Como reduzir despesas na empresa: 7 fatores para levar em consideração na crise

Entender como reduzir despesas na empresa se tornou a missão mais emergente de diferentes gestores organizacionais. O principal motivo são as mudanças significativas que a crise gerada pelo novo Coronavírus desencadeou no mundo corporativo. Isso porque uma das medidas para minimizar os impactos da Covid-19 é o isolamento social, razão pela qual distintas instituições implementaram o trabalho remoto. Além disso, a incidência da instabilidade do mercado afetou o comportamento do consumidor, tanto B2C quanto B2B, realidade que tem desafiado as empresas a reduzirem custos para continuarem competitivas no mercado, diminuírem os efeitos da crise e desenvolverem “mais” com “menos”. Entretanto, o corte orçamentário não pode ser feito de qualquer maneira. Nesse sentido, é fundamental avaliar uma série de fatores para minimizar gastos de modo efetivo, não prejudicar a eficiência operacional e, ainda, conseguir automatizar processos. 

Nesse cenário, há algumas práticas que devem ser levadas em consideração nas análises de como reduzir despesas na empresa. Para o Gartner, esses tópicos fazem parte de um processo chamado “estrutura de decisão”, que precisam auxiliar o gerenciamento corporativo.

Elencamos os 7 principais aspectos abaixo:

1 - Potencial benefício financeiro

A primeira coisa a ser analisada é o benefício financeiro que a redução dessa despesa pode resultar à instituição. Ou seja, é importante entender quais os reais impactos que a implementação dessas iniciativas podem gerar quando o assunto é economia e fluxo de caixa.

2 - Impacto nos negócios

Além disso, pondere quais as consequências desse corte de gastos na eficiência operacional e desenvolvimento das atividades. Como a equipe será afetada? e os resultados em relação a produtividade do time? Esse processo é fundamental para diminuir os riscos de redução de despesas que afetem a produção, como é o caso de minimização de tecnologias que otimizam processos e potencializam a eficiência.

3 - Tempo e prazo

Esse tópico diz respeito ao período necessário para que determinada redução passe a realmente fazer efeito no caixa da empresa. Isso pode ser explicado no contexto em que todos os cortes de gastos levam um tempo para fazer o efeito comercial esperado. Nesse sentido, é válido mensurar as expectativas da empresa em relação ao prazo de retorno (seja mensal, semanal ou anual).

Nesse aspecto, é fundamental considerar maneiras de medir a eficiência da iniciativa por meio dos indicadores financeiros.

4 - Grau de risco organizacional 

No processo de como reduzir despesas na empresa, o grau de risco organizacional está diretamente relacionado à cultura empresarial e a adesão do time interno. Vamos imaginar, por exemplo, que a minimização de custos se encontra na adoção do trabalho remoto definitivo para algumas equipes com o objetivo de minimizar despesas operacionais. Nesse cenário, será que o time está apto para o home office? como o acompanhamento dos funcionários será realizado? quais os resultados esperados? Essas perguntas podem ser usadas para qualquer mudança interna, pois os colaboradores sempre estarão na linha de frente dessas alterações, por isso, é fundamental considerar a adaptação deles aos novos processos.

5 - Grau de risco técnico

O grau técnico está intimamente ligado com a estrutura da empresa, sendo de responsabilidade do time de TI. Elencando o exemplo anterior, será que a organização possuiria tecnologia suficiente para fornecer auxílio aos seus colaboradores no trabalho remoto?

Além disso, é essencial ponderar se a iniciativa afetará os sistemas e a capacidade da prestação de serviços.

6 - Investimento

Quando os gestores pensam em como reduzir despesas na empresa, imaginam que esses processos podem ser feitos a partir de simples cortes, entretanto, nem sempre funciona dessa maneira. Grande parte dessas diminuições são antecipadas por iniciativas de investimentos, como a adoção de tecnologias que potencialize os resultados e, consequentemente, o fluxo de caixa ou mudanças internas. É de suma importância ponderar a aplicação financeira necessária e avaliar os retornos, observando também as intenções da organização com esses procedimentos.

Leia também: Como o sistema de controle de despesas facilita o planejamento financeiro?

7 - Tecnologia

Por fim, é impossível citar aspectos a considerar no momento de reduzir despesas sem falar sobre a tecnologia, pois com as plataformas corretas, é possível visualizar com assertividade os gargalos operacionais e já minimizar gastos com eficiência. Os investimentos em inovação e transformação digital, inclusive, têm crescido consideravelmente e as previsões para os próximos anos são bastante animadoras. 

Para se ter uma ideia, de acordo com o IDC, as estimativas para o mundo oriental é que até 2024 essas aplicações sejam responsáveis por 30% de todos os gastos em TI.

Como reduzir despesas na empresa com o SAP Concur Expense?

O SAP Concur Expense consiste em uma plataforma de gestão de gastos eficiente e inovadora. Na prática, o sistema permite um controle efetivo sobre todas as despesas da empresa e a interligação de distintos setores, até mesmo o departamento fiscal. Uma das principais vantagens do SAP Concur Expense no processo de como reduzir despesas na empresa é a possibilidade de se adequar às políticas internas da organização e viabilizar o acompanhamento em tempo real. Além de toda a mobilidade, a plataforma também emite relatórios completos, que potencializam tomadas de decisões baseadas em dados e minimizam os riscos organizacionais, características tão essenciais nesse momento de instabilidade no mercado.

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