4 dicas para economizar com despesas variáveis em viagens corporativas

As despesas variáveis consistem em gastos que são feitos pelas organizações e seus colaboradores, porém, possuem caráter diversificado. Isso significa que os valores envolvidos e a frequência desses custos podem mudar de acordo com as necessidades da empresa ou outros fatores.

Esse tipo de despesa é muito comum nas viagens corporativas, isso porque nem sempre os deslocamentos ocorrem da mesma maneira, periodicidade ou envolvem os mesmos custos. Afinal, cada viagem possui características específicas e isso inclui o motivo, tempo de hospedagem, tipos de transportes e outros fatores.

Nesse cenário, confira abaixo algumas dicas que podem te ajudar a economizar com despesas variáveis em viagens corporativas e assegurar um bom controle financeiro e orçamentário da sua organização.

 

 

Dentre as principais dicas para economizar com despesas variáveis em viagens corporativas, podemos citar:

 

Embora não seja possível prever exatamente quais serão os valores desse tipo de despesa, é possível entender custos aproximados.

Para tal, é necessário analisar o histórico de gastos da sua operação, mapeando quais são as despesas mais comuns, custos envolvidos, épocas em que determinadas despesas são maiores do que outras e tempo de acomodação.

Quanto mais dados analíticos você tiver para visualizar, com mais facilidade você vai conseguir determinar as despesas variáveis que podem ou não surgir nos relatórios de viagens.

 

Outro ponto importante é ter uma política de viagens e despesas. Muitas organizações não conseguem mapear gastos com exatidão porque suas operações não são padronizadas, ou seja, os próprios colaboradores não seguem uma lógica de custos.

Nesse cenário, defina quais serão as despesas reembolsáveis pela sua organização e estabeleça um teto de gastos para cada uma delas, sempre adequando à realidade da viagem que o colaborador fará, destino e outras especificações.

 

Por meio dos históricos de gastos e a política de despesas, já é possível fazer uma projeção de quais serão as despesas fixas e variáveis envolvidas no deslocamento.

Por sua vez, é preciso ter em mente que, por mais provável que sejam esses dados, eles podem não ser fidedignos à realidade.

Ou seja, utilize essas informações para direcionar o seu planejamento financeiro, porém, não fique refém delas, deixe sempre uma “gordurinha”, afinal, emergências podem acontecer.

 

Por fim, a tecnologia é a melhor maneira de mapear, categorizar, prever e controlar despesas variáveis.

Atualmente, é possível contar com ferramentas que simplificam toda a gestão de informações, facilitando não somente o cotidiano dos colaboradores durante a elaboração dos relatórios, mas também dos próprios gestores no momento de validar esses dados.

 

 

O SAP Concur Expense é um sistema de gestão de despesas robusto e intuitivo, que valoriza a experiência do usuário e se adapta a qualquer dispositivo.

Possuindo um layout personalizável, o SAP Concur Expense se adequa às políticas de gastos da sua organização e auxilia no mapeamento de despesas variáveis e fixas, digitalização dos comprovantes de pagamentos e produção dos relatórios.

Além disso, o SAP Concur Expense permite a auditoria de todos os gastos e possui dashboards completas, que viabilizam o acompanhamento detalhado da operação.

 

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