Algumas perguntas para os gerentes de viagem em relação a 2021.

Não pode ser tão ruim quanto no ano passado, pode?

Ninguém sabe o que vem a seguir, mas nós (e isso inclui você) temos algumas boas ideias. Gostaríamos de usar este fórum para trocar essas ideias, para apoiar e inspirar uns aos outros daqui para frente, assim como fizemos para sobreviver às mudanças e desafios de 2020.

Pela primeira vez em muitos meses, parece que há esperança. Grande esperança, na verdade, para um caminho através e além da pandemia, além de uma maneira de manter o impulso do ressurgimento econômico que já estamos começando a ver.

No entanto, provavelmente não voltaremos ao que era antes. Nem todos nós vamos embarcar em um avião amanhã ou embarcar em um trem lotado para fazer uma reunião. As viagens mudaram fundamentalmente, e esta é nossa oportunidade de repensar sobre o que queremos que seja o novo cenário das viagens.

Então, vamos fazer as perguntas que precisam ser feitas.

O que você precisa que sua ferramenta de reservas on-line faça no novo ano?

Os viajantes também não têm certeza de como será a viagem, então eles vão querer mais orientação enquanto planejam e reservam suas viagens. Sua ferramenta de reservas on-line é um lugar para você se conectar e envolvê-los, é um recurso onde eles podem descobrir quando é seguro viajar, para onde é seguro ir e quais serão as novas (e em constante mudanças) regras.

Pense na sua ferramenta de reservas como uma plataforma de comunicações e lembre-se de que as comunicações nesse nível de importância não são “únicas e conclusivas”. Utilize mensagens curtas e frequentes escritas para uma ampla variedade de viajantes, depois prepare-se para repetir a sua mensagem.

Lembre-se também que seu público está sempre mudando. Viagens vão acontecer em ondas, e diferentes equipes e tipos de viajantes decolarão em momentos diferentes. As informações que você oferece em sua ferramenta de reservas precisam refletir suas diferentes necessidades.

Quais mudanças de política você está considerando?

Talvez uma pergunta melhor seja “quais mudanças de política devo considerar?” No momento, estamos ouvindo muito falar sobre como ajustar a janela lógica de tarifa mais baixa. Por quê? Bem, se você sempre exigiu as tarifas mais baixas, pode ser hora de afrouxar um pouco as restrições, já que a tarifa mais baixa pode não ser a opção mais segura.

Seus viajantes vão querer garantir que os aviões nos quais estão embarcando e os quartos em que estão dormindo estejam limpos e sem a “COVID-19”. Eles vão basear suas decisões de viagem em sua saúde e de suas famílias, não apenas no custo para a empresa.

Você também deve considerar adicionar ou ajustar os requisitos de aprovação pré-viagem. Porque quando você sabe onde e quando um colaborador está planejando viajar, você pode garantir um nível mais alto de segurança para a viagem. Tente pensar em aprovações nestes termos:

• Confiança da empresa: A viagem é essencial? A necessidade está claramente definida ou poderia ser abordada por outros meios que não sejam de viagem? O seu seguro cobre a assistência médica dos colaboradores em um país estrangeiro?
• Confiança do colaborador: O colaborador se sente à vontade para viajar? O que você pode fazer para apoiar e educar os viajantes antes, durante e após a viagem?
• Acessibilidade: Quais são os requisitos para entrada em um país ou estado específico? Há quarentenas ou outras restrições em vigor? Como está o sistema de saúde deles?

Embora a conformidade seja cada vez mais importante em 2021, o mesmo ocorrerá com a flexibilidade, já que o cenário de viagens será muito fluido quando for reaberto. Oferecer aos colaboradores a flexibilidade de reservar diretamente com os fornecedores talvez seja uma escolha muito viável, seja para passagens aéreas, hospedagem ou aluguel de carros. Como a transparência para todas as reservas equivale efetivamente à conformidade, a transparência será crítica para o seu programa.

Como você pode obter o máximo dos créditos não utilizados?

Um dia, o mundo dos negócios estava viajando. No dia seguinte, ficamos aterrados, e todas as viagens que tínhamos planejado saíram pela janela. Então, o que você está fazendo para transformar esses créditos em viagens? E você estará pronto se uma pausa semelhante acontecer novamente?

Comece conversando com sua empresa de gerenciamento de viagens (TMC); você vai querer desenvolver um plano para localizar e documentar passagens não utilizadas. Você também vai querer aproveitar a flexibilidade atual das companhias aéreas em relação a reembolsos e taxas. E verifique se a sua ferramenta de reservas registrará as viagens aéreas não utilizadas nos perfis dos seus viajantes. Caso positivo, você pode facilmente manter uma contagem contínua para ajudar a recuperar quaisquer créditos que estão por vir.

O que você tem a dizer sobre tudo isso?

Viajar em 2021 será uma novidade para todos nós. Portanto, adoraríamos ouvir sua opinião sobre as perguntas acima, ou qualquer opinião e ideias que você tenha enquanto sua empresa olha para o céu novamente. Afinal de contas, estamos juntos nisso, e juntos vamos ser bons novamente.