Controle de despesas: como prevenir e detectar fraudes nos gastos corporativos

As fraudes nos gastos corporativos estão entre as principais preocupações das organizações, isso porque afetam diretamente o controle de despesas e, muitas vezes, causam prejuízos preocupantes, inclusive nos momentos de crises e instabilidades, em que cada ação conta para manter a empresa operando. Para se ter uma ideia, de acordo com um levantamento realizado pela Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), as fraudes já causaram uma perda de US$ 3 bilhões para diferentes negócios. Além disso, a pesquisa nos revela também que 86% dos golpes envolvem alterações nas demonstrações financeiras. Nesse cenário, as empresas precisam encontrar novas maneiras de garantirem a proteção de dados e, principalmente, um fluxo transparente de informações, capaz de minimizar os riscos de adulterações. Para te auxiliar nesse processo, elaboramos um conteúdo completo, confira.

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Como identificar e prevenir fraudes?

Para identificar possíveis discordâncias e prevenir fraudes nos gastos corporativas, algumas medidas são primordiais, tais como:

Identificar as principais tendências de fraudes do mercado

O primeiro passo é detectar as tendências do mercado e os facilitadores comuns de outras instituições. Para tal, é preciso analisar o comportamento do setor e como essas empresas respondem às situações de riscos. Ou seja, momentos de crises financeiras ou econômicas, por exemplo, podem acentuar os riscos de contrafações. Como também, processos muito longos, descentralização de dados ou outros problemas operacionais abrem brechas para possíveis falsificações. 

Descobrir os riscos de fraudes da sua organização

Outro fator essencial é a descoberta dos pontos de fragilidade da organização, como determinados setores (financeiros, geralmente), regiões, cargos ou, até mesmo, sedes. Essas informações vão variar de acordo com o tipo de empresa, número de funcionários e padronização dos processos. Por isso, essa delimitação de riscos deve ser realizada juntamente com uma revisão completa dos fluxos internos e parametrização desses procedimentos.

Alinhar políticas e diretrizes internas

Em seguida, é momento de elaborar um planejamento que contemple todas as mudanças necessárias nas políticas internas para melhor administração da empresa, reembolsos e controle de despesas. Para tal, alinhe essas diretrizes com os colaboradores de maneira clara e efetiva, seja por meio de reuniões, memorandos ou outro tipo de comunicação. Além disso, uma dica é sempre deixar um responsável em cada área, auxiliando na centralização dessas dados e mitigando as chances de falhas, erros ou alterações propositais.

Investir em tecnologia para melhor controle de despesas e indicadores

Após a implementação dessas normas, é necessário monitorar a execução dos fluxos planejados. É importante delimitar indicadores-chave, como os balanços financeiros, comparadores de serviços e automatização.Adotar ferramentas tecnológicas é a melhor forma de garantir um controle de despesas efetivo e o acompanhamento das métricas corretas. 

Além disso, por meio da plataforma adequada para o seu negócio, é possível acessar relatórios completos e detalhados, que permitem uma visão geral da empresa e da atuação dos colaboradores.

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Conte com o SAP Concur Expense

O SAP Concur Expense é um sistema de gerenciamento de gastos efetivo. Por sua vez, a ferramenta viabiliza monitoramento de dados em tempo real e emite diagnósticos minuciosos com essas informações financeiras. A plataforma de controle de despesas também possui um design intuitivo e responsivo, se adequando às políticas internas da organização, suas responsabilidades legais e otimizando totalmente os processos, de modo a minimizar possíveis fraudes. 

Possui alguma dúvida? Entre em contato com a SAP Concur e conte com o apoio do nosso time!