Tipos de despesas fixas: 4 erros comuns no momento de submeter relatórios que você deve evitar

SAP Concur Team | 16-03-2022
Todo e qualquer modelo de empresa conta com diversos tipos de despesas fixas e variáveis. Por sua vez, entender o que são esses gastos e como discriminá-los é fundamental para garantir a entrega de relatórios de reembolsos muito mais assertivos e em conformidade com as políticas da organização.
Na prática, as despesas variáveis são aquelas que, como o próprio nome já indica, podem se diversificar de acordo com o período. Isso significa que, nem sempre, elas estarão presentes nas contas da empresa ou possuem os mesmos valores.
 
Já quando nos referimos aos tipos de despesas fixas, estamos falando a respeito de gastos frequentes e que, geralmente, possuem o mesmo valor em um determinado período.
Ambos tipos de gastos aparecem nos relatórios de reembolsos e os gestores precisam estar atentos para não cometer alguns erros que possam prejudicar a apresentação dessas informações. Descubra abaixo quais são eles e como evitá-los.
 
4 erros comuns no momento de submeter relatórios que você deve evitar
Dentre os principais erros cometidos na apresentação dos relatórios de reembolsos que precisam ser evitados, podemos citar:
 
1. Não discriminar os tipos de despesas fixas e variáveis
Como falado, os relatórios, geralmente, possuem informações dos tipos de despesas fixas e variáveis. No entanto, os colaboradores precisam discriminar esses gastos para facilitar a validação por parte dos gestores.
Alguns tipos de gastos que podem ser considerados fixos nas viagens são as passagens e hotéis. Normalmente, essas reservas já são feitas com antecedência e os preços não variam muito de um deslocamento para o outro.
No entanto, despesas como alimentação e transporte (aluguel de carro ou transporte por aplicativo) são alguns exemplos de gastos variáveis, que podem ou não acontecer e os valores sempre se diversificam de acordo com diversos fatores.
 
2. Informar dados diferentes dos que constam nos comprovantes
Outro erro muito comum ao submeter um relatório de reembolso é não se atentar aos dados corretos que constam nos comprovantes de despesas, como é o caso das datas e estabelecimentos que os gastos foram realizados.
Se isso acontece, os gestores não conseguem validar os comprovantes com exatidão, o que pode atrasar o reembolso ou, até mesmo, causar recusa por parte da empresa, dependendo das informações apresentadas.
 
3. Apresentar comprovantes ilegíveis
As notas fiscais ilegíveis não permitem que as empresas validem se o gasto, realmente, aconteceu e, quando aceitas, abrem espaços para fraudes e erros na operação.
Por isso, é importante que os colaboradores viajantes estejam muito atentos à qualidade das informações dos comprovantes, de modo a evitar qualquer tipo de problema no momento de apresentar os relatórios.
 
4. Entregar os relatórios muitos dias após dos gastos terem sido realizados
Cada empresa possui uma política diferente, o que implica também em prazos diversos para entrega dos relatórios de despesas e é importante que os colaboradores respeitem essas diretrizes.
Apresentar um relatório após o prazo estabelecido pela organização não somente afeta os fluxos de validação, mas também pode atrasar os reembolsos e, até mesmo, confundir gastos no momento de especificar essas despesas.
 
Conheça o SAP Concur Expense!
O SAP Concur Expense pode ajudar o seu negócio a não somente categorizar os tipos de despesas fixas e variáveis, mas também a gerenciar todas as solicitações de reembolsos de gastos realizadas pelos seus colaboradores.
Consistindo em um sistema de gestão de despesas, o SAP Concur Expense é intuitivo e responsivo, valorizando diretamente a experiência do usuário.
Além disso, é uma ferramenta inovadora, que permite total adequação dos fluxos às suas políticas internas, assim como promove visão holística à operação, viabiliza auditorias de todos os gastos e categorização automática das despesas.