5 razões para usar um aplicativo na hora de controlar gastos de viagem

SAP Concur Team | 01-11-2022
Em viagens corporativas, a ação de controlar gastos de viagem é uma das mais importantes na gestão. Isso porque um deslocamento empresarial conta com uma série de custos que, se não forem gerenciados adequadamente, podem acarretar prejuízos financeiros para a instituição.
 
Cada vez mais usa-se softwares para a análise financeira, pois essa tecnologia contribui para a automação de atividades que antes eram feitas manualmente e detinham mais erros. Gastos como hospedagem, alimentação e transporte precisam estar definidos detalhadamente em um projeto de gerenciamento de custos. Despesas como multas e perdas de objetos fogem do objetivo principal da viagem e, portanto, não são passíveis de reembolso.
 
Outro ponto imprescindível nos negócios que realizam com frequência reembolsos é a implementação de uma política de viagens corporativas. Dessa forma, é possível gerir os custos com maior eficiência e diminuir o índice de falhas, bem como reduzir, também, os gastos exacerbados. Assim como um guia que fornece todas as informações aos colaboradores, o relatório de despesas também se torna crucial para a boa administração financeira. Nele, todos os gastos serão reportados, junto das notas fiscais, evitando, assim, a perda de comprovantes ou custos exorbitantes.
 
A solução que promete e cumpre agilidade nos processos é o aplicativo para controlar gastos de viagem. Um dos benefícios mais importantes é a economia atrelada à segurança. No blog de hoje, saiba mais sobre esse monitoramento nas jornadas corporativas.
 

Aplicativo na hora de controlar gastos de viagem determina o futuro da corporação

O uso de IA para controlar gastos de viagem pode determinar o avanço da sua empresa frente ao mercado competitivo. As estimativas para crescimento desse segmento são grandes. De acordo com dados do Gartner, os gastos com sistemas de inteligência artificial podem chegar a US$ 62 bi em 2022, isso representa um aumento de 21,3% se comparado a 2021.
 
Segundo dados da Pegasystems, a crise sanitária fez com que 76% dos negócios aumentassem os investimentos em automação inteligente. Além disso, 51% das empresas investiriam mais em ferramentas de IA.
 
O aplicativo para controlar gastos de viagem mapeia toda a sua operação e identifica riscos com mais facilidade, sejam eles gastos exacerbados, erros operacionais ou solicitações de reembolsos que não estejam de acordo com as suas políticas internas, por exemplo. Tudo isso ajuda, também, na redução de falhas, pois a automatização gera uma padronização nos fluxos de atividades.
 
Com informações que podem ser acessadas a qualquer momento, a tomada de decisões se torna mais assertiva, bem como o planejamento futuro. Dessa forma, os gestores podem se embasar em dados atualizados para planos a longo prazo da empresa e a gestão ganha visão holística financeira e ainda pode analisar os custos em diferentes tipos de categorias, promovendo insights.
 
O negócio ganha muito mais automação, rapidez e eficiência em todo o processo de prestação de contas e reembolsos. Mas, não é só isso. No tópico abaixo, falaremos, em detalhes, sobre mais razões para adquirir um aplicativo para controlar gastos de viagem. Acompanhe!
 

5 razões para usar um aplicativo na hora de controlar gastos de viagem

Controlar gastos de viagem se torna mais fácil com o uso de ferramentas como as da SAP Concur. Ao realizar um deslocamento, é necessário compreender como funciona um software de reembolso corporativo e a praticidade e outras vantagens que a utilização do mesmo oferece.
 
O primeiro fator de entendimento é de que a gestão de viagem não precisa ser feita, somente, de modo presencial, na empresa. Por meio do aplicativo, a obtenção de notas fiscais, reembolsos e outras atividades podem ser feitas de maneira rápida.
 
Para o colaborador, a facilidade de tirar fotos dos recibos na hora, com seu próprio celular, evita a perda ou desgaste dos mesmos e garante que o ressarcimento seja feito de forma eficiente.
 
Separamos, abaixo, mais motivos para que você implemente a ideia de um aplicativo para controlar gastos de viagem em sua organização. Acompanhe:

1- Segurança

Um dos principais motivos para a obtenção de um software de gestão corporativa é a segurança de administrar o financeiro dos deslocamentos. É claro que um aplicativo para controlar gastos ajuda na proteção dos dados pois traz consigo diversas etapas de segurança nos processos. Roubos e sequestros de dados são um dos maiores problemas empresariais e ninguém deseja o constrangimento de vazar dados de clientes e colaboradores.
 
Uma pesquisa da FortiGuard Labs revelou que o Brasil sofreu 31,5 bilhões de tentativas de ataques cibernéticos a empresas no primeiro semestre de 2022. O aumento foi de 94% em comparação a 2021, no mesmo período.
 
A má reputação de ter os dados roubados prejudica a imagem da empresa frente à concorrência, pois os consumidores pensarão mais de uma vez antes de fornecer seus dados para uma empresa que não assume uma postura ética quanto à proteção de dados. Além disso, a perda de fornecedores e parceiros também acontece porque a organização não se precaveu com softwares realmente seguros.

2- Facilidade

A burocracia da maioria das políticas de reembolso engessa o processo financeiro até passar por todos os responsáveis da área. A demora para o ressarcimento causa prejuízos internos e também constrange os colaboradores. O uso de uma ferramenta tecnológica assegura que todo o fluxo de prestação de contas seja realizado rapidamente, bem como o processo do próprio viajante durante a viagem: com o aplicativo, é fácil lançar a nota fiscal para reembolso.

3- Rapidez

A rapidez é um benefício de controlar gastos de viagem, pois evita a perda de horas utilizando uma planilha de custos manualmente. Isso diminui drasticamente a chance de erros. A ferramenta funciona da seguinte forma: o colaborador registra a nota fiscal por meio de foto, o custo será lançado e a área financeira já poderá iniciar o processo de reembolso, sendo a revisão e aprovação da despesa feita pelo próprio software.

4- Mobilidade

Antigamente, usar todo o potencial da empresa fora da sede era praticamente impossível. Por isso, um aplicativo para controlar gastos de viagem garante acesso em tempo real aos lançamentos, a qualquer hora, porque o sistema é em nuvem.

5- Redução de gastos

Com um software, é possível eliminar custos desnecessários, principalmente, com materiais de escritório. Todo o ambiente virtual é pensado para a agilidade de informações e digitalização de documentos.
 
Todos os motivos mencionados anteriormente também ajudam a otimizar a gestão financeira, já que é possível ter maior controle e visibilidade das despesas, evitar gastos fora da política, minimizar o risco de fraudes, alcançar maior previsibilidade de despesas, obter relatórios atualizados, entre outros detalhes.
 
Agora que você está convencido da importância dos aplicativos para controle de gastos de viagem, deve estar se perguntando qual o melhor, não é mesmo? A resposta é simples: a ferramenta da SAP Concur!
 
O aplicativo móvel da SAP Concur é uma ferramenta simples e segura que permite gerenciar despesas, viagens e faturas diretamente no seu smartphone e possui recursos para Android e iOS. Assim, você tem todas as funcionalidades do software diretamente na palma da mão. Com o nosso aplicativo, é possível fazer reservas e gerenciar viagens, tirar fotos de comprovantes e transformá-los em entradas de despesas, criar e enviar relatórios de despesas, aprovar faturas.
 

Conheça o SAP Concur Travel & Expense!

O SAP Concur Travel & Expense é um sistema de controle financeiro para empresas e viagens corporativas que pode ajudar o seu negócio a otimizar todo o controle end to end dos deslocamentos empresariais e a ter uma gestão inteligente.
 
Contando com recursos inovadores, o SAP Concur Travel & Expense não somente simplifica o processo de reservas e elaboração de roteiros das viagens de negócios, mas também permite calcular custo de viagem, receber os comprovantes de gastos e elaborar relatórios tudo por uma mesma plataforma.
 
Dentre os principais benefícios do SAP Concur Travel estão:
 
  • Registro completo das viagens, roteiros e gastos;
  • Painel consolidado com dados atualizados da viagem;
  • Conformidade total com as políticas de viagens e despesas da sua organização;
  • Possibilidade de pesquisar e reservar hotéis, passagens e outros serviços por meio da plataforma;
  • Integrações inteligentes e simplificadas com diversos sistemas;
  • Comodidade, flexibilidade e conectividade para utilizar a plataforma de qualquer lugar ou dispositivo;
  • Acompanhamento dos colaboradores em tempo real;
  • Permite a escolha de viagens sustentáveis;
  • Simplifica a digitalização dos recibos e comprovantes de despesas;
  • Permite a integração como SAP Concur Expense para gerenciamento completo dos gastos corporativos e auditorias dos pedidos de reembolsos;
  • Simplifica a aprovação e monitoramento das despesas.
 
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