Automação contábil: por que vale a pena investir?

E se todas as tarefas manuais e repetitivas do setor fiscal pudessem ser realizadas por programas especialmente configurados para desempenhar esse trabalho da melhor forma possível? Nesse caso, estamos falando da automação contábil. A boa notícia é que ela já é realidade nas empresas.

Esse privilégio pode ser conquistado por meio da aquisição de um software contábil automatizado ou pela adaptação dos sistemas que a empresa já tem em ferramentas de automação financeira, em um processo de integração. Para falar mais sobre o conceito e como implementá-lo nas organizações, preparamos este post. Boa leitura!

O que é automação contábil?

O termo descreve o processo de automatizar atividades contábeis, assim como a adoção de tecnologias adaptadas para o setor. Desse modo, os contadores terão menos trabalho manual e repetitivo, uma vez que rotinas dessa natureza serão desempenhadas por softwares e dispositivos autônomos.

A automação contábil surge como uma maneira de modernizar o trabalho do contador e aumentar a sua produtividade. Há algumas décadas, muitos profissionais precisavam digitar comandos simples no computador, o que ocasionava uma perda de tempo significativa em atividades puramente manuais e desestimulantes.

O que faz parte da automação contábil?

Hoje, com a automação e com o crescimento de tecnologias dedicadas ao trabalho contábil, o profissional pode se dedicar a outros processos produtivos. Alguns exemplos de tarefas que podem ser automatizadas:

• envio de lembretes para os clientes;
• registro completo de atividades contábeis;
• reconhecimento de documentos em lotes.

Além disso, é possível encontrar sistemas capazes de gerar tarefas periódicas automaticamente, com base nas obrigações fiscais que precisam ser entregues. Isso também é essencial para garantir que a empresa cumpra a legislação contábil e evite multas e sanções.

Outro processo otimizado é a conciliação contábil, que serve para conferir se todas as movimentações financeiras realizadas pela companhia estão isentas de inconsistências de dados e processos incorretos.

Vale a pena investir em sistemas de automação contábil?

Vale muito a pena, mesmo que a empresa contratante não tenha a contabilidade como atividade-fim. Afinal, um software adaptado ao setor conseguirá cumprir rotinas de obrigações fiscais, por exemplo, mantendo a conformidade junto às regras impostas pelos órgãos federais.

Além disso, o departamento fiscal agradece. Com softwares e equipamentos gerando relatórios e automatizando tarefas para otimizar o trabalho do dia a dia, o risco de rombos fiscais e fraudes não contabilizadas é significativamente reduzido. Confira outros benefícios a seguir.

Diminuição de custos

O corte de gastos será gerado por várias frentes: menor necessidade de retrabalho, possibilidade de manter uma equipe mais enxuta e mapeamento de processos falhos que podem gerar cortes significativos.

Um ERP contábil, por exemplo, faz o mapeamento daqueles meses com receitas mais baixas, oferecendo os motivos que levaram a essa queda e apontando um caminho para ajustes de rota. Dessa forma, as decisões financeiras se tornam mais precisas.

Redução de erros

Ainda que a equipe contábil da empresa seja extremamente capacitada, sempre há o risco de que erros sejam cometidos. Uma noite mal dormida, um resfriado ou um mero deslize podem gerar alguma falha no trabalho diário.

Um colaborador que digite uma linha errada de números em uma declaração ou pule uma linha, pode causar grandes problemas para as organizações. Nesse sentido, é melhor entregar o trabalho repetitivo para as ferramentas tecnológicas.

Como se não bastasse, as tecnologias não fazem apenas entradas manuais. Elas são capazes de importar dados de outro banco, por exemplo, ou do registro de vendas.

Maior conformidade e segurança

Um software de automação contábil pode ser programado para que todas as transações financeiras e obrigações fiscais estejam sendo registradas de acordo com as regras fiscais. Ainda é possível programá-lo para acompanhar as mudanças na legislação.

Aprimoramento da tomada de decisão

A introdução de sistemas automatizados no setor fiscal proporciona uma série de informações que até então os contadores não tinham. Afinal, os programas melhoram a capacidade de consulta e verificação de documentos e recibos, permitindo a realização de análises aprofundadas. Desse modo, a tomada de decisão se torna mais embasada.

Foco na estratégia

Adotar uma rotina de automação proporciona que os profissionais possam ter acesso aos dados contábeis relevantes em tempo real. Com isso, é possível manter o foco nas estratégias e nos objetivos de negócio, realizando mudanças de rota de maneira ágil.

Como adotar a automação contábil?

A automação pode ser adotada de diversas formas, seja adquirindo uma solução tecnológica do zero, seja utilizando os sistemas já existentes na empresa para implementar novas rotinas. Entenda como isso é feito.

Integração dos sistemas de gestão

Um modo de adotar os princípios da automação contábil consiste na integração de dois ou mais sistemas, de modo que eles possam interagir entre si, trocar informações e executar atividades de maneira coletiva.

Um exemplo comum é a integração de um ERP ao CRM, que cumprem funções diferentes. Enquanto o primeiro está mais ligado a operações internas e dados financeiros, o segundo é utilizado para vendas e atendimento direto aos clientes.

Quando os dois trabalham em conjunto, mais funções podem ser automatizadas. Além disso, essa união gera mais percepções para trabalhar as campanhas de marketing e estratégias de vendas.

Digitalização de processos

Os processos contábeis automatizados não são apenas uma mudança isolada, pois fazem parte de uma tendência de modernização e digitalização. Além disso, só será possível automatizar se existirem dados disponíveis para fornecer as informações necessárias para os softwares.

Para digitalizar seus processos, a empresa precisa implementar softwares de gestão que processem digitalmente tudo o que era feito manualmente até então, como as famosas planilhas contábeis. Talvez o negócio já tenha esses sistemas, mas será preciso configurá-los para que eles proporcionem as automações contábeis.

Automatização de determinadas tarefas

Uma companhia que já trabalhe com tecnologias em seus processos contábeis pode entrar em contato com profissionais especializados em TI para verificar a oportunidade de que seus sistemas sejam incrementados com mais possibilidades de automatização.

Além de entender do que os sistemas da empresa são capazes, os gestores ainda terão a supervisão de especialistas para garantir que a implementação de entradas e saídas sejam feitas de maneira técnica, de modo que o negócio não corra o risco de ter suas atividades paralisadas.

Profissionais de TI são valiosos para validar as bases de dados e implementar as automações de uma forma que os benefícios sejam colhidos o mais rápido possível. Também é interessante verificar a possibilidade de integração com ferramentas de análise de dados, de modo a traçar tendências e padrões em cima de informações financeiras, retiradas do histórico digital da companhia e em fontes públicas.

Como você viu neste post, a automação contábil não é uma utopia. É uma tecnologia para contabilidade amplamente utilizada no mercado, de modo que os profissionais do setor possam se concentrar em tarefas mais produtivas e prevenir fraudes nas despesas corporativas.

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