Conformidade e fraude: O que você não pode ver, pode custar caro!

Atualmente, muitas organizações percebem que suas políticas e processos são "bons o suficiente" porque ainda não tiveram grandes problemas ou que confiam que seus funcionários sejam honestos com os gastos da empresa. No entanto, há muitas coisas a considerar no cenário de hoje. O mundo está mudando e a maneira como os departamentos de finanças estão gerenciando os gastos também precisa evoluir.

Os gastos dos funcionários complicam o gerenciamento de gastos.

Hoje, os funcionários estão gastando mais dinheiro em mais categorias de gastos e usando mais métodos de pagamento do que nunca. Além disso, os fornecedores estão desenvolvendo relacionamentos diretos e pessoais com seus funcionários. Esse comportamento de gastos é o que chamamos de gastos iniciados pelos funcionários, e o fluxo de canais de gastos dos colaboradores cria vários potenciais pontos de riscos por violações acidentais ou intencionais de políticas e fraudes, sem capacidade de capturar gastos em todas as categorias e de todos os fornecedores:

• 37% dos viajantes de negócios tiveram pelo menos uma exclusão em seus relatórios de despesas ou viagens a negócios
• US$ 2.448 foi o valor médio de reembolso solicitado por funcionários que enviam pedidos de reembolso fraudulentos

Além disso, as opções e os métodos de pagamento dos fornecedores de viagem estão em constante expansão:

• O volume de pagamentos móveis dos EUA no valor de US$ 282 bilhões triplicará até 2021
• Valor de US $ 20 bilhões em reservas brutas no Uber em 2016
• Estadias no Airbnb de US$ 77 milhões - mais de 320.000 despesas - pelos usuários finais da SAP Concur em um período recente de dois anos

Despesas e viagens são uma área importante, vulnerável a riscos de fraude e conformidade

A Associação de examinadores certificados de fraudes (Association of Certified Fraud Examiners, ACFE) realiza um estudo a cada dois anos sobre o tema da fraude ocupacional, quando o funcionário é o autor de esquemas fraudulentos de sua organização. O desvio de ativos foi de longe a forma mais comum de fraude ocupacional, embora a mais barata, ocorrendo em mais de 89% dos casos e resultando em uma perda mediana de US$ 114.000.

Alguns exemplos de desvio de ativos incluem funcionários desviando ativos da empresa, falsificando cartões de ponto e preenchendo reivindicações de viagens e despesas. Por outro lado, os esquemas de fraude nas demonstrações financeiras são os mais comuns e os mais dispendiosos, representando 10% dos casos e uma perda média de US$ 800.000.

A ACFE identificou esquemas de fraude de viagens que ocorrem nas organizações hoje, incluindo:

• Diárias rentáveis: A atividade fraudulenta que pode ocorrer, mesmo para o viajante mais ético é, em vez de utilizar o subsídio diário (diárias), o viajante decide lucrar com isso usando uma pequena parte do subsídio e depois embolsando o restante.
• Cumprimento de quilometragem: Sem controles adequados, é difícil validar reivindicações de quilometragem, especialmente se você ainda estiver utilizando um registro manual em vez dos recursos de rastreamento GPS. Isso facilita para que os autores de fraudes atinjam um pouco ou muito.
• Falsificação de despesas: Se tiver uma política que não exija recibo de despesas abaixo de um determinado valor, os funcionários poderão tirar vantagem da empresa. Por exemplo, eles poderiam alocar uma despesa referente ao café da manhã abaixo do valor limite sem um recibo, quando, na verdade, tomavam o café da manhã gratuitamente no hotel.
• Passagens aéreas não utilizadas: A atividade fraudulenta ocorre quando um bilhete é reservado para uma viagem de negócios que foi cancelada ou reagendada; o funcionário reserva e gasta um segundo bilhete, em vez de pagar uma pequena taxa para cancelar ou remarcar o primeiro bilhete. Agora, o funcionário faz uma viagem aérea gratuita à custa da sua organização.
• Reservas de última hora: Quanto mais próxima a data da viagem da compra de um bilhete, mais caro ele é, e os viajantes frequentes saberão que os bilhetes mais caros são mais fáceis de atualizar. O custo do bilhete facilita para um oportunista obter upgrades e recompensas reservando sua viagem de última hora.

Além disso, os esquemas de fraude de despesas difíceis de detectar incluem:

• Obter indenização de duas vezes para o mesmo fim: Isso ocorre quando uma despesa é reivindicada duas vezes. Por exemplo, se dois funcionários jantam juntos e cada um recebe um recibo da fatura total, e ambos reivindicam a refeição inteira em vez da refeição individual.
• Identificação de padrão: Sem um sistema integrado de gerenciamento de gastos, você perde uma enorme oportunidade para os recursos de relatório analisarem e descobrirem padrões de gastos e evitar fraudes difíceis de detectar.
• Esquemas que funcionam em diferentes sistemas financeiros (faturas, despesas, P-card): Os oportunistas continuarão inevitavelmente a encontrar novas maneiras de fraudar um sistema singular; portanto, aprendizados preditivos em vários sistemas o ajudarão a capturar atividades e padrões fraudulentos, seja um esquema de viagens e despesas ou de cartão corporativo, obtendo dados do seu CRM, sistemas de contabilidade e muito mais.

As violações de fraude e conformidade são caras

Com o grande número de regulamentos e normas em todo o mundo, é um desafio para as organizações confiarem nos dados de gastos para garantir a conformidade. Agora é fundamental, mais do que nunca, implementar a tecnologia certa para detectar e evitar riscos relacionados a fraudes e conformidade. Sem os sistemas certos, são necessários muito tempo e recursos para criar e manter a experiência necessária apenas para entender todos os regulamentos e políticas necessárias para criar uma cultura de conformidade.

Não cumprir as regras e regulamentos do governo não é uma opção para nenhuma organização. Além disso, não seguir as regras pode levar a multas, apreensão de propriedades, encarceramento e muito mais.

As principais despesas incorridas pelas organizações incluem:

• 5% das receitas típicas de uma organização que são perdidas devido à fraude
• 89% dos casos de fraude envolvem desvio de ativos, inclusive exageros em pedidos de reembolso
• US$ 114.000 é a perda média com o desvio de ativos

As principais penalidades pelas violações da Lei de Práticas de Corrupção no Exterior (FCPA) incluem:

• US$ 1,78 bilhão por uma empresa multinacional de petróleo
• US$ 965 milhões por uma empresa de telecomunicações sueca
• US$ 850 milhões por uma operadora móvel russa

A perda monetária não é o único risco que a fraude e a não conformidade podem trazer para uma organização. Riscos de reputação e ramificações legais podem ser piores do que perder dinheiro. A ACFE constatou que, nos últimos 10 anos, 16% menos casos de fraude ocupacional foram denunciados à polícia devido ao medo de má publicidade: perda de confiança com o conselho, parceiros e acionistas; e possível precipitação de funcionários.

É essencial implementar medidas de segurança contra fraudes

Quando os funcionários violam acidentalmente as regras, ou pior, cometem fraudes, o custo pode ser substancial e sua organização fica exposta a riscos desnecessários. As organizações com monitoramento/análise proativa de dados reduziram suas perdas em fraudes em 52%.

A SAP Concur pode ajudar a implementar medidas de segurança. Além de oferecer as melhores soluções de despesas e viagens da categoria, podemos ser seu parceiro na prevenção de fraudes e na garantia de conformidade em toda a organização:

• Criar políticas líderes do setor: A SAP Concur conta com décadas de experiência na criação de políticas de despesas para empresas de todos os tamanhos. Nossos especialistas podem ajudar a criar uma única política para sua organização com práticas recomendadas e fluxos de trabalho robustos incorporados.
• Relatório de despesas simplificado: Nossos aplicativos simplificam a alocação de despesas e recebimentos de usuários finais, o que significa relatórios mais rápidos e dados mais precisos desde o início.
• Revelação de gastos ocultos: Podemos fornecer visibilidade total dos gastos com viagens dos funcionários, mesmo que estes não façam a reserva através dos meios aprovados.
• Preparação da auditoria: Nossas ferramentas oferecem uma trilha de auditoria criada automaticamente para cada transação iniciada pelo funcionário.
• Conhecimento de auditoria terceirizado: Nossa equipe de auditoria qualificada proporciona objetividade, suporte em vários idiomas e retorno rápido para análises de relatórios de despesas.

Existem riscos de fraude e conformidade em todas as organizações, de todos os tamanhos, setores e locais.