestão, gerar maior inteligência na empresa e expandir o negócio. Afinal, o Brasil ficou, em 2020, apenas na 57ª posição no ranking de competitividade com 64 países feito pelo IMD World Competitiveness Center, em uma lista que verifica o ambiente econômico e social do país para gerar inovação e se destacar no cenário global.
 
Ou seja, contar com ferramentas e tecnologias na gestão financeira é indispensável para promover um crescimento inteligente do negócio, seja para expandir para novos mercados, introduzir novos produtos ou ampliar a base de clientes. 
 
No setor industrial, por exemplo, 8 em cada 10 empresas inovaram durante a pandemia do coronavírus como forma de ganhar mais produtividade e competitividade, segundo pesquisa realizada pela Confederação Nacional das Indústrias (CNI). Inclusive, 84% dos CEOs avaliam como importante ou muito importante entender a disrupção tecnológica como oportunidade e não como ameaça, de acordo com estudo “2021 CEO Outlook”, da KPMG.

Principais benefícios das ferramentas tecnológicas na gestão financeira

Como vimos, entre as principais dicas de gestão financeira, está a implementação de soluções tecnológicas nos negócios. Isso porque, na prática, o uso de ferramentas modernas e inovadoras ajuda e muito a administrar e organizar as finanças, o orçamento, os custos e as despesas no curto, médio e longo prazo.
 
São muitas as opções de tecnologias disruptivas que podem ser empregadas na gestão financeira, como por exemplo, automação, big data, análise preditiva, inteligência artificial, entre outras. Com elas, é possível atuar desde o planejamento financeiro até o monitoramento em tempo real das operações de contas a pagar, contas a receber, fluxo de caixa, análise de gastos e reembolso de funcionários.
 
Além disso, de acordo com as análises e relatórios gerados pelas ferramentas, é possível identificar problemas e gargalos financeiros, como gastos desnecessários ou fora da política, e, assim, implementar medidas para melhoria contínua da gestão financeira. Dessa forma, as empresas podem atingir diversos benefícios como:
  • Redução de custos e maior economia;
  • Maior visibilidade de gastos;
  • Controle de despesas mais assertivo;
  • Informações sobre os custos e despesas, gerando insights;
  • Maior facilidade para tomada de decisão confiável e baseada em dados reais da operação.

5 motivos para investir em tecnologias nos processos de gestão financeira e de despesas

Fica claro que a aplicação das tecnologias é uma forma de levar as dicas de gestão financeira para outro nível. Afinal, não adianta apenas pensar em organizar, padronizar e integrar os processos financeiros. Mas vale a pena pegar esse gancho e incluir a automação, por exemplo, para otimizar ainda mais as operações.
 
Uma vez que as atividades financeiras realizadas de forma automática correm menor risco de falhas e de preenchimento errado de informações, evitando retrabalhos. Dessa forma, garante-se maior produtividade da área financeira, com colaboradores podendo atuar de maneira mais estratégica e com olhar mais analítico. Separamos alguns motivos para o CFO moderno investir em tecnologias na gestão de despesas e no aplicativo para controle financeiro.

1. Ineficiência dos processos de gestão de despesas

Os processos financeiros demandam muito tempo, dedicação e foco por parte dos colaboradores para serem executados corretamente. Inclusive, 29% das grandes empresas e 60% dos pequenos e médios negócios ainda usam planilhas de Excel ou outros sistemas manuais para monitorar os gastos, de acordo com levantamento do Aberdeen Group.
 
No entanto, para prevenir erros humanos, ganhar mais eficiência e evitar gastar tantas horas na execução dessas atividades, as soluções tecnológicas são as melhores dicas de gestão financeira aqui. Assim, as ferramentas se encarregam de realizar o trabalho mais simples, burocrático e repetitivo.

2. Gestão de riscos

Fazer análises e mapeamento dos riscos financeiros exige muito trabalho e um processo contínuo de acompanhamento por parte de auditores. Afinal, por meio da identificação de tais riscos e vulnerabilidades, é possível identificar gastos fora do orçamento, em não conformidade com a política da empresa e até mesmo descobrir fraudes nas despesas. O que pode ser bastante prejudicial para a marca, gerando perdas financeiras e impacto negativo na imagem.
 
Por isso, a tecnologia se faz necessária aqui também para otimizar esse processo de auditorias e gerenciamento de riscos, garantindo o compliance e a governança corporativa.
 

3. Unificação entre fluxo de caixa e análise de gastos

Muitas empresas perdem oportunidades de otimizar a gestão financeira ao não integrar todas as informações de suas operações. Afinal, é preciso vincular a análise e categorização de custos, com faturas, reembolsos e fluxo de caixa. Assim, é possível ter uma visão mais inteligente e gerar valor para o crescimento do negócio.
 
Ou seja, as empresas de alto crescimento precisam entender o ritmo de entrada e saída de recursos e saber classificar quais são os tipos de despesas realizadas, a fim de tomar melhores decisões de gestão de capital e gastos de forma inteligente.
 
Por exemplo, será que cortar as viagens corporativas é uma decisão que vai realmente promover maior economia, aumentar a lucratividade e trazer maior crescimento? Se a sua empresa depende de vendas presenciais e seu time precisa se deslocar para diferentes cidades para encontrar com clientes, certamente, essa limitação de viagens vai impactar o fechamento de novos negócios, diminuindo o faturamento.

4. Integração entre setores, processos, dados e informações

As dicas de gestão financeira, muitas vezes, envolvem outros departamentos e áreas das organizações. Isso porque todos os setores precisam de aprovação de gastos, prestação de contas e alinhamento de orçamento, junto aos CFOs e gestores financeiros.
 
Por exemplo, para contratar um fornecedor, é preciso consultar o financeiro para avaliar as condições. Para comprar insumos e matérias-primas, também é necessário analisar os valores disponíveis em caixa. Para realizar campanhas de marketing e vendas, os responsáveis devem falar com a equipe financeira para viabilizar a liberação de verba. Para o setor de TI poder adquirir softwares, inovações e ferramentas tecnológicas, mesmo que se tenha comprovado os benefícios e o retorno do investimento, é preciso passar a decisão pelo aval financeiro.
 
Portanto, para possibilitar o conhecimento compartilhado com o setor financeiro, é importante centralizar as informações e processos de todos os departamentos em um sistema integrado de gestão.

5. Geração de relatórios automatizados

Outro ponto relevante das dicas de gestão financeira com tecnologia é o uso das plataformas para apoiar a geração de relatórios. Isso porque imagine só ter painéis, dashboards e relatórios alimentados por dados de forma manual. Seria muito esforço despendido e ainda correndo o risco de erros, não é mesmo?
 
Por isso, aqui também as ferramentas podem auxiliar e muito. Assim, a partir de monitoramento em tempo real, é possível ter relatórios com dados reais, confiáveis e prontos para guiar as decisões dos gestores.
 

Dicas de gestão financeira com 6 tipos de tecnologias

Depois de conhecer todo esse cenário de como as tecnologias podem otimizar a gestão financeira e impulsionar a competitividade das empresas, vamos te trazer as principais soluções e ferramentas que você pode usar.

Cartões corporativos digitais

Para facilitar os pagamentos de colaboradores para despesas de escritórios, almoços, táxis e outros itens, os cartões corporativos digitais surgem como ótima opção, já que muitos não possuem cobrança de taxa de manutenção e anuidade.

Gestão de cobranças

Um sistema desse tipo permite realizar ações de cobrança de clientes inadimplentes de modo rápido e eficiente por meio de automação de processos. Com isso, é possível obter os pagamentos de contas e faturas em atraso, seja por serviços prestados ou mercadorias vendidas. O que ajuda a aumentar a lucratividade.

Emissão de nota fiscal

A emissão de notas fiscais é um processo contábil fundamental para garantir o funcionamento adequado das empresas e o compliance com as legislações. No entanto, essa operação pode ser muito trabalhosa e demorada. Por isso, existem soluções que otimizam esse procedimento.

Sistema de contabilidade

Para agilizar as tarefas de gestão contábil, as ferramentas tecnológicas também são adições valiosas, pois permitem eliminar a necessidade da atualização diária de planilhas. E, por meio delas, as declarações e obrigações contábeis podem ser feitas adequadamente, com maior eficiência e rapidez.

ERP

O ERP (Enterprise Resource Planning, ou sistema de gestão empresarial) ajuda na automação de processos e promove a integração de todos os setores, desde o financeiro, contábil, jurídico e recursos humanos até área de vendas, cadeias de suprimento, logística, produção, entre outros.
 
Com isso, os gestores conseguem ter uma visão mais ampla do negócio, além de gerar maior agilidade e eficiência às rotinas organizacionais. Dessa forma, o sistema colabora para apoiar o crescimento financeiro dos negócios.
O SAP Business One, ERP fornecido pela SAP, traz diversas funcionalidades como:
  • Controle e inventário de estoque;
  • Controle de fornecedores;
  • Gestão de compras;
  • Gestão tributária e apuração de impostos;
  • Gerenciamentos de vendas e clientes;
  • Gestão financeira completa, com emissão de notas fiscais, fluxo de caixa, contas a pagar e a receber;
  • Relatórios;
  • Entre outros.

Gestão de despesas e viagens corporativas

Por fim, é importante destacar também a importância da solução de gestão de despesas realizadas por colaboradores e viagens corporativas, como a SAP Concur. Assim, é possível:
  • Planejar os roteiros de viagens corporativas, com compra de passagens e reservas de hotéis, por exemplo;
  • Facilitar a prestação de contas, com fotos de comprovantes e notas tiradas e enviadas pelo aplicativo de controle financeiro;
  • Agilizar a aprovação das contas e gastos dos colaboradores;
  • Otimizar os processos de reembolsos corporativos, gastando muito menos tempo para o pagamento;
  • Criar relatórios de despesas automáticos;
  • Gerenciar as despesas em qualquer lugar, a qualquer hora e em qualquer momento;
  • Conectar os gastos dos colaboradores com os dados financeiros;
  • Promover melhor controle dos custos e maior visibilidade financeira;
  • Tomar decisões mais inteligentes e baseadas em dados com uma visão macro dos gastos;
  • Simplificar orçamentos, prever gastos com mais precisão e melhorar a negociação com fornecedores;
  • Realizar auditorias e a detecção de fraudes nas despesas indicadas pelos profissionais;
  • Indicar violações de conformidade de política automaticamente.
Por isso, entre as dicas de gestão financeira, o SAP Concur Expense & Travel é uma ferramenta indispensável para ajudar os CFOs modernos no crescimento inteligente do negócio. 
 
Nós damos às empresas o poder de automatizar, conectar e simplificar os processos de despesas e viagens corporativas, melhorar a experiência dos colaboradores na prestação de contas e facilitar a vida dos gestores.