Como fazer um relatório de despesas na prática com a SAP Concur? Nossa especialista Ana Oshiro explica

SAP Concur Team | 01-11-2021
Nada melhor para monitorar e gerenciar os gastos realizados pelos colaboradores nas empresas do que contar com relatórios assertivos sobre esses desembolsos, não é mesmo? Então, como fazer um relatório de despesas passa a se tornar uma prática indispensável nas empresas.
 
Para se ter uma ideia da importância de como fazer um relatório de despesas, este documento é o responsável pelo maior controle financeiro, otimização de custos e até mesmo a mitigação de fraudes nas despesas corporativas.
 

5 benefícios de fazer um bom relatório de despesas

Entre os principais benefícios dessa prática, podemos citar:
 
- Gerenciamento de gastos: é possível categorizar com mais eficiência os desembolsos, que podem ser relacionados a viagens, alimentação, transporte, material de escritório, conta de telefone, home office, entre outros, e identificar com facilidade os gargalos.
 
- Redução de custos: por meio das informações mapeadas no relatório, os gestores sabem exatamente onde e como as despesas estão sendo empregados. O que torna mais simples realizar algum tipo de corte dos gastos desnecessários, exagerados ou fora da política.
 
- Planejamento financeiro: com as despesas monitoradas, é possível estimar os gastos a curto, médio e longo prazo, facilitando o planejamento financeiro.
 
- Tomada de decisão: os dados e informações presentes nos relatórios de despesas permitem ter maior visibilidade de quais os principais gastos efetuados, onde está se passando do orçamento e outros detalhes. O que permite uma tomada de decisão mais embasada sobre os custos da empresa.
 
- Redução de fraudes: muitas despesas ocultas realizadas de forma inadequada podem ser escondidas por meio da falta de comprovantes ou de notas fiscais duplicadas, entre outras práticas desleais. Porém, os relatórios ajudam a identificar padrões e potenciais fraudes.

Descubra como fazer um relatório de despesas com a SAP Concur

Depois de conhecer os benefícios de elaborar o documento com eficiência, você, certamente, está se perguntando como fazer isso na prática, certo? E, para te ajudar, nada melhor do que contar com dicas de uma especialista no assunto.
 
Ana Oshiro, Senior Solution Advisor da SAP Concur, é a nossa entrevistada hoje e vai conversar com a gente sobre como fazer um relatório de despesas na prática. Especialista na indústria de software para grandes corporações, Ana Oshiro está no grupo SAP Brasil desde 2019, ajudando as empresas a enfrentarem seus desafios e alavancarem seus negócios com soluções SAP para finanças.
 
Desde maio de 2021, ela passou a fazer parte da SAP Concur, trazendo todo seu conhecimento e expertise a serviço da solução de gestão de despesas e viagens corporativas. Por isso, neste artigo, ela vai abordar a questão do relatório de despesas e como fazer esse documento com a ferramenta da SAP Concur. Confira nosso bate-papo:

Quais informações são necessárias para fazer o relatório de despesas?

As informações necessárias para fazer um relatório de despesas dependem muito do processo de cada empresa, e daquilo que é considerado importante para melhor gerir as despesas de cada organização. Mas quando trazemos esta questão para as boas práticas que vemos com os nossos clientes e aquilo que o sistema da SAP Concur está programado para deixar como informações necessárias, podemos elencar algumas:
  • A política a qual o relatório está associado. Esta política é configurada no momento da implementação do sistema, em que se definem os limites das solicitações de prestação de contas por localização, cargo na empresa, área de atuação, entre outros;
  • Nome do relatório;
  • Data;
  • Número de ID deste relatório, que, no caso da SAP Concur, é gerado de maneira automática e depois utilizado para extrair relatórios e identificá-los dentro do ERP para gestão contábil;
  • Valor por relatório e por cada item de despesa;
  • Tipo de despesa;
  • Foto do comprovante da despesa/recibo do pagamento.
  • Objetos de custo que este relatório ou funcionário estão atrelados no ERP (Sistemas de gestão empresarial) e sistemas de gestão de recursos humanos.

Quais os principais passos para fazer um relatório de despesas?

Na Concur, pela digitalização de processos, o funcionário tem duas possibilidades de ações em sua jornada da prestação de contas: fazer este processo pelo celular via aplicativo ou pelo desktop em plataforma web. Das duas formas, o processo de como fazer um relatório de despesas é bem intuitivo.

Via aplicativo

Quando começado pelo aplicativo, o funcionário pode tirar uma foto do recibo referente à despesa e, com a tecnologia OCR, o aplicativo já identifica e preenche de forma automática 5 campos: data, localização, valor, fornecedor e tipo da despesa. Desta forma, é gerado o item de despesa referente a este gasto. O próximo passo é enviar este item de despesa para um relatório de despesa, que pode já estar criado, ou o funcionário pode criar um novo, do zero, adicionando as informações obrigatórias.
 
Se este item de despesa estiver fora de compliance (com um valor que exceda o que já foi acordado em política, por exemplo), alguns alertas aparecem no relatório para que seja revisto e corrigido o item de despesa. Portanto, o processo de auditoria acontece até mesmo antes do funcionário submeter para aprovação, em que o próprio funcionário tem visão do que está errado ou correto. O que desonera o time de auditoria, que utilizará de menos tempo, pois não terá a necessidade de verificar solicitações que estão corretas (sem alertas de políticas). Isso porque o Concur orientará os colaboradores da melhor forma, e a preocupação será somente com os relatórios que estão com alertas.
 
Caso o relatório não tenha nenhum alerta, por estar de acordo com as políticas da empresa, ele pode ser submetido pelo funcionário e entrará em um fluxo de aprovação que foi previamente configurado no Concur.

Via web

Caso seja um processo feito via plataforma web, o passo a passo é o mesmo. O que diferencia é que não existe a possibilidade de tirar a foto do comprovante de despesa utilizando o computador. Ao criar o item de despesa que será adicionado ao relatório de despesas, o funcionário deve deixar a imagem salva no computador e criar o item manualmente, ou utilizar o item de despesa que foi previamente criado na plataforma mobile.
 
Isso porque existe esta integração de que tudo que for feito no aplicativo mobile está integrado com o aplicativo web. E o restante do processo é o mesmo, só muda as interfaces.

Como as tecnologias contribuem com o desenvolvimento do relatório?

Por análises de benchmarking da SAP Concur, nós sabemos que os valores gastos com prestação de contas de despesas com reembolso e de viagens, geralmente, representam a segunda ou terceira maior despesa dentro das corporações, ficando somente atrás das despesas com pagamento de folha de funcionário e/ou investimentos em tecnologias.
 
Então, imagine não ter uma tecnologia/software que auxilie nesta gestão e controle? Este processo feito de forma manual abre margens para gastos altíssimos na prestação de contas dos funcionários. A tecnologia auxilia o aumento de regulamentação em relação às normas de controle e compliance da empresa, melhorando a eficiência do funcionário e trazendo altos benefícios para a diretoria. Por exemplo: redução de custos, otimização de processos e geração de insights analíticos que permitem a tomada de decisão mais acelerada e eficiente.
 
Independentemente do tamanho da empresa, os investimentos em tecnologia para melhorar processos sempre devem ser considerados e avaliados, porque as probabilidades de trazerem altos resultados para a empresa são grandes.
 

Como a SAP Concur pode ajudar com relatórios?

As tecnologias disponibilizadas pela Concur contribuem em todo o processo de como fazer um relatório de despesas. Só por não ser mais um processo manual, com a substituição por um sistema, em que possibilita que o funcionário armazene cada item de despesa digitalizado, e envie para um fluxo de aprovação de comprovação de despesas de maneira integrada, sem utilizar um e-mail ou planilha de Excel, já se mostra como a automação pode trazer muitos benefícios, como por exemplo, em economia de tempo gasto em processos operacionais pelos funcionários.
 
É possível também observar uma redução de erros ao serem preenchidos cada relatório de despesas, por exemplo. Com a leitura do recibo por OCR, os erros de digitação ou arredondamentos de valores são inibidos. A integração com as políticas da empresa, que fazem com que os funcionários submetam seus relatórios às normas de gastos da corporação, evitam ações fraudulentas e, consequentemente, promovem a redução de custos.
 
Por se ter um olhar mais minucioso sobre os processos, com o apoio da tecnologia, a empresa ainda pode ter vários benefícios, tanto para o dia a dia do time, que sente que está fazendo parte da transformação digital da empresa, assim como da liderança, que agora passa a ter total visibilidade da informação e, além de tudo, menos gastos com despesas de funcionários.
 

Como fazer um relatório de despesas com a SAP Concur

Para realizar o documento de maneira automatizada com agilidade e eficiência, é importante contar com uma solução completa, sólida e confiável. O SAP Concur Travel & Expense é uma ferramenta de gestão de despesas e viagens corporativas.
 
Na prática, a plataforma agiliza a prestação de contas e os processos de reembolsos, promove o acompanhamento das despesas internas em tempo real e emite relatórios completos. Por meio do SAP Concur Travel & Expense, é possível:
  • Categorizar e mapear automaticamente as despesas com base nas imagens de recibos;
  • Otimiza a gestão de despesas;
  • Garantir o cumprimento de políticas internas da sua empresa;
  • Otimizar as aprovações de reembolsos.
Quer saber mais informações sobre como fazer um relatório de despesas na prática? Entre agora mesmo em contato com nossos especialistas!