Despesas operacionais: o que são e qual é a importância de uma boa gestão

Quando se possui uma empresa, é necessário saber identificar quais são as despesas operacionais. Isso, muitas vezes, gera uma confusão quando se trata dos tipos de desembolsos que um negócio tem. Além do mais, para ter boas estratégias, vale a pena investir na gestão financeira, pois ela permitirá uma análise mais profunda sobre os custos, os gastos e os fluxos de caixa e de orçamento.

No entanto, é válido lembrar que as despesas operacionais estão ligadas apenas aos custos com os quais uma empresa arca para ter capacidade de operar, não englobando todos os custos da organização, sejam eles de produção ou gastos financeiros.

Se você quer saber qual a importância de gerenciar as despesas operacionais no seu negócio, continue a leitura e confira nosso post.

O que são despesas operacionais?

As despesas operacionais são os custos que uma empresa tem para garantir o seu bom funcionamento. Elas são distintas das despesas financeiras, que se referem a juros e outros encargos relacionados ao financiamento da empresa. Também se diferem das despesas de investimento, que envolvem a aquisição de ativos de longo prazo.

As despesas operacionais são consideradas parte integrante do processo produtivo ou da prestação de serviços, sendo essenciais para que a organização possa gerar receitas e cumprir suas funções.

Entre os principais exemplos dessa categoria, podemos destacar os salários e encargos sociais ligados ao pagamento da mão de obra, o aluguel, as despesas provenientes da infraestrutura utilizada na empresa e os gastos com matérias-primas e insumos inerentes à produção, além do dispêndio ligado às estratégias de vendas e marketing do empreendimento.

Como organizar as despesas operacionais da empresa?

Quando os gestores da empresa não conseguem identificar os próprios gastos, isso significa que eles não têm uma visão clara da saúde financeira do seu negócio. Com isso em mente, a ideia é que o setor financeiro possa criar estratégias para identificar e padronizar os gastos.

Dessa forma, torna-se mais fácil administrar os lucros e as despesas da empresa, além de conseguir se organizar para possíveis imprevistos. Geralmente, as empresas organizam as despesas operacionais em três grupos:

• despesas comerciais: esse grupo se refere às despesas relacionadas aos processos de vendas e outros itens necessários para que elas aconteçam. Ou seja, os investimentos em marketing e propaganda, transportes e viagens corporativas, festas, brindes e comissões;
• despesas administrativas: esse grupo se refere às operações da empresa, como pagamentos de impostos, luz, água, internet, materiais para o escritório, consultoria, terceirizações, entre outros;
• outras despesas: aqui, são alocados os custos específicos da empresa. São as despesas que não se enquadram em nenhum dos outros dois grupos, como investimentos, pesquisas e demais dispêndios.

Qual a importância de calcular as despesas operacionais?

Quando se faz um estudo das despesas operacionais, a empresa garante o bom funcionamento e a otimização da sua operação financeira, facilitando a compreensão dos seus gastos e custos.

Além do mais, planejar as despesas operacionais é algo fundamental para a organização que deseja controlar seus fluxos, tornando mais fácil os cortes necessários em cada área do negócio, não comprometendo a qualidade dos serviços e dos produtos fornecidos.

Planejar as despesas operacionais garante o conhecimento e a otimização da gestão, pois será possível saber com antecedência a quantia necessária por mês destinada ao funcionamento e a produção da empresa. Veja, a seguir, como fazer isso.

Entenda quais são as suas despesas

O primeiro passo para calcular as despesas operacionais é listar quais são as despesas e quanto cada uma delas custa. Para saber quais são as despesas da sua empresa, é interessante identificar os três grupos que citamos: comerciais, administrativas e outras despesas. Dessa forma, você conseguirá relacionar as despesas operacionais do seu negócio.

Lembre-se de analisar documentos, notas fiscais, recibos, extratos bancários e demais registros ligados ao fluxo financeiro do negócio. Assim, será viável conhecer a totalidade das despesas mensais.

Separe as despesas fixas e variáveis

Como sabemos, os gastos podem ser fixos ou variáveis, e isso deve ser levado em conta na hora de fazer um relatório de despesas, certo?

Portanto, separe os gastos fixos, que são aqueles que não sofrem oscilação em relação à produção. Por exemplo: aluguel, salários, internet, plano de telefone e demais gastos que independem da quantidade produzida.

Depois, separe os gastos variáveis, que são aqueles que variam de acordo com o volume de produção. Por exemplo: comissões, horas extras, consumo de água, consumo de energia etc.

Utilize a tecnologia a seu favor e otimize a gestão financeira

A baixa performance de uma empresa também está ligada ao fato de não haver um sistema de gestão, já que o tempo, muitas vezes, é desperdiçado com informações inverídicas do negócio ao exercer processos manuais. Nesse caso, o prejuízo financeiro se torna realidade.

Falar em processos manuais também é falar dos erros que podem acontecer, já que eles estão suscetíveis a falhas. Nesse caso, é interessante estudar a possibilidade da implementação da tecnologia, com um sistema de gestão integrada que vai otimizar as inúmeras etapas, aumentando a produtividade da organização.

Procure por um sistema que te ajude a alinhar as informações da empresa. Geralmente, elas são: salários a serem pagos, contas a serem pagas, dinheiro a ser recebido, fluxo de caixa, movimentações, entre outros.

Conte com um bom planejamento

Sabendo de todas as despesas com antecedência, a empresa poderá se preparar financeiramente para os gastos que terá. Nesse caso, a ideia de poder realizar cotações e negociar com fornecedores é maravilhosa, não é?

A empresa poderá se organizar para gastar o necessário sem afetar a qualidade do produto e o fornecimento, além de conseguir prever os temidos contratempos e garantir que o negócio permaneça em sua estabilidade financeira.

Como calcular as despesas operacionais?

O cálculo das despesas operacionais envolve a soma de todos os gastos necessários para manter as atividades diárias e regulares da empresa em funcionamento. Para encontrar esse valor, basta seguir alguns passos simples.

Primeiro, é necessário identificar e listar todas as despesas operacionais da empresa. Isso pode ser feito por meio de registros financeiros, extratos bancários, faturas de fornecedores e outras fontes de informação contábil. Depois, basta agrupar essa lista de despesas em categorias apropriadas, conforme o destino do recurso, tais como: despesas com pessoal, despesas com compras, despesas de marketing e demais focos de gasto na corporação.

Após criar esses grandes grupos, é possível entender o total gasto em cada área operacional. Por fim, basta efetuar a soma de todas as despesas operacionais para chegar ao valor para o período de referência. 

Quais problemas podem ser evitados com a análise constante das despesas operacionais?

Fazer o acompanhamento das suas despesas operacionais de maneira constante é crucial para o desenvolvimento do seu negócio. Isso porque essa ação vai ajudar a identificar diversos problemas e a ter mais assertividade na tomada de decisões. Saiba mais abaixo.

Despesas excessivas

Ao fazer uma análise constante das suas despesas, você consegue compreender quais são as áreas que apresentam gargalos. Assim, é possível adotar medidas a fim de assegurar a boa performance da empresa.

Consequentemente, o negócio passa a ter mais eficiência operacional, além de garantir gastos controlados e uma situação financeira favorável para desempenhar as atividades e se destacar no mercado.

Falta de visibilidade

A falta de análise das despesas operacionais pode prejudicar a previsibilidade financeira do seu negócio, causando problemas no planejamento estratégico e no desenvolvimento de ações para evitar crises.

Porém, ao realizar essa avaliação de forma constante, você conseguirá ter mais transparência e uma visão muito clara sobre quais são as possibilidades de melhoria que podem ser implementadas.

Perda de competitividade

O acompanhamento das despesas operacionais vai ajudar a evitar que o seu negócio perca competitividade no mercado. Por exemplo, ao não investir em monitoramento, sua empresa pode gastar demais.

Consequentemente, ela perde eficiência operacional e tem mais dificuldades de manter uma operação de qualidade. Assim, as chances de perder clientes e parcerias importantes são bem elevadas.

Falta de planejamento financeiro

Fazer um bom planejamento financeiro é um ponto importante para manter a empresa competitiva no mercado. Por meio dele, você consegue melhorar a previsão orçamentária e garantir o bom andamento do negócio.

Porém, sem uma análise contínua, pode ser difícil para a empresa fazer um planejamento adequado. A análise constante das despesas fornece informações cruciais para criar projeções financeiras precisas e eficientes. Portanto, vale a pena incorporar na sua empresa a análise das despesas operacionais para melhorar o plano de ação.

Por que contar com a tecnologia?

Usar a tecnologia para fazer a gestão financeira da empresa é fundamental para alcançar bons resultados. Por meio dela, é possível obter diversos diferenciais que vão melhorar a performance do negócio, como:

• automação de tarefas — com o uso da tecnologia, é viável automatizar atividades manuais e repetitivas, o que aumenta a eficiência do negócio;
• aumento da precisão nos dados — contar com dados confiáveis é fundamental para fazer as suas análises. A tecnologia pode ajudar nesse sentido, oferecendo uma visão mais clara e abrangente das despesas operacionais;
• melhora o monitoramento — a tecnologia torna possível monitorar as despesas operacionais em tempo real, o que vai ajudar a identificar rapidamente quaisquer desvios orçamentários ou gastos excessivos;
• oferece mais segurança — as informações financeiras ficam mais seguras e protegidas contra acessos não autorizados. Além disso, é possível implementar mecanismos de controle de acesso para garantir a integridade dos dados;
• possibilita a integração — atualmente, as empresas utilizam diversos sistemas. Por meio de boas soluções, você consegue integrar todos eles, garantindo ainda mais eficiência na análise das despesas operacionais.

Esses são apenas alguns dos motivos pelos quais a tecnologia é importante na hora de controlar os gastos operacionais. No entanto, vale contar com uma solução de qualidade a fim de evitar decepções.

Como funciona o SAP Concur Travel & Expense?

O SAP Concur Travel & Expense é um sistema de controle financeiro para empresas e viagens corporativas que pode ajudar o seu negócio a otimizar todo o controle end to end dos deslocamentos empresariais e a ter uma gestão inteligente.

Contando com recursos inovadores, o SAP Concur Travel & Expense não somente simplifica o processo de reservas e a elaboração de roteiros das viagens de negócios, mas também permite calcular custos de viagem, receber os comprovantes de gastos e elaborar relatórios, tudo por uma mesma plataforma.

Os principais benefícios desse sistema são:

• registro completo das viagens, roteiros e gastos;
• painel consolidado com dados atualizados da viagem;
• conformidade total com as políticas de viagens e despesas da sua organização;
• possibilidade de pesquisar e reservar hotéis, passagens e outros serviços por meio da plataforma;
• integrações inteligentes e simplificadas com diversos sistemas;
• comodidade, flexibilidade e conectividade para utilizar a plataforma de qualquer lugar ou dispositivo;
• acompanhamento dos colaboradores em tempo real;
• escolha de viagens sustentáveis;
• digitalização dos recibos e comprovantes de despesas de forma simples;
• integração com o SAP Concur Expense para gerenciamento completo dos gastos corporativos e auditorias dos pedidos de reembolsos;
• simplicidade na aprovação e no monitoramento das despesas.

Agora que você já conhece a importância de fazer o cálculo de despesas operacionais e como a tecnologia pode ajudar, será mais fácil controlar esse fator em seu negócio. Além disso, ao contar com a tecnologia, como a disponibilizada pela SAP Concur, torna-se possível otimizar os resultados e a gestão de despesas.

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