Veja como aplicar Data Driven na gestão de viagens corporativas

Toda empresa deseja tomar as melhores decisões possíveis, de modo a aumentar o seu faturamento, a sua fatia no mercado e o nível de satisfação dos clientes. A cultura Data Driven surge como uma vantagem competitiva para que as organizações possam extrair conhecimento relevante e transformar positivamente suas rotinas.

Essa abordagem enfatiza a coleta, a análise e o cruzamento de dados digitais para gerar informações para a empresa. Esse trabalho envolve o uso de tecnologias e profissionais capacitados, de modo a implementar soluções que sejam utilizadas por um número maior de colaboradores posteriormente.

Neste post, vamos mostrar o que é a cultura Data Driven, os benefícios dessa abordagem e os meios de colocá-la em prática na empresa. Boa leitura!

O que é Data Driven?

O Data Driven não é uma tecnologia, mas um conceito. A tradução para o português seria algo como "orientado a dados" e explica bem o caráter dessa abordagem.

Por meio do Data Driven, a empresa reorganiza seus processos para que a tomada de decisões seja baseada em informações sólidas. Sai o achismo e entra o embasamento proveniente do trabalho de gestão com os dados.

Isso vale para todos os setores e objetivos: melhoria das políticas de compliance, gestão de viagens corporativas, otimização das contratações da empresa etc. Todos esses fatores podem ser otimizados com ferramentas de análise de dados.

Como surgiu?

A abordagem Data Driven surgiu com a ascensão da ciência de dados e dos profissionais que passaram a analisar informações digitais para extrair conhecimento relevante de negócio.

Há alguns anos, a frase "Os dados são o novo petróleo" se tornou popular, já que a internet e o histórico digital das empresas são uma fonte inesgotável de informações.

Como funciona a cultura Data Driven?

No mundo corporativo, os profissionais utilizam softwares de tecnologias como o Big Data, a Inteligência Artificial e o Machine Learning para obter insights e traçar padrões a partir da coleta, cruzamento e interpretação de dados no mercado.

Há dados estruturados e não estruturados: os primeiros tendem a ser quantitativos e consolidados, enquanto os segundos são qualitativos e flexíveis. De qualquer modo, ambos são fonte de informações para qualquer negócio.

Nesse sentido, uma empresa Data Driven é aquela que abraça a cultura da tomada de decisão baseada em dados. Quando qualquer pessoa abre um navegador na internet, por exemplo, ela já está gerando dados: cabe às organizações mapear os seus arquivos digitais e fontes públicas na rede para encontrar informações úteis.

Quais os benefícios?

Alguns dos benefícios do trabalho orientado por dados são:

• transformação de dados, estruturados ou não, em conhecimento útil de negócio. Por meio da análise realizada por profissionais, é possível traçar padrões relacionados à gestão de viagens;
• oportunidade de capacitar os profissionais, para que mais pessoas possam realizar um trabalho aprofundado com dados;
• renovação da infraestrutura digital da empresa, com a adoção de novos softwares;
• criação de um banco de dados, o que facilita a consulta posterior;
• maior familiaridade com tecnologias como a Inteligência Artificial, que também opera por meio da coleta e análise de dados;
• entre outros.

Como aplicar o Data Driven na gestão de viagens corporativas?

Para aplicar o Data Driven nessa área, será preciso ter acesso a tecnologias e, de preferência, a colaboradores com conhecimento de TI que tenham treinamento em análise e/ou ciência de dados.

Também é possível terceirizar essa função para parceiros externos ou adotar uma plataforma dedicada à gestão de despesas.

Agora, é importante entender as etapas para que uma empresa se torne Data Driven. Veja a seguir.

Coleta de dados

Em primeiro lugar, é preciso centralizar todas as informações relacionadas às viagens corporativas em um sistema especializado ou em um ERP.

Algumas informações que devem ser armazenadas são: dados das reservas feitas, itinerários completados, despesas médias, tempo médio de permanência dos colaboradores, entre outras. Com o tempo, a empresa construirá uma base de informações robusta.

Uso de ferramentas de gestão

Não há análise de dados sem ferramentas propícias para isso. Além de um ERP, a empresa pode conversar com desenvolvedores para elaborar soluções especializadas e adaptadas às necessidades do negócio.

Um exemplo de ferramenta útil é o sistema de reservas on-line, bem como soluções de gestão de despesas, para automatizar procedimentos e produzir relatórios facilmente.

Tomada de decisão com base em dados

Os dados não servem apenas para a visualização, mas também para proporcionar conhecimento útil para o negócio. Quando a empresa analisa o seu histórico digital e descobre que em alguns meses as despesas com viagens foram muito mais altas que o normal, ela estabelece um padrão e pode tomar medidas cabíveis.

A cultura Data Driven é importante não apenas pela introdução de tecnologias, mas também para a transformação cultural: a tomada de decisão baseada em conhecimento técnico se torna o paradigma do negócio.

Análise dos dados

Recorra aos relatórios gerados pela tecnologia escolhida para acompanhar os gastos das viagens, identificar tendências de despesas e outros insights para melhorar os processos.

Do mesmo modo, a análise identificará os colaboradores que gastam menos, as viagens que geraram mais retornos, os resultados do reembolso de despesas, entre outras constatações.

Monitoramento contínuo

O trabalho com dados deve se tornar um pilar dentro da empresa, principalmente se ela investe em tecnologias próprias para isso. O monitoramento deve ser contínuo, sempre orientado para a geração de novos insights.

Transformações na cultura

Não é exagero dizer que o mundo corporativo se tornou outro após o surgimento do trabalho com dados. Hoje, deixar de utilizá-los é um risco muito alto, já que a empresa perde a oportunidade de explorar uma vantagem competitiva.

Por isso, a tomada de decisão baseada em dados deve ser assimilada por toda a cultura organizacional. Com o tempo e com treinamentos de qualidade, todas as equipes poderão se familiarizar com esse novo paradigma.

Feedback dos colaboradores

Não é preciso ser um programador com altíssimo conhecimento para trabalhar com dados. O marketing é um exemplo de área que fornece soluções para profissionais com um conhecimento mínimo em tecnologia. Uma das soluções nesse sentido é o Google Analytics.

Da mesma forma, qualquer empresa pode ter uma equipe ampla trabalhando com dados, independentemente do nível de conhecimento de cada um. É por isso que é importante ter uma plataforma intuitiva de gestão de viagens, adaptada às necessidades da empresa.

Com o tempo, o próprio feedback dos colaboradores otimizará o trabalho da companhia com os dados. Afinal, todos vão adquirir experiência para gerar resultados ainda melhores em um contexto de Data Driven.

O que define a qualidade dos dados?

Os dados de qualidade, que podem se transformar em conhecimento relevante para o negócio, têm uma maior precisão de registro. É possível verificar a autenticidade deles, a data e o período de coleta, a fonte que os produziu, entre outras características que os destacam dos demais.

Para ter certeza da precisão, é preciso realizar testes, análises e auditorias. Outra característica dos dados de qualidade é a integridade, uma vez que eles costumam ser mais coesos. Outro critério para ter em mente é a relevância. Uma pergunta que pode ser feita é: essa informação acrescenta algo ao meu negócio?

Entendida a abordagem Data Driven, seus benefícios e como implementá-la na empresa, ficou mais fácil compreender por que ela tem se tornado um paradigma em negócios de diversos segmentos. Inclusive, a estratégia baseada em dados é imprescindível para uma boa implementação de uma política de compliance nas empresas.

Aproveite a visita ao blog para conhecer as melhores formas de gerar relatórios e dominar seus dados de viagem!