Controle de gastos em viagem corporativa: como calcular os custos corretamente

Deslocamentos empresariais são táticas bastante estratégicas para as organizações. Portanto, manter um minucioso controle de gastos em viagem é essencial para gerar resultados positivos. Na prática, há uma série de razões que justificam as locomoções, como reuniões externas, treinamentos de colaboradores em campo ou em outras filiais, auditorias das empresas matrizes, visitas aos clientes e, até mesmo, contratação de novos colaboradores. Mas todos esses fluxos exigem um grande investimento. Por isso, é essencial que a companhia crie medidas assertivas para controlar os gastos em viagem e calcular com efetividade os custos envolvidos. Para te ajudar nessa missão, elaboramos abaixo um passo a passo completo para medir as despesas e, com isso, contribuir para o crescimento da instituição. Confira.

Passo a passo para calcular os custos corretamente

Para estabelecer um orçamento de viagens corretamente, é fundamental considerar uma série de aspectos da empresa, como a quantidade de funcionários e os tipos de deslocamentos. Contudo, é de suma importância a implementação de algumas mudanças internas, de modo a alinhar os fluxos e todas as equipes. Nesse sentido, determinadas medidas são peças-chave para esse processo, tais como:

Defina uma clara política de viagens

O primeiro passo para organizar os deslocamentos dos funcionários é empregar uma política de viagens transparente e objetiva. Esse documento tem como função parametrizar todos os procedimentos relacionados às locomoções, desde as emissões de passagens, por exemplo, até os reembolsos. Mas, para que essas diretrizes sejam efetivas, é importante colocar todos os funcionários na mesma página. Nesse sentido, estabelecer memorandos, comunicados e, até mesmo, treinamentos pode ser uma ótima opção.

Monte o itinerário

Ter de antemão um itinerário padrão completo possibilita que as empresas já tenham alguma ideia sobre os custos envolvidos em cada viagem. Esse roteiro deve já planejar toda a missão do colaborador durante o deslocamento, considerando os horários, reservas e reuniões. Quanto mais programado for o percurso, maiores são as chances de minimizar os gastos surpresas e prever com eficiência todas as despesas básicas.

Faça uma pesquisa completa

Não existem cálculos de gastos sem pesquisas, certo? Por isso, entenda muito bem todos os pontos que permeiam as viagens e considere as particularidades de cada destino. Cada estado ou país possui sua especificidade, seja em relação ao preço, câmbio, comida, hospedagem e outras características.Com uma boa análise do mercado, é possível encontrar os melhores preços e vantagens competitivas nessas negociações, permitindo, inclusive, redução de custos.

Preveja gastos extras

Muitas situações inesperadas podem acontecer durante uma viagem, como extensão de uma reunião, necessidade de mais um dia de treinamento e outros cenários que acarretem mais despesas.Desse modo, para que o colaborador não tenha problemas, é primordial estabelecer uma previsão dos gastos extras. Há algumas maneiras bastante efetivas de realizar isso, uma delas é investir uma porcentagem a mais de todo o custo do deslocamento destinado apenas a emergências.

Por exemplo, se uma viagem gera um investimento “X” para a empresa, ela pode acrescentar um valor extra de 10% da despesa total para casos de problemas inesperados.

Tenha um assertivo controle de gastos em viagem

Por fim, de nada adianta calcular os custos se a empresa não tiver um efetivo controle de gastos em viagem. Portanto, é fundamental estabelecer medidas para acompanhar todas as despesas, principalmente os reembolsos corporativos. Isso porque há uma série de problemas que podem ser causados com uma má gestão das restituições dos funcionários, como falhas e prejuízos.

Conte com a SAP Concur Expense

Inovar no planejamento de deslocamentos e no controle de gastos em viagem é sinônimo redução de custos, otimização de processos e centralização de informações. Nesse cenário, SAP Concur Expense pode ser uma ótima aliada. O sistema de gestão de despesas da SAP Concur possibilita organização de toda a locomoção, desde a emissão de passagem ou reservas, até o recebimento das notas fiscais para o reembolso. Além disso, a plataforma gera relatórios completos que, por sua vez, permitem melhor controle de gastos em viagem e tomadas de decisões mais estratégicas.

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