Como a tecnologia de gestão financeira reduz as despesas com viagens de colaboradores

Organizar viagens corporativas exige das corporações um efetivo controle de gastos. Esse cenário tem feito com que diversas empresas recorram à tecnologia de gestão financeira para redução de despesas. A administração dos custos é fundamental para companhias que desejam se manter competitivas no mercado. Além disso, permite que a organização tenha uma visão mais clara de futuro, estabelecendo com exatidão as metas a curto e longo prazo. 

Adotar sistemas que auxiliam nesse processo fornece uma série de benefícios, como identificação rápida de áreas que necessitam de investimentos, qualifica o orçamento da empresa e contribui para melhores tomadas de decisões.

Nesse sentido, confira abaixo os principais desafios da administração de viagens corporativas e como a tecnologia de gestão financeira pode ajudar na redução de custos. 

Desafios da organização de viagens

A principal dificuldade na organização de viagens corporativas é o processo. De modo geral, os deslocamentos necessitam de uma série de alinhamentos, desde a compra da passagem aérea até o pagamento de reembolsos. Cada aspecto da viagem deve ser muito bem planejado, combinando com eficiência as necessidades da locomoção às especificações do itinerário. 

Além disso, toda empresa deve adotar uma política de viagens, cuja tarefa é bastante desafiadora. Na prática, é caracterizado como diversas normas que visam padronizar os compromissos dos colaboradores, de modo a respeitar o orçamento e processos já esquematizados.

Como a tecnologia de gestão financeira reduz os custos com viagens?

Uma dificuldade envolvida na organização de uma viagem são os custos. Administrar todas as despesas e estabelecer tetos de gastos são alguns dos obstáculos. Nesse cenário, a tecnologia de gestão financeira é uma solução assertiva, que pode controlar com eficiência os recursos da corporação. Veja abaixo algumas aplicações práticas. 

Minimiza os processos

Organizar viagens é sempre um longo processo. Exige um leque robusto de planejamento, pesquisa e investimento. Tradicionalmente, toda essa administração era feita por planilhas, calendários, agendas, blocos, marcadores e outros meios. Entretanto, com a tecnologia de gestão financeira, é possível programar todos os os detalhes da viagem por apenas um programa. Essa opção minimiza consideravelmente os processos, auxiliando também na redução de custo e no aumento da produtividade, visto que elimina grande parte dos trabalhos manuais. 

Facilita a gestão de reembolso

Sem a devida gestão, os reembolsos podem representar uma verdadeira “dor de cabeça” para a corporação. 

Para evitar isso, é essencial alinhar o envio e recebimento de notas, como também os dias de pagamento. Com o auxílio de uma plataforma para administração de despesas, pode-se atender essas demandas com maior eficiência. Além disso, o sistema estrutura o pagamento dos reembolsos, pois facilita os fluxos das notas e as autorizações por parte dos gestores. 

Diminui consideravelmente os erros

As esquematizações manuais abrem diversos espaços para possíveis erros, visto que as atualizações são realizadas por muitas pessoas ao mesmo tempo. Como também, a quantidade de procedimentos facilitam as descentralizações de informações. Por meio da tecnologia de gestão financeira, a empresa concentra todos os dados concernentes em um mesmo sistema, otimizando processos e diminuindo os riscos de falhas. 

Permite informações centralizadas

As informações centralizadas permitem que todos os deslocamentos sejam consultados pelos gestores, equipes ou outros usuários envolvidos. Além disso, o sistema possibilita a execução de todas as validações e autorizações. Essas esquematizações operacionais tendem a facilitar a gestão de despesas, minimizando os custos. 

Qual sistema de gestão adotar?

O SAP Concur Travel oferece todas as simplificações para controle efetivo das despesas em viagens corporativas. Por meio do sistema de gestão, pode-se organizar os deslocamentos end to end (do começo ao fim), facilitando as autorizações e reembolsos. Além disso, a plataforma fornece relatórios completos, garantindo uma visão centralizada dos processos. 

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