4 práticas para melhorar a gestão de despesas corporativas

A gestão de despesas corporativas consiste em um processo fundamental para qualquer negócio. Na prática, pode ser definida como uma administração detalhada da utilização dos recursos empresariais e controle das movimentações de caixa. De acordo com informações do PhocusWire, a previsão para 2020 é de US$ 1,6 trilhão de dólares gastos em deslocamentos. Nesse cenário, a ação é essencial para manter a saúde financeira de uma organização e a competitividade no mercado. Diante disso, confira abaixo os benefícios envolvidos em melhorar a gestão de despesas corporativas e como implementar essa estratégia. 

Por que melhorar a gestão de despesas corporativas?

Investir em aprimoramentos no gerenciamento de gastos fornece diversas vantagens para uma empresa, principalmente corporações que possuem um grande número de colaboradores em locomoção. Dentre os principais benefícios, é possível citar a otimização de custos. Com um controle acirrado dos recursos e processos bem definidos, diminuem-se as etapas necessárias para os deslocamentos e os desperdícios.Com isso, pode-se empregar melhor os esforços financeiros da organização, aprimorando os ciclos de viagens e estabelecendo métodos mais assertivos.

Consequentemente, é possível reduzir o consumo e aumentar o faturamento, de modo a equilibrar as receitas da instituição.

4 dicas práticas para melhorar a gestão de despesas

Apesar de todas as vantagens que oferece, implementar uma gestão de despesas corporativas pode ser um desafio para diversas companhias. Isso porque essa ação envolve um longo planejamento, tecnologia adequada e análise crítica. Entretanto, com algumas dicas, pode-se implantar esse controle e gerar resultados bastante positivos. Veja 4 práticas principais que podem te ajudar nesse processo.

1 - Faça um planejamento orçamentário completo

Empreendedores sabem que o primeiro passo para execução de qualquer projeto nos negócios é o planejamento, com a gestão de despesas corporativas não seria diferente. Nesse sentido, é fundamental realizar toda a organização da utilização dos recursos. Como também, esse documento deve considerar as despesas da empresa já existentes, de modo a prevenir imprevistos financeiros.

2 - Sempre atualize todas as movimentações

Uma preparação de nada vale se não for seguida à risca. Por isso, sempre mantenha os relatórios atualizados sistematicamente. Quanto mais claras as informações estiverem, mais fácil será a análise desses dados e as chances de erros serão menores. Uma maneira efetiva de empregar essa prática é treinando o time para se comprometer com os informes relacionados às locomoções de cada um. Assim, o gestor consegue ter uma visão estratégica e em tempo real a respeito desses deslocamentos. 

3 - Elabore um padrão de relatório de despesas

Outra ação essencial é a elaboração de um relatório de despesas padrão. É importante que esse documento contenha não apenas todas as informações sobre o colaborador (nome, contatos corporativos, setor, cargo etc), mas também a respeito do deslocamento (motivo da viagem, itinerário e outros). Além disso, é de suma importância que a empresa estabeleça um limite de gastos e uma política clara de reembolsos. Esse cuidado evita erros e, até mesmo, fraudes, de forma a manter todos os processos transparentes aos colaboradores envolvidos. 

4 - Adote plataformas tecnológicas

Finalmente, uma maneira simples de perder o controle dos gastos é realizar essa administração por meio de planilhas ou outros meios manuais. Por isso, é essencial atrelar tecnologia à gestão de despesas corporativas. Uma opção funcional é a SAP Concur Expense, um sistema de gerenciamento de gastos completo. Por meio da plataforma, é possível planejar uma viagem empresarial do começo ao fim.

Como também, o software permite o acompanhamento simultâneo das atualizações, itinerários, reembolsos, horários e todos os dados envolvidos. 

O SAP Concur Expense é a melhor opção do mercado. Combinando inovação e simplicidade, o sistema se adequa às necessidades da sua empresa.

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