Contas a pagar: aprenda a realizar uma gestão eficiente em 6 passos

SAP Concur Team | 18-11-2022
Com certeza você já ouviu esses dados em algum lugar, de acordo com o SEBRAE, 24% dos novos negócios no Brasil fecham as portas antes de completarem 2 anos. Se ampliarmos esse período para 5 anos, a porcentagem de negócios que acabam, aumenta para 50%.
 
Podem parecer dados clichês e muito repetidos, mas representam uma realidade extremamente comum em nosso país. Um dos principais motivos para esse número ser tão elevado é a falta de controle financeiro das empresas e não conseguir realizar uma boa gestão de contas a pagar.
 
Para agravar a situação, passamos por 2 anos de pandemia, onde batemos recordes de negócios fechando.
 
Por isso, é essencial que sua empresa invista em soluções para estar preparada e controlar todos os seus gastos e recebimentos. Dessa forma, garantindo que as contas sejam pagas em dia, evitando a aplicação de juros, multas e outras penalizações.
 
Uma boa saúde financeira permite que sua organização cresça e se desenvolva com segurança, permitindo que melhores resultados sejam alcançados e mais sucesso sua empresa tenha.
 
É com esse objetivo que preparamos este guia, com informações relevantes e essenciais para realizar uma boa gestão de contas a pagar na sua empresa. Neste artigo você irá encontrar como fazer o controle das contas a pagar, 6 dicas para ter uma boa gestão de contas e muitas outras informações.
 

Qual a importância da gestão de contas a pagar?

Realizar uma boa gestão de contas a pagar é extremamente importante para o controle financeiro da sua empresa. Todo o dinheiro que entrar ou sair da sua empresa deve ser acompanhado para que o setor financeiro consiga realizar a gestão corretamente.
 
Isso implica em obrigações muito além de pagar contas, para que a saúde financeira esteja saudável, é necessário fazer um controle de estoque eficiente, evitando desperdício ou a falta de itens essenciais; pagamento de contas no dia correto, para evitar atrasos, multas e juros; controle de todo o dinheiro que entra no caixa, etc.
 
Outro benefício da gestão de contas a pagar é a possibilidade de negociar com fornecedores, procurando sempre os melhores preços e condições de pagamento, sem abrir mão da qualidade do produto ou serviço que será entregue para o cliente.
 
Além disso, o controle correto das contas a pagar ajuda a evitar fraudes e pagamentos indevidos, já que sua equipe terá um controle maior de todos os gastos.

Como fazer o controle das contas a pagar?

Agora que você já sabe a importância de realizar um bom controle das contas a pagar, vamos entender como fazer o controle das contas a pagar da sua empresa de maneira eficiente.

Tenha todas as movimentações registradas

A primeira atividade que deve ser realizada pela equipe responsável é o registro de todas as movimentações financeiras que são feitas na empresa, seja o pagamento efetuado pelos clientes ou o pagamento de contas e para colaboradores.
 
Tudo isso deve ser registrado não importando o valor, tudo isso é essencial para o controle de fluxo de caixa, ciclo operacional e financeiro e controle de estoque.

Faça a prevenção das contas a pagar

Com tudo registrado é possível realizar a análise de todos os gastos e fazer uma prevenção das contas que devem ser pagas. Isso garante que sua saúde financeira esteja adequada e permite que sua empresa tenha um capital de giro.
 
Ou seja, garantir que sua empresa consiga investir em tecnologias, contratar novos colaboradores, aumentar sua capacidade de produção, melhorar o espaço físico, etc.
 
Além disso, a prevenção de contas consegue determinar aquelas que são mais importantes de serem pagas, evitando que sua organização contraia dívidas e precise pagar juros, multas ou outros tipos de penalização.

Controle os pagamentos

Como os pagamentos já estão registrados, agora é o momento da equipe responsável controlar para que eles sejam realizados no dia correto.
 
Também é fundamental ter um controle para assegurar que o valor em questão tenha sido enviado para o beneficiário certo. Afinal, muitas empresas podem acabar perdendo muito dinheiro ou precisando entrar com ações na instituição financeira ao fazer transferências para as pessoas erradas.

Analise o fluxo de pagamentos

Realizar a análise de fluxo de pagamentos é uma tarefa muito importante, essa atividade consiste em verificar e analisar o total de pagamentos que foram realizados, as contas que ainda estão pendentes para serem pagas, os pagamentos atrasados e o valor de multas e juros que serão cobrados devido a contas vencidas.
 
Esse acompanhamento garante que você saiba exatamente o que está devendo e o que ainda precisa ser pago, permitindo que as melhores decisões sejam tomadas, sempre visando uma saúde financeira melhor.

Acompanhe o fluxo de caixa

Por último, é extremamente importante fazer o acompanhamento do fluxo de caixa. O fluxo de caixa significa o movimento de entrada e saída de capital da empresa. É importante que o setor tenha uma rotina de analisar como anda o fluxo para poder acompanhar os resultados.
 
Às vezes um acompanhamento rápido dessa métrica já mostra que a relação entre contas a pagar e a receber não está saudável. Em casos assim a empresa precisa tomar algumas ações, como negociar datas de pagamentos ou reduzir o intervalo entre entradas e saídas.
 

6 dicas para uma gestão de contas a pagar eficiente

Para complementar ainda mais a sua gestão de contas a pagar, separamos 6 dicas que vão ajudar na hora de tomar as melhores decisões financeiras e fazer um controle de gastos eficiente.

1- Se atente as datas de vencimento

Pode parecer óbvio, mas é extremamente importante se atentar às datas de vencimento das contas. Muitas empresas acabam contraindo dívidas enormes por negligência e falta de planejamento na hora de pagar as contas no período certo.
 
Contas em atraso acumulam juros e multas, que para serem pagas, pode ser necessário a realização de um empréstimo. Tudo isso se acumula e se torna uma dívida enorme para que sua empresa consiga pagar.

2- Acompanhe as entradas

As contas a pagar e o dinheiro a receber devem ser acompanhados juntos. Ao controlar o dinheiro que entrará em caixa será mais fácil definir os dias que os pagamentos devem ser realizados.

3- Padronize as informações

Toda a conta a ser paga precisa ter informações como valor, prazo, forma de pagamento, etc. Quando uma dessas informações não está presente, normalmente alguém da área terá o retrabalho e todo o processo será atrasado (inclusive o próprio pagamento poderá ser feito com atraso).

4- Defina responsabilidades

É muito importante que cada um da equipe que realiza o controle das contas a pagar saiba quais contas estão sob sua responsabilidade. Isso ajuda para que nenhuma conta seja esquecida.

5- Utilize centros de custo

Os centros de custos são as áreas da sua empresa, catalogadas de acordo com o custo que cada uma tem, como setor comercial, administração, marketing, produção. Fazer essa separação fica mais fácil de saber aqueles que estão rendendo mais e menos. Caso seja necessário cortar despesas, essa divisão possibilita cortes mais precisos.

6- Conte com a ajuda da tecnologia

Ficar dependendo de planilhas e atividades manuais pode causar diversos problemas ao longo de todo o processo de gestão de contas a pagar. Por isso, investir em soluções de automação permite que as atividades sejam realizadas mais rapidamente e de maneira mais assertiva.
 

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