8 erros que afetam o controle financeiro do seu negócio

SAP Concur Team | 05-04-2022
O controle financeiro é fundamental para otimizar o gerenciamento de uma organização e garantir não somente melhores fluxos internos, mas também sustentabilidade para crescimento dos negócios.
Na prática, essa iniciativa pode ser definida como o acompanhamento detalhado das entradas e saídas financeiras de uma empresa, assim como dos recursos que essa corporação possui.
O principal objetivo dessa gestão é propor aos líderes do departamento financeiro uma visão holística sobre a operação e permitir projeções mais detalhadas a respeito das condições da empresa.
Nesse cenário, entenda abaixo outros benefícios envolvidos nesse processo, desafios e alguns erros que as organizações cometem que afetam esse gerenciamento.
 
Qual é a importância de implementar uma gestão financeira efetiva?
Dentre as principais vantagens de implementar uma gestão financeira eficiente, podemos citar:
  • Melhora o controle dos recursos internos, assim como investimentos, gastos e operações;
  • Garante mais segurança para realizar novos investimentos;
  • Promove mais transparência nas operações;
  • Assegura uma estrutura administrativa mais eficiente;
  • Permite identificação rápida de gargalos ou riscos na operação;
  • Viabiliza a implementação de constantes melhorias no gerenciamento do negócio;
  • Aumenta a transparência e conformidade no controle das operações;
  • Maximiza a imagem da empresa frente aos seus stakeholders (colaboradores, clientes, fornecedores e investidores).
Principais desafios envolvidos na gestão financeiro de uma empresa
Embora seja fundamental, muitas empresas não conseguem implementar um processo robusto de gestão financeira por conta de alguns desafios internos.
Os principais deles, sem dúvidas, são as falhas em pagamentos e as fraudes. Segundo uma pesquisa realizada pela Acuity, esses erros nos pagamentos, em 2020, custaram uma perda de US$ 118,5 bilhões em taxas à economia mundial.
Por outro lado, uma outra dificuldade é o cenário tecnológico. Muitas organizações não possuem as ferramentas adequadas para gerenciar de maneira estratégica e efetiva as operações financeiras.
Como resultado, as empresas acabam dependendo de recursos ultrapassados e sistemas legados, que comprometem a eficiência do controle financeiro, abrem espaços para erros e geram vulnerabilidades nos fluxos internos, aumentando os riscos de roubos e perdas de dados.
Por fim, outro ponto que também é um desafio para as organizações quando o assunto é controle financeiro é, justamente, a atuação do time. Em muitos momentos, as falhas nos pagamentos e lançamentos financeiros começam na própria operação.
 
8 erros que afetam o controle financeiro do seu negócio
Agora que você compreendeu a importância do controle financeiro e os desafios envolvidos nesse processo, confira alguns erros que atrapalham as empresas de atingir um gerenciamento eficiente e como evitá-los.
 
1. Não ter um planejamento financeiro
O planejamento financeiro nada mais é do que um dos principais documentos de uma organização e, geralmente, é elaborado junto com o plano de negócios. Por sua vez, ele sustenta a construção da empresa, assim como norteia as tomadas de decisões e metas a curto, médio e longo prazo.
Quando uma corporação não possui um planejamento financeiro delimitado, dificilmente conseguirá tomar decisões efetivas e muito menos controlar as transações realizadas na operação.
Diante deste cenário, é fundamental que a organização elabore um plano robusto, que compreenda as finanças, o setor de recursos humanos, os fluxos comerciais e o funcionamento das operações (o que inclui sustentação do espaço de trabalho, materiais e serviços necessários para que a empresa entregue suas soluções).
Para tal, o primeiro passo consiste em estabelecer metas a respeito de onde a sua empresa quer chegar e o que ela pode fazer para alcançar esses objetivos. A grande “sacada” do planejamento financeiro é direcionar a organização para o futuro, mapeando quais são as possibilidades de acordo com a intenção de expansão do próprio negócio.
Neste aspecto, é válido citar que esse planejamento não é estático. Pelo contrário, de tempos em tempos ele precisa passar por uma análise, de modo a mantê-lo sempre atualizado e em conformidade com o cenário atual e tendências para o futuro.
Em seguida, é preciso definir indicadores para acompanhar o cotidiano das operações e todas as transações realizadas. Essas métricas permitem não somente identificar com rapidez qualquer gargalo, mas também facilitam a projeção financeira da empresa em semanas, meses e, até mesmo, anos.
Finalmente, é crucial também realizar o planejamento orçamentário, definindo quais serão os investimentos em cada operação ou setor do seu negócio, o que inclui planos de expansão ou adoção de novas tecnologias. Tudo precisa ser muito bem mapeado para minimizar riscos.
 
2. Não gerenciar reembolsos de despesas com efetividade
Outro erro muito comum que as empresas cometem no controle financeiro é não gerenciar o reembolso de despesas com eficiência.
Na prática, esses retornos são caracterizados por gastos que os colaboradores realizam a cargo do trabalho, como deslocamentos, viagens corporativas, adoção de determinados materiais e outros.
Nesse cenário, os funcionários entregam às organizações os relatórios e os comprovantes de despesas para, então, receberem esses valores em suas contas bancárias.
Entretanto, o gerenciamento indevido desses gastos pode causar profundos gargalos na saúde financeira da empresa e prejudicar o seu desempenho, além de abrir espaços para fraudes corporativas. Muitas vezes, inclusive, essa falta de controle se deve à ausência de políticas de gastos robustas.
Para corrigir essa situação, comece elaborando a sua política de despesas, traçando teto de gastos, mapeando os tipos de despesas e quais são as situações em que os colaboradores podem ser reembolsados.
Além disso, padronize a produção e entrega dos relatórios e dos comprovantes de despesas, de modo a evitar que seus funcionários percam prazos ou tragam solicitações de reembolsos que não estejam de acordo com as suas políticas internas.
Essa padronização, inclusive, ajuda a manter melhor organização da operação, evita erros e facilita as auditorias das despesas.
 
3. Não classificar despesas
Como citado anteriormente, as solicitações de reembolsos podem ter diversas naturezas. Alimentação. Acomodação. Transporte. E muitas outras.
Nesse cenário, é importante que a empresa classifique devidamente essas despesas, pois somente assim os gestores conseguirão identificar quais são os gastos que geram mais investimentos, gargalos e oportunidades de otimização.
 
4. Não padronizar a operação
É fundamental que todos os times falem “a mesma língua”, afinal, se cada colaborador fizer o relatório da maneira que quer ou apresentar os comprovantes sem direcional nenhum, a operação se torna totalmente bagunçada e as chances de que os gestores a consigam controlar são baixíssimas.
 
5. Não delimitar e acompanhar indicadores estratégicos
Já falamos por aqui em outros momentos: os dados são e sempre serão os melhores amigos do seu negócio.
E o uso de dados tem aumentado consideravelmente dentro das organizações e não é por acaso, essas informações permitem mapear a saúde financeira dos negócios, facilitam a identificação de erros, geram insights para melhorias e ainda aumentam o diferencial competitivo da empresa.
Por essa razão, quando uma organização não acompanha dados, ela se torna refém de um gerenciamento “nublado”, em que não existe uma visão holística da operação e, muito menos, projeção para o futuro.
Para evitar isso, estabeleça indicadores estratégicos que façam sentido para o seu negócio, acompanhando continuamente esses números.
 
6. Não registrar as movimentações financeiras
Este aqui é um erro muito comum entre os gestores e equipes financeiras: a falta de registro. Atualmente, embora as tecnologias sejam inteligentes, nós ainda precisamos dar informações a esses recursos para que eles funcionem adequadamente.
O que isso significa? Sem o mapeamento e registro periódico das transações operacionais, a sua organização não tem dados suficientes para acompanhar a saúde financeira dos negócios e, consequentemente, não possui informações para realizar qualquer tipo de otimização.
Por essa razão, tenha um controle financeiro muito eficiente e detalhado, que possua todos os dados da sua empresa, assim como entrada e saída financeira, contas fixas e variáveis, reembolsos de despesas, prazos e outras informações. Quanto mais detalhado for esse processo, com mais eficiência a sua organização conseguirá atingir resultados.
 
7. Não mapear riscos
Como citado, os riscos são inerentes a qualquer empresa. Existem riscos operacionais. Atuação dos colaboradores. Fraudes. Erros. Paradas dos sistemas. Movimentações do mercado. Crises. Desastres naturais. Enfim, há uma infinidade de acontecimentos que podem representar alguma vulnerabilidade ao seu negócio.
Nesse sentido, é preciso mapear riscos também no controle financeiro, compreendendo quais são, por exemplo, os períodos em que a sua empresa está mais vulnerável ou gasta mais com a sustentação da operação.
Além disso, entenda quais acontecimentos podem ter impactos diretos sobre o funcionamento do seu negócio, sejam eles de cunho mercadológico, econômico ou ambiental.
Quanto mais detalhado for este mapeamento de riscos, com mais precisão a sua organização conseguirá delimitar medidas paliativas para reduzir impactos e garantir melhor estabilidade da operação.
 
8. Não otimizar o controle financeiro com tecnologia
Por fim, outro erro terrível quando falamos sobre controle financeiro é não utilizar a tecnologia para otimizar esse processo.
Atualmente, é possível contar com ferramentas dos mais diversos tipos para gerenciar a área financeira. Por sua vez, esses sistemas promovem uma série de benefícios, como:
  • Visão holística e detalhada: com as tecnologias certas, a sua empresa consegue acompanhar toda a operação de maneira holística e muito mais detalhada. Dependendo das ferramentas, é possível integrar todos os setores que envolvem a gestão financeira, como viagens, reembolsos, gestão de compras, pagamentos e muito mais. Desse modo, questões como acesso à informação também são valorizadas;
  • Redução de custos: a transformação digital chegou para gerar retornos também financeiros para a sua empresa, por isso, a tecnologia permite minimizar custos, isso porque torna o gerenciamento mais inteligente e facilita as tomadas de decisões;
  • Maturidade digital: com a adoção de ferramentas de gestão financeira, a sua empresa maximiza a maturidade digital e aumenta também o diferencial competitivo dos negócios;
  • Segurança cibernética e proteção de dados: a tecnologia otimiza o controle e garante mais segurança cibernética, minimizando os riscos de invasões e roubos de dados;
  • Governança corporativa e conformidade: elencando os tópicos anteriores, toda essa estabilidade, transparência e proteção permite que a empresa atinja altos níveis de conformidade e atenda não somente as legislações vigentes (como normas tributárias, trabalhistas e contábeis), mas também às políticas internas, garantindo total governança corporativa;
  • Valorização das práticas de preservação ambiental: o uso de tecnologias, especialmente quando falamos de plataformas em nuvem, valoriza práticas de preservação ambiental ao reduzir o uso de papel dentro das empresas e a necessidade de espaços físicos para servidores. Desse modo, a organização atende a demanda dos parceiros por sustentabilidade e ainda acirra o compromisso com seus clientes;
  • Aumento da performance da operação: por fim, a tecnologia é capaz de aumentar a performance da operação, maximizando os resultados e garantindo desempenho acima da média.
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O SAP Concur Expense é um sistema de gestão de despesas que pode ajudar o controle financeiro da sua organização.
Intuitivo e responsivo, o SAP Concur Expense pode ser implementado de maneira completamente personalizável à sua empresa, se adequando às suas normas internas e políticas de despesas e viagens.
Além disso, o SAP Concur Expense se adapta a qualquer dispositivo e valoriza a experiência do usuário, simplificando a implementação da ferramenta e o uso por parte da equipe no cotidiano das operações.