Como funciona o OCR e quais as suas etapas?

É importante saber como funciona o OCR (Optical Charcter Recognition), ou seja, o Reconhecimento Óptico de Caracteres, visto que consiste em uma importante ferramenta tecnológica para as empresas. Com esse sistema é possível realizar a conversão dos documentos em dados que pode ser pesquisados ou alterados por um celular e computador.

Uma organização que deseja se destacar no mercado, deve buscar uma gestão de informações otimizada e rápida. Para isso, é primordial contar com o auxílio de ferramentas capazes de facilitar o processo e contribuir no desenvolvimento dos processos da organização.

Continue a leitura para saber como funciona o OCR, conhecer suas etapas e vantagens e saber como aplicar essa ferramenta!

O que OCR? 

OCR consiste em uma ferramenta que realiza a conversão dos documentos em diversas espécies, como arquivos, papéis escaneados, imagens de câmera digital, entre outros. Assim, as informações podem ser utilizadas para o usuário encontrar qualquer dado de maneira rápida e estratégica, podendo fazer qualquer edição por um dispositivo. 

Isso porque o OCR transforma a imagem capturada em um conteúdo editável e com a qualidade do documento original. Além disso, consegue replicar os dados com precisão, por isso, é utilizado para pesquisar, armazenar e extrair informações de notas fiscais, atestados, comprovantes, contratos, entre outros tipos de documentos. 

Como funciona o OCR? 

Com OCR, o documento digitalizado se torna um texto editável. Ele avalia e analisa as informações e compara com os caracteres armazenados em seu banco de dados. A tecnologia funciona como um extrato de informações. Logo, você pode pegar um documento impresso e transformar em um arquivo editável. 

Além disso, com o OCR a busca por dados importantes fica otimizada, pois ele reconhece os caracteres, as palavras-chave, armazena as informações e as converte em um texto. Desse modo, fica mais fácil avaliar e utilizar as informações inseridas nos documentos do empreendimento. 

Quais são as etapas do OCR?

Para entender melhor o funcionamento do OCR, é fundamental conhecer suas etapas, já que elas são essenciais para o pleno desempenho da ferramenta. Veja, a seguir, quais são elas!

Aquisição de imagem 

Na fase de aquisição de imagem é necessário que um scanner leia os documentos e os transforme em dados binários. Assim, a ferramenta OCR avalia a imagem digitalizada e faz a classificação das áreas, sendo as áreas escuras como texto e as claras como plano de fundo. 

Pré-processamento 

No pré-processamento, o OCR faz a limpeza da imagem, ou seja, elimina os erros e prepara o material para a leitura. Algumas técnicas podem ser aplicadas nessa etapa, como remover manchas ou borrões de imagens, tirar linhas na imagem, desinclinar ou inclinar suavemente o documento digitalizado, entre outras edições. O objetivo é deixar o documento legível e adequado para uso. 

Reconhecimento de texto 

Para realizar o reconhecimento de texto de maneira precisa, o OCR utiliza dois algoritmos: extração de recursos e correspondência de padrões. 

Na extração de recursos acontece a decomposição da imagem de caracteres, conhecida como glifo, em linhas, interseções de linha e ciclos fechados. Após esse procedimento, é utilizado a melhor correspondência. 

Já nas correspondências de padrões acontece o isolamento de um glifo e a comparação dele com um armazenado de maneira semelhante. O reconhecimento acontece apenas se a imagem de caracteres armazenados apresentar um fonte de escala muito parecida. O método oferece excelentes resultados em documentos e imagens. 

Pós-processamento 

No pós-processamento, o software converte as informações extraídas dos documentos em um arquivo informatizado. Alguns softwares de OCR conseguem criar PDF anotados com as versões anteriores e posteriores do arquivo do conteúdo selecionado. Caso seja necessário, nessa etapa os dados podem ser deletados e corrigidos. 

Quais as vantagens do OCR?

Conseguir realizar as transferências dos documentos da empresa para um formato que seja legível e que possa ser utilizado e editado em um computador, é muito vantajoso, já que as tarefas podem acontecer de forma mais rápida e com poucas chances de erros e falhas. Além disso, o colaborador pode utilizar as informações de maneira estratégica.

Desse modo, uma das maiores vantagens do ORR é a automatização da entrada de dados, o que proporciona mais economia de tempo e de recursos para organização. O software permite extrair e converter as informações em um formato adequado para o negócio. 

 A tecnologia consiste em uma importante aliada para uma empresa, pois pode proporcionar uma boa experiência ao cliente. Isso porque a ferramenta é capaz de deixar todas as informações relacionadas ao consumidor devidamente organizada e acessível, permitindo um suporte mais satisfatório e ágil. 

Outra importante vantagem do OCR é a segurança proporcionada. A ferramenta elimina diversos processos manuais, aumentando o nível de precisão e segurança nas diversas operações dentro da empresa. Também reduz a chance de perder algum documento importante. 

Com o OCR fica mais simples compartilhar as informações armazenadas no sistema. Logo, os processos sã agilizados, eficientes e ajudam na tomada de decisão. Todos esses aspectos contribuem para maior competitividade das empresas.

Como aplicar a ferramenta?

A ferramenta OCR é inovadora, utiliza um sistema inteligente e contribui no sucesso de sua empresa. Ela pode ser aplicada no onboarding de clientes e fornecedores da empresa, já que ela ajuda na análise dos documentos e pode auxiliar no preenchimento das informações cadastrais. Sendo assim, O gestor pode aplicar o OCR para padronizar as atividades, obter informações corretas e de qualidade, melhorando os procedimentos internos. 

O software também pode ser aplicado na organização com finalidade de proteger as informações, visto que ao armazenar os documentos em pilhas de papéis deixa as informações mais vulneráveis. Com o uso da ferramenta, não existe a possibilidade de perda de dados sigilosos.

Como vimos, é importante saber como funciona o OCR para obter todos os benefícios que essa ferramenta oferece. Conforme apresentamos ao longo deste artigo, o software consegue potencializar os resultados e o posicionamento de um empreendimento. Isso porque ele proporciona agilidade nos processos que envolvem as documentações importantes para a instituição. Para isso, basta ter um scanner, máquina fotográfica, celular, computador e outros dispositivos que consigam capturar digitalmente o documento. 

Gostou do conteúdo? Então, aproveite para deixar um comentário no post para sabermos o que achou do assunto!