6 cuidados na administração financeira de viagens corporativas

SAP Concur Team | 09-11-2022
Administração financeira de viagens corporativas é a maneira com que uma empresa consegue controlar gastos e deixar todo o processo de viajar a negócio mais eficiente. Juntamente de uma política de viagens corporativas sólida, a administração financeira de viagens corporativas deve definir os direitos e deveres da organização e do colaborador antes, durante e depois de uma viagem.
 
Dessa forma, o processo de reembolso e a prestação de contas se tornam menos trabalhosos. Com isso, os gestores conseguem ter um controle mais eficiente sobre as viagens e, com planejamento, informações e diretrizes necessárias, a empresa consegue reduzir gastos e pode administrar melhor toda a operação.
 
Se você quer saber tudo sobre administração financeira de viagens corporativas e dicas de como fazê-la na sua empresa, confira este artigo.

Por que fazer a administração financeira de viagens corporativas

Existem diversos benefícios que realizar a administração financeira de viagens corporativas pode proporcionar para sua empresa. Com uma política de viagens e uma administração eficiente, a empresa conseguirá fazer um bom planejamento e garantir total controle financeiro sobre as despesas.
 
A boa administração financeira de viagens corporativas fará com que os custos de viagens a negócios sejam reduzidos para garantir a saúde financeira da empresa, o cumprimento das expectativas e as necessidades dos colaboradores.
 
Sendo assim, é extremamente importante a elaboração de procedimentos de segurança, a definição de orçamentos e diárias disponíveis para cada viagem, além de alinhar as principais regras e política de reembolsos.

Redução de despesas

A primeira vantagem que iremos falar é a redução de despesas. Ao adotar uma administração financeira, a empresa poderá controlar os gastos e fazer uma redução das despesas que envolvem as viagens corporativas.
 
Isso permite que os gestores tenham uma visão mais clara dos custos para deslocamento e hospedagem, assim como quanto e como foi gasto o dinheiro da empresa. Com isso, eles podem procurar soluções mais em conta para as próximas viagens.
 
Vale lembrar que essa finalidade é de encontrar a maneira mais eficiente de viajar dentro do orçamento estipulado, mas sem que o colaborador perca a comodidade enquanto estiver fora.

Agilidade nos processos

Outra vantagem da administração financeira é a agilidade nos processos. Hoje em dia, podemos encontrar ferramentas de gestão específicas que garantem mais agilidade na hora de realizar as tarefas.
 
Dessa forma, ao invés de gastar horas gerando relatórios, compilando informações e analisando recibos, os gerentes financeiros podem automatizar processos e ganhar tempo.
 
A economia de tempo através da ajuda tecnológica resulta em retorno financeiro para a empresa, já que os gestores poderão destinar seus esforços a encontrar oportunidades para gastar menos com as viagens corporativas.
 
Isso oferece mais tempo para atividades que possam demandar mais atenção e prioridade, como a política de reembolsos, planejar melhor as viagens dos colaboradores e até potencializar a gestão financeira da companhia.

Maior segurança

Por fim, outro motivo para você começar a fazer a administração financeira de viagens corporativas na sua empresa é que ela oferece maior segurança. Ao reunir todos os dados necessários para a realização de um controle eficiente das viagens, o profissional especializado pode transmitir todas as informações importantes à empresa e ao colaborador que fará a viagem, fazendo todos os contatos necessários para os dois.
 
Além disso, o gerenciamento de qualidade proporciona ao funcionário que está viajando mais segurança, já que o colaborador se sente assegurado pela organização, da maneira que precisa estar, e pode confiar na política empregada internamente, porque suas necessidades também estarão sendo contempladas.
 

6 cuidados na administração financeira de viagens corporativas

Agora que você já sabe o que é administração financeira de viagens corporativas e os benefícios de fazer esse procedimento na sua empresa, vamos falar sobre alguns cuidados necessários para realizar o processo da melhor maneira possível, sem comprometer a viagem dos colaboradores.

1- Tenha um orçamento apropriado

A primeira dica é separar um orçamento apropriado para as viagens. É extremante comum confundir a elaboração de orçamento com cotação de preços, e acabar realizando um planejamento insuficiente.
 
Para definir um bom orçamento, é necessário que você defina o objetivo, destino e tempo da viagem. Essas são as três características principais que definem o escopo de qualquer viagem, bem como o custo para a empresa e o tipo de reembolso de despesa mais adequado.
 
Quando estiver tudo bem definido, você pode passar para o cálculo do orçamento em si. Para isso é necessário considerar o cálculo do custo da prestação de serviços. Isto é, é necessário criar uma estrutura com todos os gastos previstos para que a viagem aconteça.
 
Quando estamos falando de viagens corporativas, o custo do serviço prestado inclui gastos como passagens aéreas ou rodoviárias, custo do km rodado, hospedagem, alimentação, custo de mão de obra, entre outros.
 
O histórico de viagens da sua empresa também é um guia importante na hora de definir o seu orçamento ideal. Combine-o com as informações presentes na política de reembolso de despesas para encontrar dados completos e apropriados para a elaboração do orçamento da sua empresa.

2- Tenha uma política de reembolso

Já citamos as políticas de reembolso anteriormente, mas você sabe exatamente o que é? A política de reembolso de despesas é o conjunto de normas que irá regulamentar todas as despesas de viagens a trabalho. Cada empresa possui a sua própria política, cujo regulamento é determinado de acordo com sua cultura organizacional.
 
As diretrizes da política de reembolso de despesas são responsáveis por te auxiliar a melhorar a gestão das despesas de viagem, evitar fraudes e irregularidades no processo e ainda permitir que os funcionários sejam reembolsados de forma justa e organizada.

3- Separe as despesas corporativas das despesas pessoais

Outra dica importante é saber separar as despesas corporativas das despesas pessoais. É essencial que os colaboradores tenham em mente que a viagem e as despesas são para fins profissionais e não para lazer.
 
Através da administração financeira das viagens você consegue identificar gastos adicionais que podem ter sido utilizados para outras finalidades que não a vigem da empresa. Na hora de realizar o reembolso para os colaboradores que participaram da viagem, é importante que as diretrizes estejam claras para evitar a tentativa de fraudes como estas.

4- Defina custos para cada processo

Outra dica para a administração financeira é dividir e dar nomes para cada processos ou etapas da viagem. Por exemplo, o orçamento destinado para visitas de clientes é X, já o orçamento para eventos é Y.
 
Dentro de cada uma das categorias, você pode realizar outras separações de orçamento, com um valor definido para cada empresa visitada ou para cada evento que você poderá participar.

5- Faça auditorias

Na hora em que o colaborador vai prestar as contas das despesas de viagens é necessário realizar uma análise detalhada e atuar com muita atenção e cuidado para detectar possíveis fraudes ou irregularidades.
 
Faça uma verdadeira auditoria, conferindo se tudo está correto nas despesas apresentadas tanto na Política de Reembolso de Despesas, quanto no orçamento feito anteriormente.
 
Aproveite para usar este momento para identificar onde podem ser otimizadas novas estratégias para que, na próxima viagem, você realize uma economia maior. Além disso, também é importante identificar os eventuais gastos excedentes dos viajantes, e eliminá-los no futuro.

6- Utilize a tecnologia a seu favor

As atividades envolvidas na gestão de despesas de viagem são várias, desde a criação de orçamentos, passando por realização de cotações, acompanhamento das despesas, avaliação e efetuação dos reembolsos, até a análise das despesas de viagens no período.
 
A organização desses processos é essencial, por isso é ideal definir os responsáveis por cada um deles. Contar com a tecnologia confere simplicidade, eficiência, eficácia e segurança ao processo. Além disso, poupa o tempo gasto com burocracias e planilhas manuais.
 

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Dentre os principais benefícios do SAP Concur Travel estão:
 
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  • Painel consolidado com dados atualizados da viagem;
  • Conformidade total com as políticas de viagens e despesas da sua organização;
  • Possibilidade de pesquisar e reservar hotéis, passagens e outros serviços por meio da plataforma;
  • Integrações inteligentes e simplificadas com diversos sistemas;
  • Comodidade, flexibilidade e conectividade para utilizar a plataforma de qualquer lugar ou dispositivo;
  • Acompanhamento dos colaboradores em tempo real;
  • Permite a escolha de viagens sustentáveis;
  • Simplifica a digitalização dos recibos e comprovantes de despesas;
  • Permite a integração como SAP Concur Expense para gerenciamento completo dos gastos corporativos e auditorias dos pedidos de reembolsos;
  • Simplifica a aprovação e monitoramento das despesas.
 
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