Conheça os benefícios de uma solução de gestão de viagens corporativas para o varejo

Empresas em constante crescimento possuem demandas audaciosas. Por isso, diversas corporações têm adotado um sistema de gestão de viagens corporativas que, por sua vez, auxilia na administração de seus custos. De modo geral, essas plataformas são responsáveis pela organização de todos os deslocamentos dos funcionários, atuando no controle end to end. Ou seja, desde a compra de passagem até os reembolsos. 

As viagens de negócios, de acordo com o levantamento da GBTA (Global Business Travel Association), têm um crescimento de 5% ao ano. Além disso, esse mercado movimenta cerca de US$ 1,33 trilhão de dólares. Todo esse investimento exige uma administração assertiva, minimizando os erros ou, até mesmo, desperdícios de recursos.

Confira abaixo quais os principais processos de viagens corporativas e todos os benefícios envolvidos na adoção de um sistema de gestão. 

Processos de viagens corporativas

A organização de uma viagem corporativa abrange uma série de processos. O primeiro passo para administrar um deslocamento é fazer um planejamento prévio. Nessa fase, é importante que o gestor questione a respeito da necessidade da locomoção do funcionário. Ou seja, trata-se de uma reunião urgente? Um cliente crítico? É possível alcançar os resultados que deseja com outra abordagem (como telefonemas e chamadas de vídeo)?

Depois desse alinhamento, é o momento de entender todas as informações do deslocamento. Ou seja, qual é o local da viagem, quem é o funcionário responsável, definição do orçamento disponível e outras informações semelhantes. É fundamental, antes mesmo de colocar todo o planejamento em prática, definir as políticas de viagem da empresa. Basicamente, podem ser caracterizadas como uma série de regras que norteiam as locomoções. Essas normas permitem que todos os colaboradores sigam os mesmos princípios. Como também, garantem redução de custos e melhor controle de gastos.

Por fim, é necessário cotar as passagens aéreas e hospedagens, buscando os serviços que combinem qualidade ao valor atrativo. Cada viagem corporativa necessita do mesmo processo, independente do local ou funcionário responsável. Organizar todos esses deslocamentos manualmente, além de consumir um tempo considerável, ainda pode gerar erros, conflitos de informações ou outros problemas. Por isso, a melhor solução é adotar um sistema de gestão.

Quais os benefícios em adotar um sistema de gestão de viagens corporativas?

O sistema de gestão de viagens corporativas possui uma série de vantagens. Confira abaixo as principais. 

Padronização das políticas da empresa

Um grande benefício da plataforma é a possibilidade de padronização total às políticas da empresa. Ou seja, o sistema pode ser customizado com base nas regras da corporação, seja limites de gastos, reembolsos, modelos de tickets, aprovações ou outros processos. Essa sistemática mantém todos os colaboradores alinhados e evita despesas fora do orçamento da organização. 

Visão clara de todos os processos

Com base na padronização e com o auxílio de um treinamento específico, os colaboradores possuem uma visão mais clara a respeito das metodologias da companhia. Além disso, um sistema de gestão de viagens corporativas possibilita resultados ainda mais assertivos, sejam eles para alinhamento com clientes, vendas, realizações de processos seletivos das equipes externas ou outros motivos. 

Redução de custo

Como citado, por meio da plataforma, é possível eliminar todos os esforços manuais. Isso porque, com o uso do sistema, pode-se organizar todos os deslocamentos de modo end to end, ou seja, desde a compra da passagem até o reembolso do colaborador. Esse cenário viabiliza a redução de custos e ainda diminui os gastos desnecessários, pois contribui com uma administração de despesas mais assertiva. 

Aprovações simplificadas

Outro ponto bastante positivo em relação ao sistema de gestão é o processo de aprovação. Ao invés de utilizar programas de tarefas, e-mails, telefones ou outras formas mais burocráticas, todas as autorizações são feitas pela plataforma. Com isso, os colaboradores envolvidos no deslocamento em questão tem acesso a esses processos, como os gestores e o próprio funcionário.

Layouts otimizados e responsivos

Por fim, o sistema de gestão possui um layout responsivo e otimizado, o que permite abertura da plataforma em qualquer dispositivo com acesso à internet, como celular, tablet, notebook, computador etc. Inclusive, é possível realizar todas as alterações necessárias por meio desses aparelhos, como as aprovações e envio de notas para reembolso. 

Como escolher um sistema de gestão de viagens corporativas?

Para escolher um sistema de gestão de viagens corporativas adequado, é fundamental contar com uma empresa especialista no ramo. Nesse sentido, a SAP Concur Travel é uma ótima opção. Na prática, o sistema possui todas as funcionalidades indispensáveis para a programação completa de suas viagens empresariais. 

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