Como calcular gasto de viagem por diárias?

Existem diversas formas para calcular gasto de viagem, como o cálculo por diárias. Saber definir um limite justo ajuda tanto a empresa quanto o colaborador, que fica mais à vontade no deslocamento corporativo, pois se sabe exatamente qual valor será reembolsado depois.

Conforme o art 457, § 2º da CLT, verbas como diárias de viagem e ajuda de custo não integram a remuneração do colaborador, ou seja, não têm incidência de encargos trabalhistas e previdenciários. Mas entender como calcular e gerenciar as despesas de viagem é essencial.

Quer saber mais sobre como realizar o cálculo do gasto de viagem por diárias? Então, continue a leitura e acompanhe mais informações ao longo deste post!

O que é calcular gasto de viagem por diárias?

Calcular gasto de viagem por diárias é uma forma de juntar todas as despesas de uma locomoção corporativa baseada nos dias que serão reembolsados pela empresa. Existem diversos desembolsos de viagem que acontecem nesse período.

Por exemplo, há gastos de deslocamento, hospedagem e alimentação, os quais são geralmente incluídos nas datas em que o colaborador estará fora do trabalho presencial na instituição.

Vale lembrar que estabelecer uma política clara de reembolso por diárias ajuda a padronizar esses custos, proporcionando transparência e eficiência na gestão financeira da empresa. Simultaneamente, permite aos colaboradores cumprir suas responsabilidades profissionais de maneira confortável e eficaz.

Qual a importância de se planejar com antecedência?

Fazer um bom planejamento dos custos de viagem pode trazer diversos benefícios para o seu negócio. Para ajudar na sua decisão de investir nesse tipo de ação, confira mais detalhes a seguir.

Melhora o controle financeiro

Fazer o planejamento das viagens corporativas é uma boa forma de manter o controle financeiro do negócio. Por exemplo, é possível estimar os gastos que vão ocorrer.

Assim, colaboradores evitam despesas excessivas, contribuindo para o equilíbrio do orçamento de viagem. Por isso, é fundamental que você faça os cálculos. Além disso, contar com a tecnologia pode ajudar nesse sentido, como será mostrado mais adiante.

Aumenta a eficiência

O planejamento também tende a dar suporte operacional para as atividades que serão realizadas durante a viagem. Ele pode auxiliar na hora de definir detalhes logísticos, como reservas de passagens e hospedagem.

Esse cuidado reduz o tempo gasto em imprevistos e permite que os funcionários se concentrem em suas responsabilidades profissionais durante a viagem. Além disso, é uma boa forma de reduzir os custos a partir de condições especiais e descontos.

Garante a satisfação dos colaboradores

Pensar na experiência dos funcionários que trabalham com viagens corporativas e incorporar esse cuidado na cultura do negócio também é um ponto que deve ser considerado na hora de organizar as despesas. Com um bom plano, é possível garantir condições adequadas para que eles desenvolvam suas funções.

Isso porque o planejamento ajuda a encontrar opções adequadas de acomodação, transporte e demais aspectos logísticos, ou seja, as empresas demonstram preocupação com o bem-estar dos funcionários em viagens.

Como calcular gasto de viagem por diárias?

Entender como fazer o cálculo do gasto de viagem por diárias é um ponto importante para otimizar a gestão da empresa e alcançar mais lucratividade a partir desse tipo de atividade. É preciso entender as categorias de custos e ter bem definido os objetivos. Veja agora algumas dicas para fazer esse cálculo. 

Motivo e objetivo da viagem

O primeiro passo para manter o orçamento da viagem em dia e conseguir bons frutos a partir dessa atividade é entender o motivo e objetivo pelo qual ela será realizada. Saber esses fatores é importante para ajustar as políticas de viagem às necessidades do colaborador.

Assim, você consegue realizar estimativas de quanto vai gastar em cada etapa da estadia do colaborador na cidade de destino, além de ter o potencial de encontrar opções que ofereçam uma boa experiência para ele.

Hospedagem

As diárias de hotel entram no reembolso de despesas corporativas, por isso, deve-se pensar se é melhor pagar com antecedência ou deixar que o colaborador acerte no balcão do estabelecimento.

Nesse sentido, o planejamento antecipado e a reserva mais cedo tendem a gerar oportunidades para economizar, reduzindo os gastos. O uso de plataformas online auxilia na hora de fazer os cálculos de gastos e até de economizar.

Transporte

Outro gasto que deve entrar na conta é com os transportes utilizados na hora de realizar as tarefas na cidade de destino. Por exemplo, é possível que o colaborador tenha que se deslocar para os locais em que fará reuniões.

Assim, pode ter custos envolvendo gasolina, aluguel de veículos e transportes compartilhados. Tudo isso deve ser considerado na hora de fazer os cálculos da viagem.

Alimentação

Para calcular os custos com alimentação em uma viagem corporativa, é essencial definir um valor diário ou por refeição que a empresa está disposta a reembolsar. Durante a viagem, os colaboradores devem manter os recibos de suas despesas alimentares e apresentá-los para reembolso.

A empresa, por sua vez, precisa estabelecer diretrizes claras sobre quais tipos de despesas são aceitáveis e dentro dos limites estabelecidos. Esse cuidado ajuda a controlar os gastos e garante que os funcionários sejam devidamente compensados por suas despesas de viagem corporativa.

Localização

O custo de deslocamento em relação à localização do destino também deve ser considerado no cálculo. Se a viagem for para um local próximo, por exemplo, os gastos de viagem tendem a ser mais baixos.

Já se for para um lugar longe, há expectativa de aumento de custo, que deve ser colocado no planejamento da viagem.

Definição de diárias de viagem

A definição do cálculo final precisa passar por fatores pessoais como restrições alimentares e dificuldades de locomoção. A partir disso e dos tópicos destacados anteriormente, torna-se possível fazer uma gestão eficiente, garantindo a satisfação de todos os envolvidos.

Quais os direitos do viajante corporativo?

Os direitos do colaborador durante uma viagem corporativa podem variar conforme a empresa, suas políticas internas e o cargo que esse indivíduo ocupa. Contudo, alguns direitos estão estabelecidos pela legislação, especialmente ao considerar o Decreto-lei 5452/43 da Consolidação das Leis Trabalhistas. 

Cabe à empresa realizar os pagamentos de viagem referentes ao transporte — passagens aéreas, rodoviárias, ferroviárias e translado — alimentação, hospedagem, deslocamento local, entrada para eventos e hora extra, quando aplicável.

Também é responsabilidade da empresa a elaboração de uma política de viagens clara que determina as possibilidades de reembolso, além da orientação correta do colaborador sobre boas práticas, regras e costumes locais. Tais cuidados visam a segurança e o bem-estar durante a experiência do funcionário, principalmente para viagens em países com uma cultura diferente.

Por que usar a tecnologia no cálculo?

A tecnologia é um elemento central para simplificar o cálculo de gastos de viagens por diária. Os aplicativos de gerenciamento de despesas permitem que seu colaborador registre os gastos em tempo real, integrando os comprovantes de cartão de crédito corporativo e aplicando as regras estabelecidas conforme a política da empresa.

Um sistema de gestão também pode gerar relatórios automáticos com indicadores detalhados, economizando tempo dos gestores e aumentando a precisão do reembolso. Por meio do acesso móvel, os colaboradores conseguem registrar desde as despesas com transporte até gastos com alimentação e hospedagem.

Dessa forma, sua organização mantém o controle sobre as despesas, reduz os erros de registro e fornece uma visão clara sobre esse tipo de desembolso.

O que é o SAP Concur Travel & Expense?

O SAP Concur Travel & Expense é um sistema de gestão de despesas e viagens corporativas que pode ajudar o seu negócio a otimizar todo o controle end to end dos deslocamentos empresariais.

Contando com recursos inovadores, o SAP Concur Travel & Expense não somente simplifica o processo de reservas e elaboração de roteiros das viagens de negócios, mas também permite calcular custo de viagem, receber os comprovantes de gastos e elaborar relatórios, tudo por uma mesma plataforma.

Como o SAP Concur Travel & Expense pode ajudar?

Ao utilizar o sistema da SAP, sua empresa consegue ter mais controle sobre a gestão de despesas corporativas. Veja, a seguir, quais são os principais benefícios de implementar o SAP Concur Travel em sua organização:

• registro completo de viagens, roteiros e gastos;
• painel consolidado com dados atualizados da viagem;
• possibilidade de pesquisar e reservar hotéis, passagens e outros serviços por meio da plataforma;
• integrações inteligentes e simplificadas com diversos sistemas;
• comodidade, flexibilidade e conectividade para utilizar a plataforma de qualquer lugar ou dispositivo;
• acompanhamento dos colaboradores em tempo real;
• simplifica a digitalização dos recibos e comprovantes de despesas;
• permite a integração como SAP Concur Expense para gerenciamento completo dos gastos corporativos e auditorias dos pedidos de reembolsos.

Entender como calcular o gasto de viagem por diárias é fundamental para gerenciar com eficiência as despesas da sua organização. Além de trazer mais transparência para a distribuição desse benefício, você consegue organizar um processo de maneira clara e mais econômica para a empresa. 

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