Como realizar o controle de custos e despesas em minha empresa?

SAP Concur Team | 15-09-2020

O controle de custos e despesas ganhou ainda mais relevância com os desdobramentos do coronavírus em que as empresas buscam soluções para obterem a continuidade de seus negócios. Nesse sentido, vale destacar que após o impacto inicial da COVID-19 nas empresas, os números já apresentam certa melhora. Na segunda quinzena de junho, os efeitos negativos eram percebidos por 62,4% das organizações e, no mesmo período de julho, o impacto foi sentido por 37,5% das empresas, de acordo com levantamento do IBGE. Por isso, neste cenário, o controle de custos e despesas é ainda mais importante para que as organizações possam enfrentar os desafios atuais com gestão adequada e, principalmente, planejamento. Saiba mais!

Entenda o que é o controle de custos e despesas

Antes das dicas sobre controle de custos e despesas é importante destacar as diferenças entre as duas nomenclaturas. Os custos são os gastos relativos a aquisição ou produção de mercadorias e serviços, como matéria-prima, mão-de-obra, depreciação de equipamentos, além de energia elétrica, manutenção, limpeza entre outros. Já as despesas são os gastos administrativos de um negócio, como comercial, marketing e financeiro, por exemplo.

Saiba como realizar o controle de custos e despesas na sua empresa!

Analise todos os custos e despesas

O primeiro passo para realizar a gestão financeira total de sua empresa é reunir as equipes de administração e financeira e levantar todos os custos e despesas. A partir disso, é necessário realizar uma análise de todos esses valores e, em conjunto, identificar o que pode ser reduzido, otimizado ou até cortado. Vale destacar que essa ação precisa ser criteriosa e desenvolvida em conjunto para não eliminar recursos importantes para a continuidade da operação.

Adote um processo de gestão

Adotar um processo de gestão é uma etapa fundamental para obter sucesso no controle de custos e despesas. Para isso, é importante realizar o planejamento financeiro empresarial com todos os gastos e receitas em curto e longo prazo. Aqui, é importante levantar realmente todos os valores gastos pela empresa, inclusive a média das despesas iniciadas pelos colaboradores, mesmo que sejam pequenas.

Automatize os processos

Automatizar processos é um passo importante para o controle de custos e despesas, já que, após um investimento inicial, sua empresa garante o retorno desse valor e passa a economizar com a redução de gasto da operação, já que processos mais ágeis e eficientes garantem maior produtividade por parte dos colaboradores.

Aperfeiçoe a gestão do tempo dos colaboradores

Eliminar horas extras desnecessárias, às vezes, parece ser desafiador para os gestores. No entanto, reuniões, por exemplo, que tomam tempo de produção, devem ser repensadas e só devem ser realizadas quando realmente for preciso, mas ainda assim com horário exato de início e encerramento. Desta maneira evita-se o excesso e as reuniões intermináveis que prejudicam a produtividade, os custos da empresa e até a motivação dos colaboradores.

Melhore a gestão de fornecedores

A gestão de fornecedores também é importante para o sucesso do controle de custos e despesas de uma empresa. Assim, é importante que o setor administrativo, mais precisamente de compras, busque uma renegociação de valores, principalmente neste período, ou até buscar por outros fornecedores que apresentem uma proposta financeira, com preço e prazo de pagamento, mais vantajosa à sua organização.

Invista em um sistema de gestão de despesas iniciadas pelos colaboradores

Por fim, como já citado na automatização de processos, investir em tecnologia é fundamental para otimizar atividades e garantir maior produtividade por parte dos colaboradores. A partir de um sistema de gestão de despesas e viagens corporativas, por exemplo, sua empresa disponibiliza aos colaboradores uma plataforma poderosa que proporciona velocidade, agilidade e eficiência em todas as tarefas relacionadas aos custos empresariais.

Além disso, sua organização garante uma série de benefícios. Confira os principais:

Envio de nota fiscal via aplicativo
Reembolsos mais rápidos e assertivos
Fortalece a política de reembolso
Previne fraudes
Redução efetiva de custos
Maior produtividade por parte dos funcionários

Conte com a SAP Concur

Como visto, para realizar o controle de custos e despesas com sucesso, é fundamental investir em tecnologia como um sistema de gestão de gastos corporativos iniciados pelos colaboradores. Por isso, o SAP Concur Travel Expense é uma ferramenta completa que integra os processos de Travel & Expense em um só lugar e disponibiliza a visualização de reservas de viagens corporativas e detalhes de gastos empresariais em uma única plataforma.

As empresas que escolhem o SAP Concur Travel Expense têm os seguintes benefícios:

Decisões mais inteligentes e baseadas em dados com uma visão macro dos gastos
Identificação de violações de conformidade de política de custos automaticamente
Economia de tempo lançando dados de reservas em relatórios de despesas automaticamente
Simplificação de orçamentos, preveja gastos com mais precisão e melhore a negociação com fornecedores

Entre em contato com o nosso time de especialistas e saiba como o SAP Concur Travel Expense pode auxiliar sua empresa na retomada das viagens corporativas e gestão de despesas iniciadas pelos colaboradores!