Alterar ou cancelar viagem? Saiba como escolher a melhor opção

A decisão entre alterar ou cancelar uma viagem é algo que pode gerar um impasse duradouro e paralisar alguns planos da empresa. Nesse sentido, é muito importante que a escolha seja rápida, mas bem pensada. É possível conciliar esses dois aspectos?

Sim, mas depende de alguns fatores. Para facilitar a decisão, é importante que a empresa tenha uma política sólida de viagens corporativas — preferencialmente, com alguns exemplos que norteiem as escolhas possíveis. Além disso, a percepção do valor que pode ser agregado em cada viagem deve ser considerada.

Neste post, serão apresentados argumentos para os gestores escolherem entre a melhor opção: alterar ou cancelar viagem. Boa leitura!

O que significa alterar uma viagem corporativa?

Alterar uma viagem corporativa diz respeito a fazer modificações em uma viagem corporativa por algum acontecimento ou emergência que não estava prevista. Alguns exemplos:

• cancelamento do voo por parte da companhia aérea;
• mudança de colaborador que fará a jornada;
• alteração de horário do voo;
• necessidade de mudança da classe aérea;
• necessidade de buscar uma nova opção de hospedagem;
• desastres climáticos.
• entre outros.

O que significa cancelar uma viagem corporativa?

Cancelar uma viagem corporativa significa não haver outra saída além do cancelamento devido a algum acontecimento que torna aquela jornada inviável para a empresa. Alguns exemplos podem ser:

• cancelamento do evento para o qual o colaborador ou equipe se dirigia;
• falta de vagas nos hotéis e hospedagens na cidade escolhida;
• negociações ainda em andamento — um colaborador pode ter sido escalado para viajar e fechar um negócio ou mostrar um produto, por exemplo, mas a empresa descobre que ainda precisa negociar um pouco mais (remotamente) com os possíveis compradores;
• desastres climáticos;
• entre outros.

Quando escolher uma das opções?

Muitas vezes, a escolha não é feita pela empresa ou pelo colaborador, mas sim pela companhia aérea. Vale lembrar que esse comunicado deve ser feito com até 72 horas de antecedência.

Contudo, se não há problemas com o voo (ou o meio de transporte escolhido) ou com a hospitalidade, a empresa deve ponderar as duas possibilidades com cuidado. Os líderes precisam se reunir e decidir se aquela jornada agregará algum valor para a empresa.

Exemplo disso, é quando uma empresa está negociando a venda de 100 unidades de algum hardware com uma possível contratante. Uma viagem sacramentaria essa transação. No entanto, poucos dias depois os líderes descobrem que o negócio já foi fechado com um concorrente. Nesse caso, a jornada não compensa mais e o cancelamento é a melhor saída.

Outro exemplo: uma companhia escalou um colaborador para um treinamento em outro estado, com professores especialistas no tema. Contudo, esse funcionário adoece e terá que ficar em repouso por alguns dias. Assim, os gestores decidem que a viagem pode ser adiada em uma semana, já que os eventos estão marcados para 10 dias após a notícia da enfermidade do funcionário.

Também há a opção de enviar outro colaborador no lugar. Nesses dois casos, basta remarcar o voo. Esse é um exemplo de como a alteração pode ser o melhor caminho.

Normalmente, o cancelamento de viagem deve ser feito quando não há mais um valor perceptível a ser conquistado naquela jornada. Já a alteração é a melhor escolha quando ainda compensa insistir nela.

É melhor alterar ou cancelar uma viagem corporativa?

Para a escolha ser feita de maneira bem embasada e considerando todas as variáveis relevantes, é importante seguir algumas etapas, conforme comentamos a seguir.

Considere os custos de cada cenário

Alterar ou cancelar: qual dessas opções é a mais barata? Essa deve ser a primeira questão que a empresa deve ponderar, embora não seja o único fator que deva ser considerado.

Para os casos que o cancelamento possa ser feito sem custos e em viagens que não sejam imprescindíveis para o planejamento, desmarcar a viagem é a melhor opção.

Confira se é viável remarcar

A empresa deve considerar se a remarcação ainda garantirá bons frutos para a empresa. Uma viagem que tenha sido marcada com antecedência em relação ao evento que a gerou, por exemplo, talvez ainda possa ser feita se o voo for adiado — sem prejuízo em relação a datas.

Pondere a necessidade de devolução de valores

Às vezes, a viagem precisa ser desmarcada em cima da hora. Contudo, isso acarretará gastos que não podem ser recuperados, como os custos de hospedagem, voo, entre outros.

A empresa deve fazer os cálculos e definir se é mais barato viajar e colher os frutos daquela jornada ou absorver o impacto financeiro do cancelamento.

Considere a política da empresa

Há a possibilidade de que a própria política da empresa já estabeleça alguns padrões de conduta para lidar com os imprevistos. Consulte o documento e, se possível, converse com as pessoas que o elaboraram.

Talvez o próprio registro de viagens da empresa tenha alguns exemplos que mostrem quais dessas opções foram as melhores, conforme as circunstâncias. Compare as situações e considere os impactos positivos com aquela viagem.

Caso a empresa ainda não tenha uma política de viagem abrangente, é preciso desenvolvê-la. Afinal, as viagens corporativas são essenciais para negócios que desejam expandir as suas atividades. Nem todo acordo pode ser fechado remotamente.

Avalie o motivo da viagem

A viagem é crucial para os planos da empresa? Há a possibilidade de ela ser adiada sem prejuízo significativo para o negócio, em termos financeiros e de capacitação técnica? Caso a resposta para as duas questões seja positiva, o cancelamento pode ser a melhor escolha.

Naqueles casos em que a jornada é imprescindível para os planos da empresa, como um acordo lucrativo ou um treinamento coletivo para os trabalhadores que não pode ser adiado, é preciso buscar meios de remarcá-la.

Verifique a flexibilidade das datas

Caso a viagem já esteja marcada muito em cima da hora e algum acontecimento a inviabilize, o melhor é cancelar e buscar a compensação junto à companhia aérea e ao hotel.

Vale lembrar que um planejamento de viagem muito corrido pode acabar ocasionando alguns erros nos valores repassados ao colaborador e liberados pelo sistema, por exemplo, gerando a possibilidade de fraudes.

Como lidar com imprevistos em viagens corporativas?

Lidar com imprevistos requer um planejamento considerando o que fazer caso algo não saia conforme as expectativas. A seguir, confira um checklist de fatores que devem ser considerados antes de planejar as viagens;

• tenha sempre um plano B, para a possibilidade de que a viagem não ocorra naquele momento;
• mantenha-se informado sobre o voo (ou mantenha o contato com a companhia, se a viagem for de ônibus);
• verifique as políticas de cancelamento do hotel e as normas de reembolso da companhia aérea;
• mantenha a flexibilidade para possíveis mudanças no evento. Acompanhe as notícias e tente marcar a viagem sempre com dias de antecedência;
• consulte a política de viagens da empresa, sempre;
• mantenha os colaboradores informados sobre o status de cada deslocamento e sobre a possibilidade de cancelar a viagem. Isso fortalece o relacionamento da empresa com eles e impede que fiquem muito ansiosos em caso de impasse;
• tenha um software de viagens corporativas para planejar as jornadas com cuidado e lidar com as emergências, como o SAP Concur Travel & Expense, por exemplo.

A escolha entre alterar ou cancelar viagem passa por diversos fatores, que envolvem gastos, percepção de valor e possibilidade de fechar acordos na jornada, entre outros. Para o planejamento ser o melhor possível, uma boa ideia é contar com o SAP Concur Travel & Expense. Com ele, será possível otimizar todo o controle dos deslocamentos empresariais, de ponta a ponta.

Continue se informando sobre o planejamento dos deslocamentos corporativos: confira o nosso e-book com diretrizes para a gestão eficaz de viagens de negócios!