Como fazer uma prestação de contas simples: veja 5 dicas

Atualmente, quando se pensa em como fazer uma prestação de contas simples, as empresas elaboram estratégias para acelerar e otimizar todos os processos a fim de garantir um fluxo de caixa saudável, o que é fundamental neste período de grandes desafios.

Nesse sentido, de acordo com pesquisa da Oxford Economics e SAP, 41% das organizações sem consciência de custos têm dificuldade de acompanhar o aumento das faturas de fornecedores.

Por isso, para que as atividades, como envio de faturas e prestação de contas, continuem sendo eficientes e sem interrupção, mesmo em tempos de home office, é fundamental adotar algumas práticas que irão ajudar, inclusive, na retomada dos negócios. Saiba mais!

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Confira 5 dicas sobre como fazer uma prestação de contas simples

1. Processos digitais 

O primeiro passo sobre como fazer uma prestação de contas simples é digitalizar os processos para envios de documentos. Assim, os colaboradores de uma empresa podem tirar fotos de faturas, notas fiscais e diversos documentos para enviar ao setor financeiro, por exemplo. Assim, as atividades de gestão de despesas ficam mais ágeis, otimizadas além de garantir o controle correto dos custos.

2. Erradicar fraudes

Além disso, quando se tem a ideia de como fazer uma prestação de contas simples, é preciso pensar também em soluções para erradicar possíveis fraudes. Nesse sentido, de acordo com o Global Fraud Study, cerca de 5% das receitas de uma organização são perdidas devido à fraude todos os anos. Além disso, segundo o mesmo documento, 83% dos casos de fraude envolvem apropriação indébita de ativos, incluindo o exagero em pedidos de reembolso. Por isso, para evitar esses prejuízos é importante ter um sistema automatizado que pode procurar detalhes incomuns ou duplicados de fornecedor ou pedidos, percebendo quando uma fatura não é compatível com uma ordem de compra.

3. Utilizar aplicativos móveis

Atualmente, a utilização de aplicativos móveis é essencial para agilidade do setor financeiro e até para maior eficiência dos profissionais de uma empresa. Um aplicativo móvel permite que os colaboradores de uma organização revisem detalhes de um documento, como uma fatura, e aprovem de qualquer lugar, inclusive de casa neste período de trabalho remoto, a partir de um dispositivo móvel. Dessa maneira, um processo que poderia demorar dias pode ser resolvido em apenas algumas horas a partir de um aplicativo.

4. Automação de adesão às políticas da empresa

Um sistema de gestão de despesas também permite realizar a automação das políticas da empresa. Assim, é possível criar gatilhos e alertas na plataforma para reduzir o risco de gastos excessivos que não condizem com as regras internas.

5. Utilize a tecnologia

Como apresentado, a tecnologia é fundamental quando se pensa em como fazer uma prestação de contas simples, já que a partir de um sistema de gestão de custos é possível ter o controle otimizado de todas as despesas de uma empresa.

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Agora que você já conhece as boas práticas sobre como fazer uma prestação de contas simples, é preciso ter uma ferramenta consolidada, de uma empresa sólida e experiente. Nesse sentido, o SAP Concur Expense é um sistema de gestão de despesas dinâmico, responsivo, moderno e intuitivo. Na prática, a solução é facilmente implementada e oferece conectividade, melhorando não apenas a administração do negócio, mas também a experiência do colaborador. Por outro lado, permite o controle de custos acirrado, tomadas de decisões estratégias por meio dos relatórios completos, fluxo de informações ágil entre os membros da equipe e segurança de dados.

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