Como desenvolver uma política de despesas corporativas eficiente?

Com as constantes mudanças no mundo empresarial, um dos maiores desafios dos gestores é estabelecer uma política de despesas corporativas eficiente, clara e fluída. Esse processo representa tamanho obstáculo para as companhias que, de acordo com um levantamento realizado pela própria SAP, cerca de 20% dos gastos ficam fora dessas diretrizes. Por sua vez, essa realidade pode prejudicar a efetividade da equipe e gerar gargalos internos, dificultando, inclusive, a implementação de otimizações e mudanças para corte de custos. 

Nesse sentido, torna-se ainda mais necessário desenvolver uma política de despesas corporativas funcional e integrada, que seja facilmente replicada por todos os membros do time e viabilize a validação de informações. Para te ajudar nessa missão, elaboramos um conteúdo completo.

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Quais os benefícios de desenvolver uma política de despesas corporativas?

Estabelecer normas destinada aos gastos empresariais permite, acima de tudo, um melhor acompanhamento dos custos fixos e variáveis da organização. Dessa forma, é possível minimizar os riscos de fraudes internas, prejuízos, rombos de caixa e outra situação prejudicial ao negócio.

Além disso, uma política de despesas corporativas viabiliza uma melhor qualidade dos serviços prestados pela companhia, acirrando tanto o relacionamento com o cliente externo quanto o interno (colaboradores). Do mesmo modo é a facilidade que essas diretrizes trazem no momento de planejar as ações financeiras da empresa. Isso porque, com informações qualificadas e completas, pode-se estimar com clareza os investimentos e prever orçamentos com base na realidade da instituição.

Por fim, toda essa agilidade garante um gerenciamento otimizado dos processos, além de um fluxo mais rápido de reembolso e melhor administração dos recursos por meio de ferramentas mais eficientes.

Como elaborar um processo eficiente?

O primeiro passo para elaborar uma política de despesas corporativas eficaz é a definição de quais custos estão impostos nessas normas. Nesse cenário, é preciso considerar, por exemplo, deslocamentos empresariais, gastos de viagens, custos adicionais, home office e outras exceções. Cada uma dessas medidas deve ser devidamente categorizada e acompanhada por regras, de modo a estabelecer quais itens dentro de cada grupo são reembolsáveis e os processos de validação.

Além disso, a produção de uma política interna eficiente deve ponderar também a respeito dos prazos envolvidos, padrão das documentações e responsáveis por autenticar esses fluxos.

Finalmente, após a limitação de cada uma das normas internas, é momento de informar os colaboradores. Esses dados devem ser passados de maneira clara e efetiva, mitigando os riscos de erros operacionais e situações que prejudiquem o desempenho do time.

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Conheça a SAP Concur Expense

Para que a execução da política de despesas corporativas seja bem-sucedida, é essencial contar com o auxílio da tecnologia e a SAP Concur Expense é a melhor possibilidade do mercado. Na prática, a ferramenta consiste em um sistema de gestão de gastos que permite o acompanhamento de todos os custos internos em tempo real e de modo ágil. Como também, a plataforma viabiliza o recebimento e a validação de reembolsos, facilita a transitação de informações e a otimização dos processos, garantindo a redução de despesas e melhor eficiência operacional.

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